Σχεδόν έτοιμο: Ολοκληρώσατε με επιτυχία τον πρώτο σας απομακρυσμένο έλεγχο. Σε αυτό το τελευταίο μέρος της σειράς άρθρων μας σχετικά με τους απομακρυσμένους ελέγχους, παρέχουμε ορισμένες τελικές συμβουλές σχετικά με την υποβολή εκθέσεων και την παρακολούθηση ενός απομακρυσμένου ελέγχου.
Αυτό είναι το τελευταίο μέρος μιας σειράς άρθρων επτά τμημάτων σχετικά με τους απομακρυσμένους ελέγχους:
- Μέρος 1 - Πώς να διεξάγετε απομακρυσμένους ελέγχους
- Μέρος 2 - Αξιολόγηση κινδύνου
- Μέρος 3 - Μέθοδος ελέγχου
- Μέρος 4 - Τεχνολογία
- Μέρος 5 - Προετοιμασία
- Μέρος 6 - Συμβουλές για τη διενέργεια εξ αποστάσεως ελέγχων
- Μέρος 7 - Παρακολούθηση
Η υποβολή εκθέσεων και η παρακολούθηση δεν διαφέρουν σημαντικά για τους εξ αποστάσεως ελέγχους. Αυτό σημαίνει ότι, όπως ακριβώς συμβαίνει και με έναν επιτόπιο έλεγχο, ο ελεγκτής πρέπει να συντάξει μια έκθεση στην οποία θα περιγράφονται τα βασικά ευρήματα, όπως μη συμμορφώσεις, καλές πρακτικές, ευκαιρίες βελτίωσης κ.λπ.
Αν και είναι φυσικά δυνατή η καταγραφή διαδικτυακών διασκέψεων για την τεκμηρίωση του ελέγχου, η καταγραφή αυτή δεν μπορεί να αντικαταστήσει την έκθεση ελέγχου. Η ηχητική ή οπτική καταγραφή δεν πρέπει να γίνεται χωρίς προηγούμενη συγκατάθεση. Πρέπει επίσης να διευκρινίζεται εγγράφως τι θα γίνει με την καταγραφή μετά τον έλεγχο (αποθήκευση, διανομή, ασφάλεια, διαγραφή).
Για σκοπούς τεκμηρίωσης, συνιστάται η καταγραφή της διάρκειας και των συμμετεχόντων στις διαδικτυακές διασκέψεις. Η δυνατότητα αυτή περιλαμβάνεται στις περισσότερες εφαρμογές. Οι συμμετέχοντες πρέπει να συμφωνήσουν με αυτό.
Δεδομένου ότι οι συνομιλίες σε διαδικτυακές διασκέψεις μπορεί να οδηγήσουν σε παρεξηγήσεις, οι ελεγχόμενοι θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να επανεξετάσουν την έκθεση ελέγχου και να επιβεβαιώσουν ότι η έκθεση αντικατοπτρίζει όσα συνέβησαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου.
Μόλις η έκθεση είναι οριστική, ο ελεγκτής πρέπει να επιβεβαιώσει ότι έχει διαγράψει όλα τα εμπιστευτικά έγγραφα, εικόνες, καταγραφές κ.λπ. σύμφωνα με τους κανόνες που έχουν συμφωνηθεί προηγουμένως.
Ας κλείσουμε αυτή τη σειρά άρθρων με την πιο σημαντική ίσως συμβουλή από όλες: Θα θυμάστε ότι συζητήσαμε στο δεύτερο μέρος ότι πριν από τον εξ αποστάσεως έλεγχο πρέπει να γίνει αξιολόγηση κινδύνου για να διασφαλιστεί ότι ο εξ αποστάσεως έλεγχος είναι επαρκής για τον σκοπό αυτό. Μετά τον έλεγχο, πρέπει να αξιολογηθεί η απόφαση για εξ αποστάσεως έλεγχο. Εάν υπάρχει οποιαδήποτε αμφιβολία σχετικά με την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας απομακρυσμένου ελέγχου, πρέπει να εξεταστεί το ενδεχόμενο ενός επιτόπιου ελέγχου.
Ενημερωτικό δελτίο της DQS
Μείνετε ενημερωμένοι και εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο!
Συγγραφέας
Dr. Thijs Willaert
Ο Dr. Thijs Willaert είναι Επικεφαλής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας για τους τομείς Βιωσιμότητας και Ασφάλειας Τροφίμων. Είναι επίσης ελεγκτής για τον εξωτερικό έλεγχο των εκθέσεων βιωσιμότητας. Στους τομείς ενδιαφέροντός του περιλαμβάνονται η διαχείριση της βιωσιμότητας, οι βιώσιμες προμήθειες και η ψηφιοποίηση του ελεγκτικού τοπίου.
Loading...