Ακόμη και για τους έμπειρους ελεγκτές, η διενέργεια ενός ελέγχου εξ αποστάσεως μπορεί να αποτελέσει πρόκληση. Σε αυτό το άρθρο, το οποίο αποτελεί μέρος της σειράς άρθρων μας σχετικά με τους απομακρυσμένους ελέγχους, μοιραζόμαστε ορισμένες σημαντικές συμβουλές για έναν ομαλό έλεγχο.

Αυτό είναι το έκτο μέρος μιας σειράς άρθρων που αποτελείται από επτά μέρη και αφορά τους απομακρυσμένους ελέγχους:

Παρόλο που οι εξ αποστάσεως έλεγχοι κερδίζουν ταχύτατα τη δημοτικότητά τους, δεν υπάρχει ακόμη κανένα διεθνώς αναγνωρισμένο πρωτόκολλο ή κατευθυντήριες γραμμές για τη διεξαγωγή τους. Στη σειρά των άρθρων μας, συζητήσαμε τα διάφορα βήματα που οδηγούν στον έλεγχο. Σήμερα, θα εξετάσουμε τον ίδιο τον έλεγχο και θα διατυπώσουμε ορισμένες γενικά εφαρμόσιμες συμβουλές για έναν ομαλό εξ αποστάσεως έλεγχο.

  • Κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνεδρίασης, είναι σημαντικό να καθοριστούν οι κανόνες και η μέθοδος διαλόγου. Όσο μεγαλύτερη είναι η ομάδα των συμμετεχόντων, τόσο πιο σημαντικό γίνεται αυτό.
  • Περιορίστε τον αριθμό των ταυτόχρονων συμμετεχόντων στο ελάχιστο και κάντε σίγαση των μη ομιλούντων συμμετεχόντων.
  • Εάν έχετε συμφωνήσει να καταγράψετε μια συνεδρία (βλ. Μέρος 5), μην ξεχάσετε να ξεκινήσετε την εγγραφή.
  • Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες συστήνονται πριν μιλήσουν.
  • Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν το χρονοδιάγραμμα του ελέγχου και το τηρούν.
  • Εάν είναι δυνατόν, διανείμετε τα έγγραφα εκ των προτέρων.
  • Εάν σκοπεύετε να μεταδώσετε οθόνες, ενημερώστε τους ανθρώπους εκ των προτέρων - διαφορετικά, οι συμμετέχοντες επιλέγουν τηλεφωνικά, εάν είναι απαραίτητο.

Κατά τον έλεγχο, ορισμένες πληροφορίες μπορεί να μην αποδεσμεύονται για τον εξ αποστάσεως έλεγχο. Αυτό συμβαίνει συχνά με άκρως εμπιστευτικές πληροφορίες. Ο ελεγκτής πρέπει να γνωρίζει πώς να αντιδράσει σε τέτοιες περιπτώσεις και να είναι ενήμερος για τους κανόνες. Για παράδειγμα, για ορισμένα πρότυπα και κανονισμούς, μπορεί να είναι αποδεκτή η μη κοινοποίηση ορισμένων εγγράφων, ενώ για άλλα, η κοινοποίηση είναι υποχρεωτική και η μη κοινοποίηση θα οδηγήσει σε μη συμμόρφωση.

Όλοι οι εξ αποστάσεως έλεγχοι πρέπει να ολοκληρώνονται με μια τελική συζήτηση που συνοψίζει τις ανησυχίες, τις ερωτήσεις, τα ευρήματα και τις μη συμμορφώσεις.

Ολοκληρώσατε τον εξ αποστάσεως έλεγχό σας; Υπέροχα - στοέβδομο μέρος αυτής της σειράς, θα εξετάσουμε τη συνέχεια.

Συγγραφέας
Dr. Thijs Willaert

Ο Dr. Thijs Willaert είναι Επικεφαλής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας για τους τομείς Βιωσιμότητας και Ασφάλειας Τροφίμων. Είναι επίσης ελεγκτής για τον εξωτερικό έλεγχο των εκθέσεων βιωσιμότητας. Στους τομείς ενδιαφέροντός του περιλαμβάνονται η διαχείριση της βιωσιμότητας, οι βιώσιμες προμήθειες και η ψηφιοποίηση του ελεγκτικού τοπίου.

Loading...