Οι δυνατότητες των εξ αποστάσεως ελέγχων συζητούνται εδώ και πολλά χρόνια. Ωστόσο, δεν έχουν γίνει ευρέως αποδεκτοί μέχρι σήμερα. Ειδικά στον τομέα των ελέγχων πιστοποίησης, οι απομακρυσμένοι έλεγχοι παρέμειναν για μεγάλο χρονικό διάστημα ασήμαντοι, καθώς δεν συμμορφώνονταν με τους κανόνες και τις προδιαγραφές διαπίστευσης. Με το COVID-19, αυτό είναι πιθανό να έχει αλλάξει: Οι εξαιρέσεις ψηφίστηκαν εν μία νυκτί και το αδύνατο έγινε ξαφνικά το μόνο εφικτό. Παρόλο που η πανδημία είναι πλέον υπό έλεγχο σε πολλές χώρες, οι εξ αποστάσεως έλεγχοι ήρθαν για να μείνουν.

Είναι ένας απομακρυσμένος έλεγχος το ίδιο με έναν κανονικό έλεγχο μέσω κάμερας; Σίγουρα όχι! Ένας απομακρυσμένος έλεγχος είναι θεμελιωδώς διαφορετικός - διαφορετικές απαιτήσεις, διαφορετικές μέθοδοι ελέγχου, διαφορετικές προκλήσεις, διαφορετικοί κίνδυνοι και διαφορετικές ευκαιρίες. Σε αυτή τη σειρά άρθρων, θα θέλαμε να σας δώσουμε μερικές συμβουλές σχετικά με τον τρόπο διενέργειας ελέγχων εξ αποστάσεως.

Όταν γίνεται σωστά, ένας απομακρυσμένος έλεγχος μπορεί να αποτελέσει πολύτιμη προσθήκη στους επιτόπιους ελέγχους. Οι εσωτερικοί έλεγχοι, οι έλεγχοι των προμηθευτών και οι έλεγχοι πιστοποίησης μπορούν όλοι να διενεργηθούν εξ αποστάσεως - μερικώς ή πλήρως. Ωστόσο, εάν ένας απομακρυσμένος έλεγχος δεν εκτελείται με επάρκεια, κάνει περισσότερο κακό παρά καλό, καθώς παρέχει μια ψευδή αίσθηση ασφάλειας.

Στα επτά μέρη αυτής της σειράς, θα εξετάσουμε όλα τα βήματα από την προετοιμασία έως την παρακολούθηση. Επικεντρωνόμαστε κυρίως σε ελέγχους συστημάτων διαχείρισης (π.χ. ISO 9001 για συστήματα διαχείρισης ποιότητας, ISO 14001 για συστήματα περιβαλλοντικής διαχείρισης, ISO 45001 για συστήματα διαχείρισης υγείας και ασφάλειας στην εργασία κ.λπ.) Ωστόσο, πολλά από αυτά τα σημεία θα είναι επίσης εφαρμόσιμα σε άλλους τύπους ελέγχων, όπως οι έλεγχοι διαδικασιών, οι έλεγχοι ασφάλειας προϊόντων και οι κοινωνικοί έλεγχοι.

Βήμα 1: Γνωρίστε τον στόχο του ελέγχου.

Διαφορετικοί τύποι ελέγχων απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις σε ενδεχόμενους ελέγχους από απόσταση. Συνήθως, διακρίνουμε τρεις τύπους ελέγχων, ο καθένας με τους δικούς του στόχους:

  • Εσωτερικοί έλεγχοι: Πρόκειται για έναν έλεγχο εντός του δικού σας οργανισμού. Συνήθως διενεργείται από κάποιον εντός του ίδιου του οργανισμού.
  • Έλεγχοι προμηθευτών: Έλεγχοι που διενεργούνται από έναν πελάτη, έναν επιχειρηματικό εταίρο ή έναν εργολάβο για την επαλήθευση της συμμόρφωσης με συγκεκριμένες προδιαγραφές. Μερικές φορές οι έλεγχοι προμηθευτών ανατίθενται σε εξωτερικούς φορείς ελέγχου και πιστοποίησης.
  • Έλεγχοι πιστοποίησης: Έλεγχοι που διενεργούνται από ανεξάρτητο φορέα με σκοπό την πιστοποίηση της συμμόρφωσης με ένα πρότυπο.

Το κατά πόσον ένας απομακρυσμένος έλεγχος αποτελεί έστω και επιλογή εξαρτάται από τον τύπο του ελέγχου.

Εσωτερικοί έλεγχοι: Δεδομένου ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι προορίζονται για εσωτερική χρήση, είστε ελεύθεροι να αποφασίσετε αν ένας απομακρυσμένος έλεγχος θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους του ελέγχου. Ωστόσο, συνιστάται οι εσωτερικοί έλεγχοι να διεξάγονται σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του ISO 19011. Αυτό σημαίνει ότι οι απομακρυσμένοι έλεγχοι είναι δυνατοί, αλλά όπως εξηγείται στο δεύτερο άρθρο αυτής της σειράς, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τυχόν κίνδυνοι.

Έλεγχοι προμηθευτών: Το κατά πόσον είναι δυνατός ένας εξ αποστάσεως έλεγχος εξαρτάται από τις οδηγίες του πελάτη. Η DQS διαθέτει διάφορες λύσεις για απομακρυσμένους ελέγχους προμηθευτών.

Έλεγχοι πιστοποίησης: Στην πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης, η χρήση των εξ αποστάσεως ελέγχων έχει περιοριστεί σε επισκοπήσεις εγγράφων. Ωστόσο, κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID 19, οι οργανισμοί διαπίστευσης και οι οργανισμοί πιστοποίησης συνεργάστηκαν για να καταστήσουν δυνατό τον εξ αποστάσεως έλεγχο μετά από θετική αξιολόγηση κινδύνου (βλ. Βήμα 2). Όλοι οι φορείς πιστοποίησης πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους τις κατευθυντήριες γραμμές MD 4:2018 του Διεθνούς Φόρουμ Διαπίστευσης (IAF).

Σε γενικές γραμμές, αναμένουμε ότι πολλές από τις εξαιρέσεις του COVID-19 θα συνεχιστούν και μετά την κρίση. Στον τομέα της ασφάλειας των τροφίμων, η τάση αυτή είναι ήδη εμφανής: Στις προδιαγραφές GFSI, οι οποίες παρέχουν το πλαίσιο για πρότυπα πιστοποίησης όπως τα IFS, BRCGS και FSSC 22000, έχει ήδη προσαρμοστεί ότι οι έλεγχοι πιστοποίησης μπορούν να γίνονται εν μέρει εξ αποστάσεως.

...Αλλά είναι επίσης επιθυμητός ένας απομακρυσμένος έλεγχος
;

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι απομακρυσμένοι έλεγχοι είναι δυνατοί, αλλά μπορεί να μην είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος. Υπάρχουν σημαντικοί κίνδυνοι. Στοδεύτερομέρος αυτής της σειράς, θα εξετάσουμε την προηγούμενη αξιολόγηση κινδύνου.

Συγγραφέας
Dr. Thijs Willaert

Ο Dr. Thijs Willaert είναι Επικεφαλής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας για τους τομείς Βιωσιμότητας και Ασφάλειας Τροφίμων. Είναι επίσης ελεγκτής για τον εξωτερικό έλεγχο των εκθέσεων βιωσιμότητας. Στους τομείς ενδιαφέροντός του περιλαμβάνονται η διαχείριση της βιωσιμότητας, οι βιώσιμες προμήθειες και η ψηφιοποίηση του ελεγκτικού τοπίου.

Loading...