Λάβατε ένα σχέδιο δράσης από τον ελεγκτή σας και δεν ξέρετε ακριβώς πώς να προχωρήσετε τώρα; Πρώτα απ' όλα: Μην αγχώνεστε - οι αποκλίσεις είναι συνηθισμένες στους ελέγχους IFS και συνήθως μπορούν να επιλυθούν γρήγορα. Επόμενο βήμα: διαβάστε τον χρήσιμο οδηγό μας και μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε τώρα.
Η ώρα έφτασε, ο έλεγχος έχει τελειώσει. Τώρα θα λάβετε σύντομα ένα προκαταρκτικό σχέδιο δράσης σε μορφή .xls, το οποίο θα σας αποστείλει ο ελεγκτής σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτό θα πρέπει τώρα να καταχωρίσετε τις διορθώσεις και τις διορθωτικές ενέργειες για κάθε απόκλιση ή μη συμμόρφωση, πάντα εφοδιασμένες με προθεσμία, υπεύθυνο πρόσωπο και κατάσταση υλοποίησης.
Σημειώστε ότι όλες οι διορθώσεις και οι διορθωτικές ενέργειες πρέπει επίσης να μεταφραστούν στα αγγλικά.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας διόρθωσης
και μιας διορθωτικής ενέργειας;
Μια διορθωτική ενέργεια είναι μια ενέργεια που αποσκοπεί στην εξάλειψη μιας εντοπισμένης απόκλισης ή/και μη συμμόρφωσης βραχυπρόθεσμα. Μια διορθωτική ενέργεια είναι βαθύτερη και αποσκοπεί στην εξάλειψη της βαθύτερης αιτίας μιας εντοπισμένης απόκλισης ή/και μη συμμόρφωσης. Έτσι, ενώ μια διορθωτική ενέργεια έχει βραχυπρόθεσμο αποτέλεσμα, μια διορθωτική ενέργεια έχει μακροπρόθεσμο αποτέλεσμα.
Πόσο χρόνο έχω στη διάθεσή μου για τη διορθωτική ενέργεια ή το σχέδιο διορθωτικών ενεργειών
;
Μόλις λάβετε το προκαταρκτικό σχέδιο διορθωτικών ενεργειών, έχετε στη διάθεσή σας το πολύ τέσσερις εβδομάδες για να επιστρέψετε το ολοκληρωμένο σχέδιο στον ελεγκτή ως αρχείο .cls και να υποβάλετε αποδεικτικά στοιχεία εφαρμογής.
Εφαρμόστε τις διορθώσεις
Οι διορθώσεις θα πρέπει να εφαρμοστούν το συντομότερο δυνατό. Ο IFS διευκρινίζει ότι το αργότερο εντός τεσσάρων εβδομάδων από την παραλαβή του προκαταρκτικού σχεδίου δράσης, τα αποδεικτικά στοιχεία υλοποίησης πρέπει να είναι πλήρη και να υποβληθούν κατάλληλα στον φορέα πιστοποίησης. Εάν η προθεσμία αυτή δεν τηρηθεί, η εταιρεία πρέπει να υποβληθεί σε πλήρη έλεγχο αρχικής ή επαναπιστοποίησης IFS.
Ο IFS δίνει επίσης αυστηρές προθεσμίες στους φορείς πιστοποίησης για την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Επομένως, είναι σημαντικό να στείλετε στον ελεγκτή σας τα αποδεικτικά στοιχεία της εφαρμογής το αργότερο μετά από τρεις εβδομάδες, ώστε να μπορέσει να πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε αναγκαία εργασία παρακολούθησης. Έτσι θα διασφαλιστεί ότι δεν θα ξεπεραστεί η προθεσμία των τεσσάρων εβδομάδων.
Τι πρέπει να γνωρίζετε για τα αποδεικτικά στοιχεία εφαρμογής των διορθώσεων
:
Τα αποδεικτικά στοιχεία για την εφαρμογή των διορθώσεων πρέπει να υποστηρίζονται από την πραγματική εφαρμογή της διόρθωσης, η οποία είναι ο μόνος τρόπος με τον οποίο ο ελεγκτής μπορεί να εγκρίνει το σχέδιο δράσης. Τα αποδεικτικά στοιχεία μπορούν να παρέχονται π.χ. με φωτογραφίες ή σαρωμένα έγγραφα, ανάλογα με το είδος της απόκλισης.
Παρακαλείστε να εισάγετε τις φωτογραφίες σχετικά με τα αποδεικτικά σε ένα αρχείο .doc, μαζί με μια εξήγηση, ποια διόρθωση εφαρμόστηκε στην αντίστοιχη φωτογραφία. Αποθηκεύστε το αρχείο αυτό ως αρχείο .pdf. Λάβετε υπόψη ότι δεν αποστέλλετε τις φωτογραφίες σε αρχικό μέγεθος. Μια ανάλυση 75 dpi είναι συνήθως επαρκής.
Για να διασφαλιστεί ότι τα δοκίμια μπορούν να αποδοθούν σωστά και γρήγορα, παρακαλούμε να ονομάσετε τα αρχεία ως εξής: ΌνομαΕταιρεία_Διόρθωση_Δήλωση των σημείων απαίτησης IFS, π.χ. SampleCompany_Correction_IFS_2-2-1.
Φροντίστε να συνοψίζετε πάντα τις αποκλίσεις ανά μέτρο, μην συνδυάζετε όλες τις αποκλίσεις σε ένα αρχείο.
Εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών
Η επιτυχής και βιώσιμη εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από τέσσερις εβδομάδες. Παρακαλείστε να παράσχετε επαρκή αιτιολόγηση στο φύλλο .xls για τους λόγους για τους οποίους χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για την εφαρμογή και σημειώστε ότι η αιτιολόγηση αυτή πρέπει επίσης να μεταφραστεί στα αγγλικά. Το αργότερο πριν από τον επόμενο έλεγχο εποπτείας του IFS, η εφαρμογή των διορθωτικών ενεργειών πρέπει να έχει πραγματοποιηθεί.
Ενημερωτικό δελτίο της DQS
Μείνετε ενημερωμένοι και εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο!
Συγγραφέας
Constanze Illner
Η Constanze Illner (she/her) είναι υπεύθυνη έρευνας και επικοινωνίας στον τομέα της βιωσιμότητας και της ασφάλειας των τροφίμων. Σε αυτή τη θέση, παρακολουθεί όλες τις σημαντικές εξελίξεις σε αυτό το πλαίσιο και ενημερώνει την πελατεία μας με ένα μηνιαίο ενημερωτικό δελτίο. Συντονίζει επίσης το ετήσιο συνέδριο Sustainability Heroes.
Loading...