Τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι ο τίτλος του κεφαλαίου 7.5 όλων των προτύπων συστημάτων διαχείρισης του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης (ISO ) που έχουν δημοσιευτεί από το 2012 και μετά. Αυτό το καθιστά αναπόσπαστο μέρος της κοινής βασικής δομής των σύγχρονων προτύπων συστημάτων διαχείρισης, της λεγόμενης Δομής Υψηλού Επιπέδου (HLS). Με τη σημαντική αναθεώρηση των προτύπων ISO 9001 (διαχείριση ποιότητας) και ISO 14001 (περιβαλλοντική διαχείριση) το 2015, ο όρος έγινε γνωστός σε ευρύτερο κύκλο χρηστών.

Στις προηγούμενες εκδόσεις των διεθνών προτύπων για τα συστήματα διαχείρισης, γινόταν ακόμη λόγος για "τεκμηρίωση", "απαιτήσεις τεκμηρίωσης", "έγγραφα" και "αρχεία". Τώρα τα πρότυπα ISO συνοψίζουν αυτούς τους όρους υπό τον όρο "τεκμηριωμένες πληροφορίες".

Για τους χρήστες των προτύπων, ωστόσο, η χρήση του συλλογικού όρου δεν είναι υποχρεωτική. Όσοι το επιθυμούν μπορούν φυσικά να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν τους δικούς τους όρους στην τεκμηριωμένη πληροφορία και κατά την ενασχόλησή τους με αυτήν. Ωστόσο, πρέπει να διασφαλίζεται ότι η χρήση των όρων είναι συστηματική και ομοιόμορφη. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να οδηγεί σε παρεξηγήσεις κατά τους εξωτερικούς ελέγχους πιστοποίησης.

Πώς ορίζονται οι τεκμηριωμένες πληροφορίες;

Το διεθνές πρότυπο ISO 9000:2015-11 ορίζει τις αρχές και τους όρους ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας. Στο κεφάλαιο 3.8.6, περιγράφεται ως "πληροφορίες που πρέπει να ελέγχονται και να διατηρούνται από έναν οργανισμό". Αυτό περιλαμβάνει και το μέσο στο οποίο περιέχονται οι πληροφορίες. Το ποιο μέσο χρησιμοποιείται εξαρτάται από τον οργανισμό σας. Σήμερα, αυτά περιλαμβάνουν όλο και περισσότερο φωτογραφική τεκμηρίωση, βίντεο, ηχητικές μορφές και διαδραστική καθοδήγηση του χειριστή.

Ο ορισμός στο ISO 9000 κάνει επίσης διάκριση μεταξύ τριών περιοχών που αντιπροσωπεύουν τα εξής

  • Το σύστημα διαχείρισης και οι διαδικασίες του
  • Τη λειτουργία της επιχείρησής σας
  • Την απόδειξη των αποτελεσμάτων

Είναι κάθε τεκμηριωμένη πληροφορία "τεκμηριωμένη πληροφορία";

Όποιος πιστεύει ότι η τεκμηριωμένη πληροφορία με την έννοια του προτύπου υπάρχει από τη στιγμή που οποιαδήποτε πληροφορία έχει τεκμηριωθεί, κάνει λάθος. Το καθεστώς των "τεκμηριωμένων πληροφοριών" εξαρτάται από το αν ένα πρότυπο, για παράδειγμα το ISO 9001, ορίζει ότι ορισμένες πληροφορίες πρέπει επίσης να τεκμηριώνονται. Εάν ναι, αυτό σημειώνεται στα σχετικά κεφάλαια και στη σχετική απαίτηση.

Διαχείριση ποιότητας σύμφωνα με το ISO 9001

Ψάχνετε για πιστοποίηση κατά ISO 9001; Η DQS προσφέρει 35 χρόνια εμπειρίας! ★ Η πρώτη πιστοποίηση ISO 9001 στη Γερμανία (1986) ★ Πρότυπο διαχείρισης ποιότητας

Learn more about the ISO 9001 standard

Επιπλέον, οι πληροφορίες που δεν απαιτούνται από το πρότυπο, αλλά καταγράφονται, μπορούν, υπό ορισμένες συνθήκες, να γίνουν τεκμηριωμένες πληροφορίες κατά την έννοια του προτύπου. Αυτό συμβαίνει πάντα εάν η εταιρεία σας θεωρεί τις πληροφορίες αυτές απαραίτητες για την αποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισης.

Εάν, για παράδειγμα, υπάρχει ένας κατάλογος με στοιχεία για τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη μιας εταιρείας, αυτό δεν αποτελεί από μόνο του τεκμηριωμένη πληροφορία κατά την έννοια του προτύπου. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ένας τέτοιος κατάλογος δεν απαιτείται από το πρότυπο. Ωστόσο, εάν η εταιρεία σας θεωρεί ότι ο κατάλογος αυτός είναι απαραίτητος για την αποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισης, μπορεί να γίνει "πραγματική" τεκμηριωμένη πληροφορία.

Δημιουργία τεκμηριωμένων πληροφοριών;

Ωστόσο, το κεφάλαιο 7.5.2 των γνωστών προτύπων ISO επιβάλλει ορισμένες βασικές απαιτήσεις για τη δημιουργία και την ενημέρωση των τεκμηριωμένων πληροφοριών. Αυτές κυμαίνονται από την επισήμανση σε κατάλληλη μορφή έως τον έλεγχο της καταλληλότητας και της επάρκειας των ίδιων των πληροφοριών. Ο έλεγχος (κεφάλαιο 7.5.3) υπόκειται επίσης σε ορισμένες απαιτήσεις, οι σημαντικότερες από τις οποίες αφορούν τη διαθεσιμότητα και την προστασία της.

Άλλες απαιτήσεις αποσκοπούν στη διανομή, την ευρεσιμότητά της, την πρόσβαση και τη χρήση, την αποθήκευση και την αρχειοθέτηση, τη διατήρηση και την παρακολούθηση των αλλαγών. Μια πολύ σημαντική απαίτηση αφορά τη διατήρηση ως απόδειξη της συμμόρφωσης. Εκτός από τη σημασία της για το σύστημα διαχείρισης, η πτυχή αυτή μπορεί επίσης να διαδραματίσει πολύ σημαντικό ρόλο στο πλαίσιο νομικών ζητημάτων.

Σε ποιο βαθμό πρέπει να δημιουργηθεί;

Το τι ακριβώς πρέπει να τεκμηριώνεται καθορίζεται στα επιμέρους κεφάλαια του προτύπου. Παραδείγματα είναι η πολιτική ποιότητας, οι στόχοι ποιότητας ή ως απόδειξη της επάρκειας. Ωστόσο, η υποχρέωση δημιουργίας, διατήρησης ή διατήρησης τεκμηριωμένων πληροφοριών διαφέρει ανάλογα με τον κλάδο του προτύπου.

Όσον αφορά το πεδίο εφαρμογής, ισχύουν κατά προσέγγιση τα εξής: όσο μεγαλύτερη είναι μια επιχείρηση, όσο πιο πολύπλοκες είναι οι διαδικασίες και όσο πιο εκτεταμένη είναι η υποχρέωση παροχής αποδεικτικών στοιχείων, τόσο πιο εκτεταμένη θα πρέπει να είναι.

Σημαντικό ρόλο παίζουν επίσης ο κλάδος και οι ικανότητες των εργαζομένων που εργάζονται στην εταιρεία.

Εξακολουθεί να είναι υποχρεωτικό ένα εγχειρίδιο διαχείρισης ποιότητας;

Το εγχειρίδιο διαχείρισης ποιότητας δεν είναι πλέον υποχρεωτικό μετά την αναθεώρηση του ISO 9001 το 2015. Η απόφαση για την απαλλαγή από αυτό λαμβάνει υπόψη τη γενική τάση των σύγχρονων προτύπων συστημάτων διαχείρισης ISO να παρέχουν στους χρήστες του προτύπου μεγαλύτερη ελευθερία στο σχεδιασμό του συστήματος διαχείρισης. Ταυτόχρονα, όμως, η ανώτατη διοίκηση καλείται όλο και περισσότερο να αναλάβει την ευθύνη και τη λογοδοσία.

Συµπέρασµα: Τεκμηριωμένες πληροφορίες

Οι τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι ο τίτλος του κεφαλαίου 7.5 όλων των σημερινών προτύπων συστημάτων διαχείρισης ISO και συνεπώς αναπόσπαστο μέρος της κοινής βασικής δομής τους (High Level Structure / HLS). Ο συλλογικός όρος αντικαθιστά τους προηγούμενους όρους απαιτήσεις τεκμηρίωσης, τεκμηρίωση, έγγραφα και αρχεία.

Σύμφωνα με το διεθνώς αναγνωρισμένο πρότυπο διαχείρισης ποιότητας ISO 9000:2015, οι τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι "πληροφορίες που πρέπει να ελέγχονται και να διατηρούνται από έναν οργανισμό". Ωστόσο, η μορφή και το μέσο δεν καθορίζονται, απλώς πρέπει να είναι κατάλληλα. Τίθενται συγκεκριμένες απαιτήσεις για τη διαχείριση και τη διατήρηση των πληροφοριών αυτών, χωρίς να προσδιορίζεται το πεδίο εφαρμογής τους. Αυτό εξαρτάται από τον τύπο, το μέγεθος και την πολυπλοκότητα μιας επιχείρησης και των διαδικασιών της. Οι τεκμηριωμένες πληροφορίες αναφέρονται ως τέτοιες εάν αποτελούν απαίτηση του σχετικού προτύπου ή εάν η εταιρεία τις θεωρεί απαραίτητες για την αποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισης.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

We are happy to answer your questions

Επικοινωνήστε μαζί μας. Χωρίς καμία υποχρέωση και δωρεάν.

Συγγραφέας
Ute Droege

Ειδικός DQS για συστήματα διαχείρισης ποιότητας, μακροχρόνιος ελεγκτής και έμπειρος εκπαιδευτής για το ISO 9001.

Loading...