IATF - Απομακρυσμένοι έλεγχοι στην αυτοκινητοβιομηχανία

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ

• IATF και απομακρυσμένοι έλεγχοι
• Διεξαγωγή απομακρυσμένων ελέγχων
• Ο έλεγχος IATF - Επιλογές εφαρμογής
• Επάρκεια των ελεγκτών για απομακρυσμένους ελέγχους IATF
• Πλεονεκτήματα των εξ αποστάσεως ελέγχων
• Απαιτήσεις για τη χρησιμοποιούμενη τεχνολογία επικοινωνίας
• Oάλλες προδιαγραφές στον τομέα της αυτοκινητοβιομηχανίας
• Συμπέρασμα - Εκτέλεση ελέγχων IATF εξ αποστάσεως

Οιεξ αποστάσεως έλεγχοι, δηλαδή οι έλεγχοι που διενεργούνται εξ αποστάσεως για την αξιολόγηση και πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης, έχουν κερδίσει μεγάλη αποδοχή μετά την έναρξη της πανδημίας Covid 19 στις αρχές του 2020. Αυτό επιβεβαιώθηκε για άλλη μια φορά από μια έρευνα πελατών της DQS . Άλλωστε, ακόμη και σε εποχές που καθιστούν σχεδόν αδύνατο έναν κανονικό επιτόπιο έλεγχο σε μια εταιρεία, τα πιστοποιητικά πρέπει να διατηρούνται και να πραγματοποιούνται προγραμματισμένοι έλεγχοι. Ακόμη και πριν από την πανδημία, αυτή η μέθοδος ελέγχου εφαρμόστηκε με επιτυχία χωρίς τη φυσική παρουσία του ελεγκτή. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η διεθνώς ισχύουσα κατευθυντήρια γραμμή για τον έλεγχο των συστημάτων διαχείρισης, το ISO 19011:2018, προβλέπει επίσης ρητά εδώ και αρκετό καιρό τον εξ αποστάσεως έλεγχο ως εναλλακτική λύση του επιτόπιου ελέγχου σε πολλούς τομείς.

IATF και εξ αποστάσεως έλεγχοι

Οι χρήστες του διεθνούς προτύπου IATF 16949 για την αυτοκινητοβιομηχανία δεν είχαν τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουν αυτή την εναλλακτική μέθοδο ελέγχου μέχρι πριν από περίπου έξι μήνες. Τον Οκτώβριο του 2020, ωστόσο, η Διεθνής Ομάδα Εργασίας για την Αυτοκίνηση (IATF) προσαρμόστηκε στις τρέχουσες συνθήκες, τουλάχιστον προσωρινά, και δημιούργησε τις κατάλληλες συνθήκες για τη διενέργεια απομακρυσμένων ελέγχων και για την IATF 16949 με το "Μέτρα για την Πανδημία του Κοροναϊού (COVID-19) - Αναθεώρηση 5". Ωστόσο, οι δυνατότητες απομακρυσμένου ελέγχου είναι περιορισμένες σε σύγκριση με τα πρότυπα συστημάτων διαχείρισης ISO όπως το ISO 9001 (διαχείριση ποιότητας) ή το ISO 27001 (ασφάλεια πληροφοριών).

Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι βασική προϋπόθεση για τη διενέργεια εξ αποστάσεως ελέγχου IATF είναι να μην είναι δυνατή η διενέργεια επιτόπιου ελέγχου για λόγους που αποδεδειγμένα σχετίζονται άμεσα με την πανδημία COVID-19. Μόνο σε αυτή την περίπτωση οι φορείς πιστοποίησης όπως η DQS εξουσιοδοτούνται να διενεργούν εξ αποστάσεως ελέγχους σύμφωνα με τις προδιαγραφές της IATF. Το υπόβαθρο είναι ότι η δυνατότητα διενέργειας εξ αποστάσεως ελέγχων αποτρέπει την υπέρβαση του προγραμματισμένου ή επιτρεπόμενου χρονικού πλαισίου.

Ειδικοί κανονισμοί υπάρχουν επίσης στον τομέα της αυτοκινητοβιομηχανίας για τις εγκαταστάσεις παραγωγής που είναι κλειστές λόγω πανδημίας κατά τη στιγμή ενός προγραμματισμένου ελέγχου IATF ή που δεν παράγουν εξαρτήματα. Στην περίπτωση αυτή, ωστόσο, ο φορέας πιστοποίησης πρέπει να λάβει τις κατάλληλες πληροφορίες από τον πελάτη προκειμένου να αξιολογήσει τις συνθήκες και, εάν είναι απαραίτητο, να συμφωνήσει μια νέα, μεταγενέστερη ημερομηνία για τον έλεγχο IATF. Η IATF πρέπει να ενημερωθεί για την παραίτηση από τον αρχικά προγραμματισμένο έλεγχο.

Διενέργεια εξ αποστάσεως ελέγχων

Η εφαρμογή εξ αποστάσεως ελέγχων είναι δυνατή για το πρότυπο IATF 16949 για την αυτοκινητοβιομηχανία ως εξής, για

• Χώρους παραγωγής
• Για να συμπεριληφθούν εκτεταμένες εγκαταστάσεις παραγωγής
• Τοποθεσίες απομακρυσμένης υποστήριξης

Οι απομακρυσμένοι έλεγχοι IATF επιτρέπονται για τους ακόλουθους τύπους ελέγχων:

• Αρχικοί έλεγχοι πιστοποίησης (στάδιο 1 και στάδιο 2). Εάν ο έλεγχος του σταδίου 2 πραγματοποιείται εξ αποστάσεως, η ισχύς του πιστοποιητικού δεν μπορεί να υπερβαίνει τους δώδεκα μήνες και το πιστοποιητικό λήγει μία ημέρα νωρίτερα. Ο επόμενος έλεγχος θεωρείται τότε έλεγχος επαναπιστοποίησης.
• Έλεγχοι επιτήρησης
• Έλεγχοι επαναπιστοποίησης
• Έλεγχοι μεταφοράς
• Έλεγχοι για ειδικούς λόγους, οι λεγόμενοι ειδικοί έλεγχοι

Ο φορέας πιστοποίησης πρέπει να εφαρμόζει τις ακόλουθες αρχές για τον απομακρυσμένο έλεγχο IATF:

• IAF ID 12 - Αρχές για απομακρυσμένες αξιολογήσεις
• IAF MD 4 - Υποχρεωτικό έγγραφο σχετικά με τη χρήση τεχνολογιών πληροφοριών και επικοινωνιών (ΤΠΕ) για σκοπούς ελέγχου και αξιολόγησης.
• Παράρτημα Α του "Μέτρα για την πανδημία του κοροναϊού (COVID-19) - Αναθεώρηση 5" - Απαιτήσεις για τους απομακρυσμένους ελέγχους IATF

Ο έλεγχος της IATF - Επιλογές εφαρμογής

• 100% επιτόπιος
• Εν μέρει εξ αποστάσεως (έλεγχος από απόσταση) και εν μέρει επί τόπου
• 100% εξ αποστάσεως

Κατά τον καθορισμό του αριθμού των ημερών ελέγχου, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ο πρόσθετος χρόνος και η προσπάθεια που απαιτείται για τον εξ αποστάσεως έλεγχο. Στην έκδοση "Μέτρα για την πανδημία του κοροναϊού", η IATF επισημαίνει ότι ακόμη και οι εξ αποστάσεως έλεγχοι IATF 16949 και ο σχεδιασμός τους μπορούν να παρατηρηθούν ("witnessed") εάν είναι απαραίτητο, για παράδειγμα για να διαπιστωθεί εάν η χρησιμοποιούμενη τεχνολογία συμμορφώνεται με τους κανονισμούς ή εάν η προσέγγιση του εκάστοτε ελεγκτή είναι συμβατή. Ωστόσο, αυτή η παρατήρηση με την έννοια του ελέγχου "μάρτυρα" δεν μπορεί να απορριφθεί.

Επάρκεια ελεγκτών για απομακρυσμένους ελέγχους IATF

Άλλα σημαντικά στοιχεία ενός εξ αποστάσεως ελέγχου είναι η επαρκής επάρκεια και οι δεξιότητες όλων των μερών που εμπλέκονται σε έναν εξ αποστάσεως έλεγχο. Τόσο οι ελεγκτές όσο και οι πελάτες πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζονται την ηλεκτρονική υποδομή με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτυγχάνονται τα επιθυμητά αποτελέσματα. Και πρέπει να διασφαλίζεται ότι τα αποτελέσματα του ελέγχου είναι επίσης ουσιαστικά και αντικειμενικά.

Οι ελεγκτές που διενεργούν έναν έλεγχο IATF εξ αποστάσεως θα πρέπει επομένως να είναι ήδη εξοικειωμένοι με την εν λόγω εταιρεία και την ατμόσφαιρα που επικρατεί εκεί, για παράδειγμα από έναν επιτόπιο έλεγχο στην αυτοκινητοβιομηχανία. Επιπλέον, οι ελεγκτές πρέπει να έχουν μεγάλη εμπειρία και μια ρουτίνα ελέγχου εξ αποστάσεως, καθώς ο έλεγχος εξ αποστάσεως απαιτεί σε ορισμένες περιπτώσεις διαφορετικές τεχνικές ερωτήσεων απ' ό,τι είναι σύνηθες για έναν επιτόπιο έλεγχο.

Η τελευταία έρευνα πελατών μας για το θέμα αυτό δείχνει το ακόλουθο αποτέλεσμα όσον αφορά τους ελεγκτές της DQS:

Περαιτέρω βασικές πτυχές και ειδικές απαιτήσεις μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

• Δεν υπάρχει ούτε περίπτωση σύγκρουσης ούτε κριτικά αξιολογούμενο συμβάν (μη συμμόρφωση).
• Ο αριθμός των συμμετεχόντων σε έναν εξ αποστάσεως έλεγχο IATF θα πρέπει να είναι περιορισμένος.
• Οι μεμονωμένες "συνεδρίες" θα πρέπει να προγραμματίζονται για δύο ώρες το πολύ, ακολουθούμενες από ένα διάλειμμα. Αυτή η διαδικασία είναι απαραίτητη, καθώς διαφορετικά η συγκέντρωση υποφέρει στην ενίοτε άγνωστη κατάσταση. Επομένως, θα πρέπει να προβλεφθεί κάπως περισσότερος χρόνος για τον προγραμματισμό ενός εξ αποστάσεως ελέγχου σε σύγκριση με έναν συμβατικό επιτόπιο έλεγχο IATF.

Πλεονεκτήματα των εξ αποστάσεως ελέγχων

• Σημαντική μείωση του χρόνου ταξιδιού
• Οι τοποθεσίες που δεν μπορούν να επισκεφθούν μπορούν να ελεγχθούν με δικαιολογημένη προσπάθεια
• Μπορούν επίσης να συμμετέχουν ταυτόχρονα (σχεδόν οποιοσδήποτε αριθμός) ειδικοί και εμπειρογνώμονες από όλο τον κόσμο
• Ελαχιστοποιούνται οι προσωπικοί κίνδυνοι για τους ελεγκτές και τους υπαλλήλους τους, π.χ. κίνδυνοι για την υγεία και την ασφάλεια
• Εξάλειψη των ταξιδιωτικών περιορισμών
• Μπορεί να ελαχιστοποιηθεί η χρονική καθυστέρηση μεταξύ της συλλογής δεδομένων και της ανάλυσης δεδομένων
• Μεγάλη ευελιξία σε περίπτωση διαταραχών, για παράδειγμα διαθεσιμότητα των ελεγχομένων
• Οι μειωμένες εκπομπές_CO2 συμβάλλουν στη βιωσιμότητα

Απαιτήσεις για τη χρησιμοποιούμενη τεχνολογία επικοινωνίας

Η χρησιμοποιούμενη τεχνολογία πληροφοριών και επικοινωνιών (ΤΠΕ) διαδραματίζει ιδιαίτερο ρόλο σε όλους τους ελέγχους που διεξάγονται εξ αποστάσεως. Το έγγραφο IAF MD 4:2018 παρέχει δεσμευτικές προδιαγραφές για αυτό. Το έγγραφο δημοσιεύεται από το IAF (Διεθνές Φόρουμ Διαπίστευσης) και ρυθμίζει σε παγκόσμιο επίπεδο κεντρικές πτυχές στη χρήση των ΤΠΕ.

Οι βασικές απαιτήσεις, οι οποίες εκτός από τους ελέγχους IATF επηρεάζουν και όλους τους άλλους ελέγχους για την πιστοποίηση προτύπων συστημάτων διαχείρισης ISO, είναι οι εξής

• Διασφάλιση της ασφάλειας και της εμπιστευτικότητας των ηλεκτρονικά μεταδιδόμενων πληροφοριών.
• Συμφωνία για τη χρήση των ΤΠΕ μεταξύ ελεγκτή και πελάτη. Αυτό προϋποθέτει μια εδραιωμένη επιχειρηματική σχέση.
• Προσδιορισμός των κινδύνων και των ευκαιριών από τον ελεγκτή σε σχέση με τις ΤΠΕ. Αυτό περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, την εγκυρότητα και την αντικειμενικότητα των ευρημάτων εκ των προτέρων.
• Διασφάλιση της ύπαρξης της απαραίτητης ηλεκτρονικής υποδομής.
• Επάρκεια και ικανότητα όλων των εμπλεκομένων να χειρίζονται τις ΤΠΕ με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτυγχάνονται τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Αυτό περιλαμβάνει τη διασφάλιση ότι οι πελάτες και οι ελεγκτές είναι εξοικειωμένοι με το κατάλληλο υλικό και λογισμικό (ταμπλέτες, WebCams, κόμβοι WiFi ή εργαλεία πληροφορικής όπως WebEx, GoToMeeting, προγράμματα επεξεργασίας εικόνας κ.λπ.) και ότι υπάρχει επαρκές εύρος ζώνης για μια ασφαλή και σταθερή σύνδεση.

Άλλες προδιαγραφές στον τομέα της αυτοκινητοβιομηχανίας

• DIN EN ISO/IEC 17021 - Απαιτήσεις για τους φορείς πιστοποίησης που ελέγχουν και πιστοποιούν συστήματα διαχείρισης με σκοπό την αξιολόγηση της συμμόρφωσης
• DIN EN ISO 19011 - Κατευθυντήρια γραμμή για τον έλεγχο των συστημάτων διαχείρισης
• 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - δεσμευτικό έγγραφο για τον καθορισμό των χρόνων ελέγχου για τον έλεγχο των συστημάτων διαχείρισης ποιότητας και περιβαλλοντικής διαχείρισης
• 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - δεσμευτικό έγγραφο για τη χρήση τεχνικών ελέγχου με τη βοήθεια υπολογιστή (CAAT) κατά τον έλεγχο συστημάτων διαχείρισης από διαπιστευμένους φορείς πιστοποίησης
• IATF - Παγκόσμιες παρεκκλίσεις και μέτρα για την αντιμετώπιση της πανδημίας του κοροναϊού COVID 19, το παράρτημα Α περιέχει τις απαιτήσεις για τη διενέργεια εξ αποστάσεως ελέγχων για τη δέσμη κανονισμών IATF 16949

Συμπέρασμα - Εκτέλεση ελέγχων IATF εξ αποστάσεως

Οιεξ αποστάσεως έλεγχοι έγιναν μέρος μιας "νέας πραγματικότητας" μέσα σε μόλις ένα χρόνο. Σήμερα, αποτελούν μια αναγνωρισμένη μέθοδο ελέγχου που μπορεί να αντικαταστήσει έναν κλασικό επιτόπιο έλεγχο, τουλάχιστον εν μέρει, και να συμβάλει έτσι στη διατήρηση του πιστοποιητικού. Οι εξ αποστάσεως έλεγχοι μπορούν επομένως να αποτελέσουν χρήσιμο συμπλήρωμα των συμβατικών επιτόπιων ελέγχων. Είτε κατά τη διάρκεια μιας αξιολόγησης για την αξιοποίηση πρόσθετης εμπειρογνωμοσύνης, είτε σε συνδυασμό για την οικονομικά αποδοτική κάλυψη πολλαπλών τοποθεσιών, είτε για τον έλεγχο εξ ολοκλήρου εξ αποστάσεως, όταν αυτό ενδείκνυται για την εκπλήρωση των απαιτήσεων πιστοποίησης ή ανάλογα με τις τρέχουσες συνθήκες.

Οι δυνατότητες που προσφέρουν εδώ και καιρό οι απομακρυσμένοι έλεγχοι για τα πρότυπα ISO μπορούν επίσης να αξιοποιηθούν (τουλάχιστον προσωρινά) για το πρότυπο IATF 16949 για την αυτοκινητοβιομηχανία από το φθινόπωρο του 2020. Ωστόσο, μόνο σε σχέση με αποδεδειγμένα σχετιζόμενες με την πανδημία αποτυχίες των προγραμματισμένων επιτόπιων ελέγχων και εφόσον αυτό θέτει σε κίνδυνο τη διατήρηση των πιστοποιητικών. Επιπλέον, η εφαρμογή τους πρέπει πάντα να σταθμίζεται προσεκτικά. Δεν μπορεί να αξιολογηθεί επαρκώς κάθε κατάσταση από απόσταση. Η DQS εξετάζει επομένως εκ των προτέρων τις εκάστοτε συνθήκες στην εταιρεία σας, τις απαιτήσεις από πλευράς διαπίστευσης και αρχών, καθώς και τους κινδύνους που συνδέονται με την εφαρμογή.

Κατά τη διενέργεια εξ αποστάσεως ελέγχων πρέπει να τηρούνται ειδικές απαιτήσεις, οι οποίες καθορίζονται στα προαναφερθέντα πρότυπα και κατευθυντήριες γραμμές. Οι προδιαγραφές αυτές επικεντρώνονται στη χρησιμοποιούμενη τεχνολογία πληροφοριών και επικοινωνιών (ΤΠΕ) και στην εμπειρία και τη ρουτίνα των αντίστοιχων ελεγκτών - δύο πτυχές που επηρεάζουν περισσότερο την επιτυχία ενός εξ αποστάσεως ελέγχου.

Επιπλέον, για τους εξ αποστάσεως ελέγχους IATF ισχύουν πρόσθετοι κανόνες για τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή των ελέγχων. Ανάλογα με τον τύπο του ελέγχου, αυτό μπορεί να ισχύει και για τη διάρκεια των πιστοποιητικών που εκδίδονται βάσει των εξ αποστάσεως ελέγχων. Λεπτομέρειες σχετικά με τις απαιτήσεις μπορείτε να βρείτε στο Παράρτημα Α του λεγόμενου "Μέτρα Πανδημίας Κοροναϊού (COVID-19) - Αναθεώρηση 5".

Εμπειρία και εμπιστοσύνη

ΗIATF 16949 θεωρείται το διεθνές πρότυπο ποιότητας στην αυτοκινητοβιομηχανία. Ως διάδοχος του ISO/TS 16949:2009, αποτελεί ουσιαστικά το εισιτήριο για αυτόν τον παγκόσμιο κλάδο από τη δημοσίευσή του τον Οκτώβριο του 2016. Η τεχνική προδιαγραφή ISO/TS 16949 εκδόθηκε για πρώτη φορά τον Μάρτιο του 1999. Με την αναγνώρισή μας από την IATF και την έγκρισή μας από την VDA-QMC τον Φεβρουάριο του 2000, η DQS ήταν μεταξύ των πρώτων φορέων πιστοποίησης παγκοσμίως για αυτό το πρότυπο της αυτοκινητοβιομηχανίας.

Τα κείμενα και οι λευκές βίβλοι μας γράφονται αποκλειστικά από τους ειδικούς μας στα πρότυπα ή τους ελεγκτές μας με πολυετή εμπειρία. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με το περιεχόμενο του κειμένου, τους ελέγχους και τις πιστοποιήσεις μας προς τον συγγραφέα, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας.