Ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης με κοινή δομή - η εξέλιξη
Με τη δημοσίευση του προτύπου ενεργειακής διαχείρισης ISO 50001 στα τέλη Αυγούστου 2018, το τελευταίο από τα πέντε μεγάλα πρότυπα συστημάτων διαχείρισης ISO εξοπλίστηκε επίσης με τη δομή υψηλού επιπέδου (HLS). Αυτή η βασική δομή καθορίζει επίσης ενιαία βασικά κείμενα για τις βασικές απαιτήσεις των συστημάτων διαχείρισης, καθώς και κοινές ονομασίες και βασικούς ορισμούς. Με αυτόν τον τρόπο, τα διαφορετικά συστήματα θα πρέπει να συγχωνεύονται ευκολότερα και να γίνονται ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης.
Όταν το 2013 εμφανίστηκε το πρότυπο ISO 27001 για την ασφάλεια των πληροφοριών, ήταν το πρώτο από τα σημαντικότερα πρότυπα ISO που βασίστηκε στο HLS. Ωστόσο, μόνο μετά τη σημαντική αναθεώρηση των προτύπων ISO 9001 (διαχείριση ποιότητας) και ISO 14001 (περιβαλλοντική διαχείριση) το 2015, η κοινή βασική δομή έγινε γνωστή σε ευρύτερο φάσμα χρηστών. Τον Μάρτιο του 2018 προστέθηκε το ISO 45001 (επαγγελματική υγεία και ασφάλεια) και τον Αύγουστο του 2018 το ISO 50001 (διαχείριση ενέργειας).
Σήμερα μπορεί να ειπωθεί ότι με την κοινή βασική δομή, τη Δομή Υψηλού Επιπέδου, ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης είναι σημαντικά πιο αποτελεσματικό. Οι καινοτομίες έχουν αποδείξει την αξία τους, και μάλιστα ανεπιφύλακτα: οι οργανισμοί των οποίων το σύστημα διαχείρισης - για παράδειγμα, σύμφωνα με το ISO 9001 - έχει οικοδομηθεί με βάση τη Δομή Υψηλού Επιπέδου έχουν ένα αξιοσημείωτο πλεονέκτημα στην ενσωμάτωση και την εφαρμογή περαιτέρω, θεματικών απαιτήσεων.
Πλεονεκτήματα και οφέλη της δομής υψηλού επιπέδου
Η εφαρμογή πολλών προτύπων σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης γίνεται πολύ πιο εύκολη, για παράδειγμα στο συνδυασμό της διαχείρισης της ποιότητας και της ασφάλειας των πληροφοριών. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν ικανοποιείται η βασική απαίτηση όλων των εφαρμοζόμενων συνόλων κανόνων: δηλαδή η πλήρης ενσωμάτωση των αντίστοιχων απαιτήσεων του προτύπου στο υπάρχον σύστημα διαχείρισης και, συνεπώς, στις γενικές επιχειρηματικές διαδικασίες μιας επιχείρησης.
Ακολουθεί μια επισκόπηση των κύριων πλεονεκτημάτων:
- Η ομοιόμορφη δομή και η χρήση πανομοιότυπων βασικών κειμένων, όρων και ορισμών διευκολύνουν την κατανόηση ενός προτύπου από τους χρήστες.
- Χάρη στην τυποποίηση, περαιτέρω συστήματα διαχείρισης μπορούν να ενσωματωθούν ταχύτερα σε ένα υπάρχον σύστημα- στις περισσότερες περιπτώσεις, το ISO 9001 αποτελεί το σημείο εκκίνησης.
- Με το HLS, η εισαγωγή πολλών συστημάτων διαχείρισης, για παράδειγμα ποιότητας, περιβάλλοντος, ασφάλειας πληροφοριών, γίνεται πολύ πιο απλή και αποτελεσματική. Μειώνεται επίσης η διπλή εργασία και η προσπάθεια τεκμηρίωσης.
- Με ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης, οι έλεγχοι (εσωτερικοί και εξωτερικοί) μπορούν να διεξάγονται ευκολότερα ή σύμφωνα με διάφορα πρότυπα ταυτόχρονα και να αξιοποιούνται συνέργειες.
Έχει μειονεκτήματα ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης με κοινή δομή;
Παρόλο που τα σχετικά πρότυπα συστημάτων διαχείρισης ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 και ISO 50001 είχαν ήδη ορισμένα κοινά χαρακτηριστικά όσον αφορά τη δομή και το περιεχόμενο, μόλις με το HLS δημιουργήθηκε μια δομή που καθιστά πολύ πιο εύκολη, αν όχι αδύνατη, την ενσωμάτωση των απαιτήσεων διαφορετικών συνόλων κανονισμών μέχρι και την τελευταία γωνιά μιας επιχείρησης. Αυτό είναι ιδιαίτερα εμφανές στην περίπτωση της επαγγελματικής ασφάλειας και υγείας με τη δομή υψηλού επιπέδου στο ISO 45001.
Εάν μια εταιρεία χρησιμοποιεί ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης με κοινή δομή, αυτό δεν συνεπάγεται μειονεκτήματα - ούτε από την ενιαία δομή ούτε από την ορολογία. Δεν υπάρχει επίσης καμία απαίτηση ότι η ορολογία πρέπει να χρησιμοποιείται στις τεκμηριωμένες πληροφορίες μιας εταιρείας.
