Σύστημα διαχείρισης ποιότητας - επίτευξη ενός αποτελεσματικού QMS με το ISO 9001

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

• Σύστημα διαχείρισης ποιότητας: Σχεδιασμός διαδικασιών προσανατολισμένων στη διαδικασία
• Το σύστημα διαχείρισης ποιότητας ως εργαλείο διαχείρισης
• Σύστημα διαχείρισης ποιότητας σύμφωνα με το πρότυπο ISO 9001
• QMS: Ποια είναι η σημασία του ISO 9001 για το δικό σας σύστημα διαχείρισης ποιότητας;
• Σύστημα διαχείρισης της ποιότητας: Απαιτήσεις του προτύπου
• Ποια είναι τα καθήκοντα ενός συστήματος διαχείρισης της ποιότητας;
• Από τι αποτελείται ένα σύστημα διαχείρισης της ποιότητας;
• Ποια είναι τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας;
• Ποια είναι η διαδικασία πιστοποίησης των συστημάτων διαχείρισης ποιότητας;
• DQS - πρωτοποριακός ρόλος στην πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης
• Εμπειρογνωμοσύνη και εμπιστοσύνη

Σύστημα διαχείρισης ποιότητας: Σχεδιασμός και οργάνωση με γνώμονα τη διαδικασία

Ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας ξεκινά από διάφορες γωνίες. Την οργανωτική σας δομή, τις διαδικασίες, τις διεργασίες και τους πόρους που είναι απαραίτητοι για την ικανοποίηση των επιμέρους απαιτήσεων ποιότητας στην εταιρεία σας.

Με τη βοήθεια ενός επαγγελματικού ΣΔΠ ποιότητας, καθορίζετε τις συνθήκες-πλαίσιο που επιτρέπουν τη συστηματική διαχείριση της ποιότητας. Με τον ακριβή καθορισμό της οργανωτικής δομής και των διαδικασιών, καθώς και της εκπλήρωσης όλων των καθηκόντων ποιότητας, εξασφαλίζετε ότι οι πόροι και τα μέτρα που σχετίζονται με την ποιότητα μπορούν να συντονιστούν, να προγραμματιστούν και να μετρηθούν καλύτερα.

Μπορείτε να υποστηριχθείτε σε αυτό από το διεθνώς έγκυρο και αναγνωρισμένο "βασικό" πρότυπο διαχείρισης ποιότητας ISO 9001:2015 ή εν συντομία ISO 9001. Το ISO σημαίνει Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης. Το 9001 είναι ο αριθμός του προτύπου. Το 2015 σημαίνει ότι το πρότυπο αναθεωρήθηκε για τελευταία φορά το 2015.

Αυτό το πρότυπο για τα συστήματα διαχείρισης ποιότητας επιτρέπει τον στοχευμένο σχεδιασμό όλων των διαδικασιών της εταιρείας με γνώμονα τη διαδικασία. Λαμβάνοντας υπόψη τις προσδοκίες των πελατών, με την εφαρμογή του ISO 9001 μπορείτε να αποφύγετε τη σπατάλη πόρων κάθε είδους και να υποβάλλετε τις διαδικασίες σας σε συνεχή βελτίωση όσον αφορά την ποιότητα.

ISO 9004: Καθοδήγηση για την επίτευξη βιώσιμης επιτυχίας

Ο οδηγός ISO 9004 παρέχει επίσης υποστήριξη εδώ. Ο οδηγός δεν αποτελεί αυτόνομο πρότυπο για την πιστοποίηση, αλλά βοηθά στην επίτευξη βιώσιμης επιτυχίας και στον προσδιορισμό του επιπέδου ωριμότητας του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.

Με αυτόν τον τρόπο, οι εταιρείες που συνδυάζουν τις θετικές επιδράσεις και των δύο προτύπων μπορούν όχι μόνο να κάνουν τις διαδικασίες τους πιο αποτελεσματικές και αποδοτικές, αλλά και να διευκολύνουν την καθημερινή εργασία των εργαζομένων τους. Οι διαδικασίες εργασίας γίνονται απλώς πιο αποτελεσματικές.

Το σύστημα διαχείρισης της ποιότητας ως εργαλείο διαχείρισης

Η εισαγωγή οποιουδήποτε επαγγελματικού συστήματος διαχείρισης χρησιμεύει για τη δικτυακή σύνδεση βασικών επιχειρηματικών διαδικασιών και τη διασφάλιση της βέλτιστης αλληλεπίδρασής τους. Αυτό συμβαίνει επειδή τα προβλήματα και οι ευκαιρίες συχνά κρύβονται ακριβώς στη μη λειτουργική αλληλεπίδραση των διαδικασιών.

Όπως κάθε σύστημα διαχείρισης, έτσι και η διαχείριση της ποιότητας αποτελεί επομένως ένα επαγγελματικό εργαλείο για την ανώτατη διοίκηση. Ως εργαλείο διαχείρισης, ένα σύστημα διαχείρισης μπορεί να σας παρέχει τη συστηματική προσέγγιση για τον σχεδιασμό, τον έλεγχο, την παρακολούθηση και τη βελτίωση των διαδικασιών(μοντέλο Plan-Do-Check-Act). Με αυτόν τον τρόπο, δημιουργείτε διαφάνεια, μειώνετε την πολυπλοκότητα στην εταιρεία σας και παρέχετε ασφάλεια δράσης.

Ωστόσο, για να επωφεληθείτε από ένα σύστημα διαχείρισης, δεν αρκεί μόνο η επιθυμία και η θέληση. Πρέπει επίσης να είστε συνεπείς και επίμονοι στην εργασία σας.

Σύστημα διαχείρισης ποιότητας σύμφωνα με το πρότυπο ISO 9001

Σε σχέση με τη διαχείριση της ποιότητας, η σειρά προτύπων ISO 9000ff έχει σήμερα ιδιαίτερη σημασία. Διατυπώνει απαιτήσεις και παρέχει συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να δημιουργηθεί και να αναπτυχθεί περαιτέρω ένα σύστημα διαχείρισης της ποιότητας υπό την έννοια της συνεχούς βελτίωσης.

Ένα επαγγελματικό σύστημα διαχείρισης ποιότητας αποτελείται από διάφορες επιμέρους πτυχές:

1. Όλες τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις που σχετίζονται με τους στόχους ποιότητας,
2. όλες τις διαδικασίες και τους πόρους για την επίτευξη των στόχων, και
3. Όλα τα στοιχεία και τα πρόσωπα για τον έλεγχο και τη διαχείριση των εργασιών ποιότητας.

QMS: Ποια είναι η σημασία του ISO 9001 για το δικό σας σύστημα διαχείρισης ποιότητας;

Η σειρά προτύπων ISO 9000ff. είναι η πιο γνωστή και διεθνώς αναγνωρισμένη βάση για τα συστήματα διαχείρισης της ποιότητας. Το ISO 9001 διατυπώνει απαιτήσεις ποιότητας σε όλους τους κλάδους και για όλους τους τύπους και τα μεγέθη οργανισμών.

Τονίζει ότι κάθε εταιρεία μπορεί να καταστήσει την "ποιότητα" τον πυρήνα των προσπαθειών της. Το ISO 9001 σας δίνει τη δυνατότητα να σχεδιάσετε το σύστημα διαχείρισης ατομικά και σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το πρότυπο καθορίζει τι πρέπει να ρυθμίζεται στο πλαίσιο ενός ΣΔΠ ποιότητας. Ωστόσο, δεν λέει πώς πρέπει να γίνει αυτό.

Συνεπώς, κάθε σύστημα διαχείρισης ποιότητας πρέπει να είναι μοναδικά και με ακρίβεια προσαρμοσμένο στον οργανισμό σας, ώστε να διασφαλίζεται η ικανοποίηση των απαιτήσεων των πελατών. Με αυτόν τον τρόπο, η ποιότητα γίνεται η βάση για όλες τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες.

Σύστημα διαχείρισης ποιότητας: απαιτήσεις του προτύπου

Το πρότυπο θέτει καθολικές απαιτήσεις για το σύστημα διαχείρισης της ποιότητας:

1. Η επιχειρηματική επιτυχία βασίζεται στην αρχή της συνεχούς βελτίωσης σύμφωνα με τον κύκλο PDCA.
2. Ο οργανισμός χρειάζεται σαφείς στόχους και στρατηγικές ποιότητας.
3. Οι διαδικασίες πρέπει να είναι διαφανείς και αποτελεσματικές.
4. Τα αποτελέσματα πρέπει να είναι μετρήσιμα και τεκμηριωμένα.
5. Το διοικητικό επίπεδο είναι υπεύθυνο για την ποιότητα.
6. Ολόκληρη η επιχείρηση και το περιβάλλον της βρίσκονται στο επίκεντρο της προσοχής.

Από την εισαγωγή του, το πρότυπο εξελίσσεται συνεχώς. Η εξέλιξη αυτή καθιστά σαφές πόσο έχει αλλάξει η έννοια της ποιότητας. Ενώ στο παρελθόν το ενδιαφέρον επικεντρωνόταν στα προϊόντα και τα αποτελέσματα, σήμερα επικεντρώνεται στους πελάτες και τις διαδικασίες.

Θεμελιώδης προϋπόθεση για την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας είναι η διαφάνεια της οργανωτικής δομής και των επιχειρηματικών διαδικασιών. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να εντοπιστούν και να εξαλειφθούν οι πηγές σφαλμάτων. Η επιτυχής διοίκηση μιας επιχείρησης προϋποθέτει ότι η διαχείριση και η διεύθυνσή της γίνεται με συστηματικό και σαφή τρόπο. Χρήσιμο εδώ είναι ένα σύστημα διαχείρισης που σας βοηθά να βελτιώνετε συνεχώς την απόδοση, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη τις προσδοκίες όλων των ενδιαφερομένων μερών.

Για να επιτευχθεί αυτό, το ISO 9000 περιγράφει τις επτά αρχές της διαχείρισης της ποιότητας:

1. Προσανατολισμός στον πελάτη
2. Ηγεσία
3. Συμμετοχή των ανθρώπων
4. Προσέγγιση προσανατολισμένη στη διαδικασία
5. Βελτίωση
6. Λήψη αποφάσεων με βάση τα γεγονότα
7. Διαχείριση σχέσεων

Ποια είναι τα καθήκοντα ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας;

Το σημαντικότερο καθήκον ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας (ΣΔΠ) είναι ο έλεγχος της "εργασίας για την ποιότητα". Πέρα από αυτό, κάνει και άλλα πράγματα. Είναι...

1. Περιγράφει μια εταιρεία με όρους ποιότητας
2. Προσδιορίζει τις ευκαιρίες και τους κινδύνους όλων των δραστηριοτήτων της εταιρείας
3. Καταγράφει τις αλληλεπιδράσεις και δημιουργεί γνώση
4. Συνδέει όλα τα σχετικά τμήματα της εταιρείας

Εξετάζοντας συστηματικά τα καθήκοντα και τους παράγοντες ποιότητας, θα γνωρίσετε την εταιρεία σας από μια εντελώς νέα οπτική γωνία. Οι διεργασίες και οι διαδικασίες γίνονται πιο διαφανείς και ευέλικτες. Επίσης, ανταποκρίνεται καλύτερα στις προκλήσεις και τις αλλαγές.

Η σαφής εικόνα ενός οργανισμού διευκολύνει την εκπλήρωση των πιο σημαντικών καθηκόντων της διαχείρισης ποιότητας:

• Προσδιορισμός και επεξεργασία όλων των εταιρικών στόχων
• Προγραμματισμένος συντονισμός όλων των διαδικασιών και των πόρων για την επίτευξη των στόχων
• Δημιουργία αξίας μέσω της βελτίωσης της ποιότητας
• Αξιόπιστη λήψη αποφάσεων για το διοικητικό επίπεδο
• Ικανότητα αντίδρασης σε εξωτερικές επιρροές
• Πίστη των πελατών και των εργαζομένων

Αυτοί οι παράγοντες επιτυχίας είναι ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση. Το σύστημα διαχείρισης ποιότητας παρέχει σαφή τίτλο, απτά επιχειρήματα και προσανατολισμό. Η ποιότητα ως συνολική και συστημική έννοια γίνεται μια κατευθυντήρια αξία στην οποία μπορεί να ευθυγραμμιστεί ο οργανισμός σας.

Από τι αποτελείται ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας;

Εάν θέλετε να εισαγάγετε ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας, πρέπει να εξετάσετε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Ακόμη και η περιγραφή της τρέχουσας κατάστασης αποσαφηνίζει τις σημαντικότερες αλληλεπιδράσεις για περισσότερη ποιότητα. Οι ακόλουθοι παράγοντες είναι κεντρικοί:

1. Οι εργαζόμενοι: Ποια λειτουργία πρέπει να εκπληρώνει ένας εργαζόμενος όσον αφορά την ποιότητα; Ποια είναι η ευθύνη τους στη διαδικασία ποιότητας; Πώς μπορούν να επιστήσουν την προσοχή στα σφάλματα χωρίς να έχουν ήδη στα χέρια τους μια συγκεκριμένη πρόταση βελτίωσης; Ποια μέτρα είναι σημαντικά στον τομέα ευθύνης τους;
2. Διαδικασίες και δραστηριότητες: Πόσο πελατοκεντρικά και ποιοτικά προσανατολισμένη λειτουργεί συνολικά η εταιρεία σας; Πού υπάρχει ανάγκη βελτίωσης; Ποιες δραστηριότητες προωθούν τους στόχους ποιότητας, ποιες τους εμποδίζουν; Πώς πρέπει να διασυνδέονται οι διάφορες διαδικασίες; Όσο πιο σαφώς και ξεκάθαρα ορίζονται οι προδιαγραφές από την ανώτατη διοίκηση, τόσο πιο αποτελεσματικά μπορούν να σχεδιαστούν οι διαδικασίες.
3. Μέθοδοι και διαδικασίες: Πώς προσδιορίζονται και αξιολογούνται τα ποιοτικά χαρακτηριστικά; Πώς μπορεί μια εταιρεία να διατηρήσει και να αυξήσει την ποιότητά της; Ποια μέτρα έχουν νόημα και έχουν δοκιμαστεί; Ποιες συνεχείς προσπάθειες είναι απαραίτητες;
4. Μηχανήματα και εξοπλισμός: Ο εξοπλισμός και οι λειτουργίες πληρούν τις απαιτήσεις για την ποιότητα των προϊόντων και των διαδικασιών; Συνδέονται άριστα οι διαδικασίες (παραγωγής);
5. Πληροφορίες και γνώσεις: Διαθέτουν όλοι οι εμπλεκόμενοι πάντοτε ενημερωμένο επίπεδο γνώσεων; Μπορούν να ανταλλάσσουν πληροφορίες χωρίς εμπόδια και να βρίσκουν πληροφορίες ελεύθερα; Τι γίνεται με την κοινοποίηση των προσπαθειών ποιότητας σε τρίτους (ενδιαφερόμενα μέρη);
6. Οργανωτικές μονάδες: Συνδέονται οι διάφορες οργανωτικές μονάδες με τέτοιο τρόπο ώστε η διαδικασία ποιότητας να λειτουργεί απρόσκοπτα σε όλα τα τμήματα της εταιρείας;
   Η διαχείριση της ποιότητας είναι η ολιστική θεώρηση ολόκληρου του οργανισμού.
7. Συστήματα: Πώς η εταιρεία σας μεταφέρει τις εσωτερικές διαδικασίες ποιότητας σε άλλα συστήματα (νομοθέτες, προμηθευτές, βιομηχανικούς εταίρους κ.λπ.) ώστε να διασφαλίζεται ότι η ποιότητα δεν σταματά στα εταιρικά όρια;

Όλες αυτές οι πτυχές διαδραματίζουν κάποιο ρόλο. Γι' αυτό το σύστημα διαχείρισης της ποιότητας δεν είναι θέμα μεγέθους της εταιρείας. Ένα ΣΔΠ ποιότητας έχει πάντα νόημα. Ωστόσο, καθώς μια εταιρεία μεγαλώνει σε μέγεθος και πολυπλοκότητα, γίνεται όλο και πιο κρίσιμο για τη βιώσιμη επιτυχία. Εάν λείπει, οι υπεύθυνοι δεν μπορούν να ελέγξουν ολοκληρωμένα τα μέτρα ποιότητας.

Κάθε εργαζόμενος στην εταιρεία σας θα πρέπει να γνωρίζει αν και πώς μπορεί να συνεισφέρει κάτι που τελικά ωφελεί τον πελάτη. Όσο πιο έντονα οι απαιτήσεις του πελάτη εδράζονται στο σύστημα διαχείρισης ποιότητας, τόσο μεγαλύτερη είναι η συμβολή του συστήματος στην επιτυχία.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας;

Η συστηματική ευθυγράμμιση και ο έλεγχος των εταιρικών διαδικασιών και διεργασιών οδηγεί σε μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και αξιοπιστία. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι οργανισμοί καθιερώνουν λειτουργικά συστήματα διαχείρισης ποιότητας που

• καθιστούν σαφή την οργάνωση και τις διαδικασίες (για πρώτη φορά)
• Καθορίζουν σαφείς αρμοδιότητες
• Αποσαφηνίζουν τις ευκαιρίες
• Ελαχιστοποιούν τους κινδύνους
• Μειώνουν το κόστος
• Δημιουργία ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων
• Δημιουργία, διανομή και διατήρηση της γνώσης
• Βελτίωση της εικόνας
• Εξασφάλιση μελλοντικής βιωσιμότητας
• Παρακίνηση και διατήρηση των εργαζομένων
• Διατήρηση και ανάπτυξη των πελατών μακροπρόθεσμα.

Προτού ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας επιτύχει αυτά τα οφέλη, πρέπει να καθορίσετε προσεκτικά τις απαιτήσεις του προτύπου στην εταιρεία σας. Η πιστοποίηση αποτελεί μια καλή ευκαιρία για αυτό.

Πώς προχωρά η πιστοποίηση των συστημάτων διαχείρισης ποιότητας;

Υπάρχουν διάφορα πρότυπα βάσει των οποίων οι εταιρείες μπορούν να πιστοποιήσουν τη διαχείριση της ποιότητάς τους. Μεταξύ των πιο διαδεδομένων είναι το ISO 9001 καθώς και το ISO 13485 (QM για ιατρικές συσκευές) ή το IATF 16949 (ποιότητα στην αυτοκινητοβιομηχανία). Με ένα πιστοποιητικό, μπορείτε να αποδείξετε ότι το ΣΔΠ σας λειτουργεί, επιτυγχάνει μετρήσιμη επιτυχία και αποτελεί ζωντανό μέρος της ανάπτυξης της εταιρείας σας - είναι η καλύτερη απόδειξη της ποιοτικής ικανότητας της εταιρείας σας.

Για το σκοπό αυτό, ένας ουδέτερος φορέας πιστοποίησης, όπως η DQS , ελέγχει το σύστημα διαχείρισης ποιότητας (QMS) σας και το εξετάζει ως προς όλες τις πτυχές που συνθέτουν ένα λειτουργικό QMS. Το πιστοποιητικό ισχύει για ορισμένο χρονικό διάστημα, συνήθως τρία χρόνια. Εντός αυτής της περιόδου διενεργούνται έλεγχοι παρακολούθησης με συγκεκριμένο στόχο την έναρξη συνεχών βελτιώσεων.

Πριν από τη λήξη του πιστοποιητικού, πρέπει να υποβληθείτε σε νέο έλεγχο, εάν επιθυμείτε να συνεχίσετε να κατέχετε το πιστοποιητικό. Με τον τρόπο αυτό, αποδεικνύετε ότι κατανοείτε τη διαχείριση ποιότητας ως μια ολοκληρωμένη και συνεχή διαδικασία βελτίωσης.

Η πιστοποίηση πραγματοποιείται σε διάφορα στάδια:

• Ενημερωτική συνάντηση σχετικά με το πιστοποιητικό, τη διαδικασία και τις απαιτήσεις
• Προσφορά με κατάλογο όλων των εξόδων και των υπηρεσιών του φορέα πιστοποίησης
• Προαιρετικός προληπτικός έλεγχος ως δοκιμαστική λειτουργία και για τον εντοπισμό των αδύναμων σημείων
• Ανάλυση του συστήματος και αξιολόγηση της τεκμηρίωσης
• Ολοκληρωμένος έλεγχος, συμπεριλαμβανομένου του εντοπισμού των δυνατοτήτων βελτίωσης
• Αξιολόγηση, έκθεση και έκδοση πιστοποιητικού
• Ετήσιοι έλεγχοι επιτήρησης
• Επαναπιστοποίηση

Προκειμένου να επιτευχθεί το μεγαλύτερο δυνατό όφελος στο χώρο, κάθε πιστοποίηση σχεδιάζεται ξεχωριστά από την DQS και προσαρμόζεται στις συγκεκριμένες συνθήκες, τους στόχους και τους παράγοντες επιτυχίας σας. Ξεκινάμε πάντα με τη γνωριμία μας και σας παρέχουμε μια ενημερωτική προσφορά χωρίς κρυφό κόστος.

Θα θέλατε κι εσείς να ανεβάσετε το σύστημα QM σας σε ένα νέο επίπεδο; Οι έμπειροι ειδικοί μας στο DQS θα χαρούν να σας βοηθήσουν.

DQS - Πρωτοπόρος στην πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης

Η Γερμανική Εταιρεία Πιστοποίησης Συστημάτων Διαχείρισης (DQS) ιδρύθηκε το 1985 από την DGQ (Γερμανική Ένωση για την Ποιότητα) και το DIN (Γερμανικό Ινστιτούτο Τυποποίησης) ως ο πρώτος οργανισμός πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης της Γερμανίας.

Είμαστε ο μόνος μεγάλος οργανισμός πιστοποίησης που επικεντρώνεται στα συστήματα διαχείρισης και στις διαδικασίες. Έτσι, διαδραματίζουμε πρωτοποριακό ρόλο εδώ και πολλά χρόνια. Το 1986, για παράδειγμα, η DQS εξέδωσε το πρώτο πιστοποιητικό της Γερμανίας σύμφωνα με το ISO 9001, το σημαντικότερο παγκόσμιο πρότυπο για τα συστήματα διαχείρισης.

Το 1991, η DQS ήταν ο πρώτος οργανισμός πιστοποίησης στη Γερμανία που πιστοποιήθηκε για το ISO 9001/2/3 από την τότε TGA GmbH (σήμερα: Γερμανικός Οργανισμός Διαπίστευσης DAkkS). Σήμερα, το φάσμα των υπηρεσιών μας καλύπτει περίπου 100 διεθνείς κανονισμούς και εθνικά πρότυπα. Τα πρότυπα μας αρχίζουν πάντα εκεί που τελειώνουν οι λίστες ελέγχου. Πάρτε μας στο λόγο μας!

Εμπειρογνωμοσύνη και εμπιστοσύνη

Σημείωση: Τα άρθρα και το υλικό μας γράφονται αποκλειστικά από τους εσωτερικούς μας εμπειρογνώμονες για συστήματα διαχείρισης και ελεγκτές πολλών ετών. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις προς τους συγγραφείς μας σχετικά με το περιεχόμενο, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας. Ανυπομονούμε να μιλήσουμε μαζί σας.