Διαδικασία πιστοποίησης DQS για συστήματα διαχείρισης
Έλεγχοι DQS: για την περαιτέρω ανάπτυξη του συστήματος διαχείρισής σας
Loading...
Η διαδικασία πιστοποίησης DQS για συστήματα διαχείρισης
Η διαδικασία πιστοποίησης για τα συστήματα διαχείρισης εκτείνεται συνήθως σε πολλά στάδια και στις περισσότερες περιπτώσεις ολοκληρώνεται με μια έκθεση ελέγχου που τεκμηριώνει τα αποτελέσματα του ελέγχου και το πιστοποιητικό. Οι έλεγχοι μας εξυπηρετούν τον γενικό στόχο της απόδειξης της αποτελεσματικότητας και της συμμόρφωσης με τα διεθνή πρότυπα ή τις προδιαγραφές. Μπορούν όμως να κάνουν περισσότερα: Οι έλεγχοι της DQS αποτελούν ένα ιδιαίτερα αποτελεσματικό εργαλείο για την περαιτέρω ανάπτυξη του συστήματος διαχείρισής σας. Αποκτάτε μια πιο εντατική γνώση και μια βαθύτερη κατανόηση του οργανισμού σας - και μπορείτε να τον βελτιώσετε στοχευμένα.
Αρχική συνέντευξη και καθορισμός στόχου
Η διαδικασία πιστοποίησης DQS ξεκινά με τη γνωριμία και την ανταλλαγή αρχικών πληροφοριών για μια ουσιαστική προσφορά. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, θα θέλαμε να μάθουμε για την ατομική κατάσταση της εταιρείας σας, το μέγεθος της εταιρείας σας, τις ειδικές διαδικασίες και το επίπεδο ωριμότητας του συστήματος διαχείρισης. Όλα αυτά αποτελούν σημαντικούς παράγοντες για τον καθορισμό της διάρκειας του ελέγχου και των προσόντων των ελεγκτών μας. Καταγράφονται στα λεγόμενα βασικά στοιχεία της εταιρείας σας.
Ωστόσο, προκειμένου να είμαστε σε θέση να καταρτίσουμε μια λεπτομερή προσφορά προσαρμοσμένη στις ατομικές ανάγκες του οργανισμού σας και περιλαμβάνοντας όλες τις σχετικές υπηρεσίες, ρωτάμε επίσης για ορισμένες προσδοκίες της εταιρείας σας: Ποιες είναι οι απαιτήσεις για τη στρατηγική χρήση των συστημάτων διαχείρισης; Ποιοι στόχοι συνδέονται με την πιστοποίηση;
Σχεδιασμός έργου και προέλεγχος (προαιρετικά)
Ο σχεδιασμός για το συγκεκριμένο έργο θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί 120 ημέρες πριν από τον έλεγχο πιστοποίησης. Για να διασφαλιστεί η αξιοπιστία αυτού του σχεδιασμού, η DQS χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένα βήματα διαδικασίας ώστε να είναι διαθέσιμες όλες οι σημαντικές πληροφορίες με το πάτημα ενός ποντικιού πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τον έλεγχο. Ωστόσο, αυτό που έχει εξίσου μεγάλη σημασία στη φάση του σχεδιασμού είναι ο διάλογός μας μαζί σας.
Εκτός από τη στελέχωση της ομάδας ελέγχου, αυτό περιλαμβάνει τον εντοπισμό και τη συμμετοχή των τμημάτων του οργανισμού που πρόκειται να ελεγχθούν και των προσώπων επαφής σε πρώιμο στάδιο. Ειδικά στην περίπτωση συνδυασμένων ελέγχων ή πολύπλοκων διαδικασιών δειγματοληψίας και πινάκων, οι προπαρασκευαστικές συναντήσεις και εργαστήρια σχεδιασμού έχουν αποδειχθεί σχεδόν απαραίτητες. Οι ομάδες σχεδιασμού υποστήριξης πελατών της DQS υποστηρίζονται από καταξιωμένους εμπειρογνώμονες τόσο στα πρότυπα όσο και στη βιομηχανία, οι οποίοι συχνά είναι και οι ίδιοι έμπειροι ελεγκτές.
Σε πολλές περιπτώσεις, έχει αποδειχθεί χρήσιμη η διενέργεια προ-ελέγχου. Αυτή η προαιρετική υπηρεσία βοηθά τον οργανισμό σας να προετοιμαστεί ειδικά για την πραγματική πιστοποίηση, με βάση τα πλεονεκτήματα που έχουν εντοπιστεί ή τις δυνατότητες βελτίωσης.
Έλεγχος πιστοποίησης, στάδια 1 και 2
Η πραγματική διαδικασία πιστοποίησης ξεκινά στη συνέχεια με την ανάλυση του συστήματος (στάδιο 1 του ελέγχου). Η ανάλυση του συστήματος είναι απαραίτητο βήμα για τις αρχικές πιστοποιήσεις καθώς και, εν μέρει, για την ανάληψη υφιστάμενων πιστοποιητικών. Η έμφαση δίνεται στην αξιολόγηση της τεκμηρίωσης του συστήματος και στην ανασκόπηση των αποτελεσμάτων των αξιολογήσεων διαχείρισης και των εσωτερικών ελέγχων. Οι ελεγκτές μας καθορίζουν αν το σύστημα διαχείρισης είναι επαρκώς ανεπτυγμένο και έτοιμο για πιστοποίηση. Ο ελεγκτής της DQS σας εξηγεί τα αποτελέσματα και κανονίζει τα περαιτέρω βήματα που πρέπει να γίνουν για την προετοιμασία του επιτόπιου ελέγχου του συστήματος.
Στον έλεγχο συστήματος (στάδιο 2 του ελέγχου), ο ελεγκτής ή η ομάδα ελεγκτών αξιολογεί συνήθως την αποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισής σας στο χώρο παραγωγής ή παροχής υπηρεσιών (επιτόπου). Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο έλεγχος μπορεί επίσης να διεξαχθεί, να αντικατασταθεί ή να συμπληρωθεί εξ αποστάσεως (απομακρυσμένος έλεγχος, όχι επιτόπιος).
Ενώ η ανάλυση του συστήματος επικεντρώνεται στη δομή και την τεκμηρίωση ("Τι περιγράφεται;"), ο έλεγχος του συστήματος αφορά το τι πραγματικά εφαρμόζεται. Χρησιμοποιώντας τα πρότυπα και τις προδιαγραφές για τα συστήματα διαχείρισης, αξιολογείται η αποτελεσματικότητα όλων των λειτουργικών τομέων και των διαδικασιών του συστήματος διαχείρισης.
Όλα τα ευρήματα από τις παρατηρήσεις, τις ανασκοπήσεις και τις συνεντεύξεις ενσωματώνονται στο αποτέλεσμα του ελέγχου, το οποίο παρουσιάζεται και εξηγείται στον πελάτη στην τελική συνάντηση. Σε περίπτωση μη συμμορφώσεων, συμφωνούνται σχέδια δράσης.
Αξιολόγηση του συστήματος
Ως ανεξάρτητος φορέας πιστοποίησης, η DQS αξιολογεί στη συνέχεια εκ νέου τα αποτελέσματα του ελέγχου στο πλαίσιο της αξιολόγησης του συστήματος. Κατά τη διάρκεια της λεγόμενης τεχνικής αξιολόγησης, διαπιστώνουμε αν ο έλεγχος διεξήχθη σωστά, αν όλα τα απαιτούμενα έγγραφα είναι πλήρη και αν έχει αποδειχθεί ότι οι απαιτήσεις του προτύπου για το σύστημα διαχείρισης πληρούνται επαρκώς. Μόνο τότε λαμβάνεται η απόφαση για την έκδοση του πιστοποιητικού. Στη συνέχεια, ο πελάτης λαμβάνει την έκθεση ελέγχου που έχει ελεγχθεί.
Το πιστοποιητικό
Εάν ο ελεγκτής της DQS συστήσει την έκδοση πιστοποιητικού μετά τον έλεγχο του συστήματος, ενδεχομένως υπό προϋποθέσεις, και η τεχνική επιθεώρηση επιβεβαιώσει αυτή την αξιολόγηση, εκδίδεται το αντίστοιχο πιστοποιητικό.
Ένα τέτοιο πιστοποιητικό είναι η ορατή εξωτερική έκφραση μιας ουδέτερης και ανεξάρτητης αξιολόγησης. Δείχνει ότι ο οργανισμός σας εφαρμόζει ένα ή περισσότερα συστήματα διαχείρισης κατάλληλα και αποτελεσματικά και έχει δημιουργήσει έτσι δομές για την ικανοποίηση συγκεκριμένων προσδοκιών των πελατών ή νομικών απαιτήσεων.
Για πολλούς πελάτες της DQS, ωστόσο, το πιστοποιητικό είναι μόνο μία πτυχή της πιστοποίησης. Το ενδιαφέρον τους επικεντρώνεται στις ενδείξεις βελτίωσης ή στους κινδύνους που λαμβάνουν κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης. Οι ελεγκτές της DQS βλέπουν με προοπτική την αποτελεσματικότητα των συστημάτων διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών αλλαγής στους οργανισμούς, και συμμετέχουν ενεργά σε διάλογο με τη διοίκηση. Με τον τρόπο αυτό, βοηθούν τις εταιρείες να επιτύχουν τους στόχους και τους στρατηγικούς σκοπούς και να εξασφαλίσουν μακροπρόθεσμα την εμπιστοσύνη των επιχειρηματικών εταίρων.
Έλεγχοι επιτήρησης
Στην περίπτωση των διαπιστευμένων προτύπων, ένα πιστοποιητικό ισχύει συνήθως για τρία χρόνια. Ωστόσο, για να παραμείνει έγκυρο καθ' όλη τη διάρκειά του, πρέπει να επαληθεύεται ετησίως. Κατά το πρώτο και το δεύτερο έτος μετά την έκδοση του πιστοποιητικού, οι ελεγκτές της DQS διεξάγουν, επομένως, σύντομους ελέγχους επιτήρησης, κατά τους οποίους εξετάζουν, για παράδειγμα, την αποτελεσματικότητα των βασικών στοιχείων του συστήματος ή των διορθωτικών και προληπτικών μέτρων.
Επαναπιστοποίηση
Στο τέλος του τριετούς κύκλου πραγματοποιείται επαναπιστοποίηση . Όσον αφορά το πεδίο αξιολόγησης, αντιστοιχεί στον έλεγχο του συστήματος κατά την αρχική πιστοποίηση. Ωστόσο, στον δεύτερο, τρίτο και επόμενους κύκλους, οι ελεγκτές λαμβάνουν υπόψη και την υψηλότερη ωριμότητα και απόδοση του συστήματος διαχείρισης. Και έτσι η ετήσια ανασκόπηση υποστηρίζει τη συνεχή ανάπτυξη των εταιρειών: αποτελεί κίνητρο για τη διοίκηση, οδηγεί στη συνεχή βελτίωση και αποτρέπει τα τυφλά σημεία.