Οι έλεγχοι IFS μπορούν πλέον να πραγματοποιούνται και μερικώς εξ αποστάσεως. Οι έλεγχοι IFS Broker μπορούν να πραγματοποιηθούν ακόμη και εξ ολοκλήρου εξ αποστάσεως. Αυτός ο νέος κανονισμός ισχύει ανεξάρτητα από την εξέλιξη της πανδημίας COVID-19. Στη συνέχεια παρουσιάζουμε τους νέους κανονισμούς IFS.
Ιστορικό
Όταν ξέσπασε η πανδημία COVID-19, πολλοί έλεγχοι πιστοποίησης IFS δεν μπόρεσαν να πραγματοποιηθούν λόγω ταξιδιωτικών περιορισμών. Η διενέργεια ελέγχων εξ αποστάσεως δεν αποτελούσε επιλογή, επειδή οι κανόνες πιστοποίησης δεν το επέτρεπαν. Το IFS ανέπτυξε τότε μια νέα, προαιρετική διαδικασία: τον έλεγχο απομακρυσμένης επιτήρησης. Ωστόσο, ο έλεγχος απομακρυσμένης επιτήρησης δεν οδήγησε σε διαπιστευμένο πιστοποιητικό. Ωστόσο, αυτό είναι ακριβώς αυτό που χρειάζονταν πολλές τοποθεσίες.
Στη συνέχεια, τον Ιούνιο του 2020, προσαρμόστηκαν οι προδιαγραφές GFSI, οι οποίες επιτρέπουν πλέον μια καλύτερη, μόνιμη λύση όσον αφορά τους απομακρυσμένους ελέγχους. Σε αυτό το πλαίσιο, γίνεται σαφές γιατί το IFS θα δέχεται πλέον μόνο απομακρυσμένους ελέγχους.
Απομακρυσμένοι έλεγχοι για το πρότυπο IFS Broker
Το πρώτο πρότυπο που μπορεί να ελεγχθεί εξ αποστάσεως είναι το IFS Broker. Οι τοποθεσίες που είναι πιστοποιημένες για το πρότυπο IFS Broker μπορούν να ζητήσουν απομακρυσμένο έλεγχο. Ο απομακρυσμένος έλεγχος αντικαθιστά τον ετήσιο επιτόπιο έλεγχο. Η διενέργεια ελέγχου IFS Broker εξ αποστάσεως δεν είναι υποχρεωτική και μπορεί να πραγματοποιηθεί κατόπιν συμφωνίας μεταξύ της τοποθεσίας και του φορέα πιστοποίησης. Η επιλογή απομακρυσμένου ελέγχου ισχύει μόνο για τους προαναγγελθέντες ελέγχους και ιδανικά εκτελείται από τον ίδιο ελεγκτή που διενήργησε τον τελευταίο έλεγχο επιτήρησης ή τον αρχικό έλεγχο.
Ως πρωτοπόρος στον τομέα των απομακρυσμένων ελέγχων, η DQS είναι πλέον έτοιμη να εκτελέσει ελέγχους σύμφωνα με το πρότυπο IFS Broker εξ αποστάσεως.
Διαχωρισμένοι έλεγχοι για τα άλλα πρότυπα IFS
Καθώς άλλα πρότυπα IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) εστιάζουν περισσότερο στις ορθές πρακτικές παραγωγής, δεν θα είναι δυνατή η διενέργεια ελέγχων πιστοποίησης εξ ολοκλήρου εξ αποστάσεως. Οι ελεγκτές θα εξακολουθήσουν να πρέπει να επισκέπτονται την τοποθεσία επί τόπου. Ωστόσο, η IFS εξετάζει τη δυνατότητα διαιρεμένου ελέγχου, όπου μόνο ένα μέρος του συνολικού χρόνου ελέγχου δαπανάται στο χώρο. Το άλλο μέρος θα είναι ένας απομακρυσμένος έλεγχος.
Σε αντίθεση με το BRCGS και το FSSC 22000, το IFS απαιτεί να έχει ολοκληρωθεί το επιτόπιο τμήμα του ελέγχου πριν από την έναρξη του απομακρυσμένου ελέγχου. Αυτό επιτρέπει στον ελεγκτή να αποκτήσει καλύτερη εικόνα των προϊόντων, των διαδικασιών και των εγκαταστάσεων της εταιρείας.
Και πάλι, θα πρέπει να τονιστεί ότι ο διαχωρισμένος έλεγχος είναι προαιρετικός και πρέπει να συμφωνηθεί μεταξύ της τοποθεσίας και του φορέα πιστοποίησης. Ο φορέας πιστοποίησης πρέπει να εκτιμήσει εάν η διεξαγωγή μέρους του ελέγχου εξ αποστάσεως ενέχει κίνδυνο για την αποτελεσματικότητα του ελέγχου. Μόνο οι τοποθεσίες με θετική αξιολόγηση κινδύνου μπορούν να διεξάγουν μερικούς ελέγχους εξ αποστάσεως.
Διεξαγωγή μερικών ελέγχων IFS - Ιδού πώς λειτουργεί
Το επιτόπιο τμήμα του διαιρεμένου ελέγχου IFS μπορεί να είναι ανακοινωμένος και μη ανακοινωμένος. Η απροειδοποίητη έκδοση δίνει στους οργανισμούς την ευκαιρία να συμμορφωθούν με την απαίτηση του GFSI ότι κάθε τρίτος έλεγχος IFS πρέπει να είναι απροειδοποίητος.
Για το επιτόπιο τμήμα, πρέπει να είναι παρόντες μόνο οι εργαζόμενοι που είναι υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας και της συμμόρφωσης με τις κανονιστικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις των πελατών στην παραγωγή και στους συναφείς τομείς. Στο επακόλουθο απομακρυσμένο μέρος του χωριστού ελέγχου IFS, κλείνονται σταθερά ραντεβού για τη διεξαγωγή των συνεντεύξεων με τους αρμόδιους υπαλλήλους* που δεν ήταν επιτόπου κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης.
Ο επιτόπιος έλεγχος συμπληρώνεται από το απομακρυσμένο μέρος. Αυτό περιλαμβάνει την εξέταση περαιτέρω τεκμηριωμένων πληροφοριών και μια ενδελεχή διασταύρωση εγγράφων και αρχείων.
Ο εξ αποστάσεως έλεγχος πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός 14 ημερών από το επιτόπιο μέρος. Ο φορέας πιστοποίησης και η ελεγχόμενη εταιρεία πρέπει να ορίσουν μια αμοιβαία βολική ημερομηνία, ώστε να είναι διαθέσιμοι όλοι οι υπάλληλοι ή τα μέλη της διοίκησης με τα οποία ο ελεγκτής πρέπει ακόμη να μιλήσει.
Προγραμματισμός και προετοιμασία του ελέγχου IFS Split
Για τον προγραμματισμό ενός IFS Split Audit πρέπει να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:
- Οι εταιρείες που σχεδιάζουν ένα IFS Split Audit θα πρέπει να διευκρινίσουν εκ των προτέρων με τους πελάτες τους εάν θα γίνει δεκτό ένα πιστοποιητικό που βασίζεται στο IFS Split Audit.
- Στη συνέχεια, η προς πιστοποίηση εταιρεία και ο φορέας πιστοποίησης πρέπει να διενεργήσουν εκτίμηση κινδύνου για να καθορίσουν αν είναι τεχνικά εφικτό να διενεργηθεί IFS Split Audit.
- Η χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) κατά τη διαδικασία αξιολόγησης απαιτεί γραπτή συμφωνία μεταξύ της εταιρείας και του φορέα πιστοποίησης.
- Η προς πιστοποίηση εταιρεία πρέπει να διασφαλίσει ότι όλα τα σχετικά έγγραφα και αρχεία είναι διαθέσιμα ψηφιακά.
- Μάθετε ποιες απαιτήσεις αξιολογούνται πλήρως επί τόπου και ποιες μπορούν να αξιολογηθούν πλήρως ή μερικώς εξ αποστάσεως. Σε κάθε Πρότυπο και Λίστα Ελέγχου του Προγράμματος Παγκόσμιων Αγορών, ο IFS δίνει στις εταιρείες και στους ελεγκτές σαφείς κατευθυντήριες γραμμές για τη διεξαγωγή ενός Διαχωρισμένου Ελέγχου IFS. Μπορείτε να κατεβάσετε τις λίστες ελέγχου εδώ.
Μετά την ολοκλήρωση του IFS Split Audit, ο φορέας πιστοποίησης προσθέτει την ακόλουθη πρόταση στην έκθεση ελέγχου IFS και στο πιστοποιητικό IFS: "Μέρος της αξιολόγησης διεξήχθη με τη χρήση ΤΠΕ - Split Assessment". Αυτό αυξάνει τη διαφάνεια προς τους πελάτες, τους διανομείς και άλλους ενδιαφερόμενους.
Ενημερωτικό δελτίο της DQS
Μείνετε ενημερωμένοι και εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο!
Συγγραφέας
Dr. Thijs Willaert
Ο Dr. Thijs Willaert είναι Επικεφαλής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας για τους τομείς Βιωσιμότητας και Ασφάλειας Τροφίμων. Είναι επίσης ελεγκτής για τον εξωτερικό έλεγχο των εκθέσεων βιωσιμότητας. Στους τομείς ενδιαφέροντός του περιλαμβάνονται η διαχείριση της βιωσιμότητας, οι βιώσιμες προμήθειες και η ψηφιοποίηση του ελεγκτικού τοπίου.
Loading...