Οι απομακρυσμένοι έλεγχοι έχουν γίνει αναπόσπαστο μέρος της ψηφιοποίησης και της ευέλικτης εργασίας. Αυτό που εννοείται είναι η ξεχωριστή ικανότητα των εικονικών ομάδων και των υπαλλήλων που εργάζονται από το σπίτι να είναι παραγωγικοί σε υψηλό επίπεδο - και στον έλεγχο συστημάτων διαχείρισης και των διαδικασιών. Ιδιαίτερα ενόψει της πανδημίας του κορωνοϊού, η "απομακρυσμ΄ένη αριστεία" της διοίκησης των στελεχών των εταιρειών αξιολογείται όλο και περισσότερο ως ένας κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας που θα καθορίσει το μέλλον. Και κατά το σχεδιασμό και την εκτέλεσή τους, οι έλεγχοι πιστοποίησης πρέπει επίσης να είναι ιδιαίτερα αποδοτικοί, ανεξάρτητα από το αν διεξάγονται επιτόπου ή εξ αποστάσεως ως "έλεγχοι από απόσταση". Και όμως, ένας τέτοιος απομακρυσμένος έλεγχος απαιτεί πρόσθετες δεξιότητες και πρόσθετο βαθμό αριστείας από όλους τους εμπλεκόμενους.
Loading...
Απομακρυσμένοι έλεγχοι: Τι λέει το ISO 19011
Αν και οι απομακρυσμένοι έλεγχοι είχαν ήδη διαφημιστεί ως "εναλλακτική μέθοδος ελέγχου" στο ISO 19011:2011, αυτό δεν εξηγήθηκε περαιτέρω. Η αναθεώρηση του 2018 έδωσε στη συνέχεια μεγαλύτερη ώθηση στο θέμα με την πολύ πιο ακριβή αναγνώριση αυτής της μεθόδου ελέγχου. Πλέον η κατευθυντήρια γραμμή δεν μπορούσε πλέον να αγνοήσει τις δυνατότητες της αυξανόμενης ψηφιοποίησης.
"Απομακρυσμένοι έλεγχοι: απάντηση στην ψηφιοποίηση - αλλά και σε περιόδους κρίσης"
Και σαν να το υποψιάζονταν οι συντάκτες του ISO 19011:2018, η πανδημία του Covid 19 έφερε μαζί της ένα ευρύ πεδίο εφαρμογών για τον εξ αποστάσεως έλεγχο. Σε περιόδους κρίσης, όταν οι επιτόπιοι έλεγχοι δεν μπορούν πλέον να πραγματοποιηθούν στον αναγκαίο βαθμό, ο εξ αποστάσεως έλεγχος είναι χρήσιμος - έστω και με περιορισμένο τρόπο.
Απομακρυσμένοι έλεγχοι:
Μια ολόκληρη σειρά προϋποθέσεων πρέπει να πληρούνται προτού χρησιμοποιηθούν οι απομακρυσμένοι έλεγχοι ως συνοδευτική μέθοδος ελέγχου. Αυτές οι προϋποθέσεις περιλαμβάνουν την πολυπλοκότητα των διαδικασιών της εταιρείας. Ο ελεγκτής πρέπει επίσης να είναι εξοικειωμένος με το σύστημα διαχείρισης και να έχει ήδη βρεθεί, για παράδειγμα, στο χώρο της επιχείρησης στο παρελθόν.
Άλλες βασικές προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται είναι:
- Η ποιότητα της τεχνολογίας επικοινωνίας πρέπει να ανταποκρίνεται στις πολύ υψηλές απαιτήσεις ενός εξ αποστάσεως ελέγχου
- Καμία αρχική πιστοποίηση δεν μπορεί να ελεγχθεί εξ αποστάσεως. Αυτό σημαίνει κυρίως ότι το σύστημα διαχείρισης δεν πρέπει να βρίσκεται πλέον σε πρώιμο στάδιο.
- Κατά τη διάρκεια του προηγούμενου ελέγχου δεν πρέπει να έχουν εμφανιστεί σημαντικές μη συμμορφώσεις στον εν λόγω χώρο.
- Το σύστημα διαχείρισης πρέπει να είναι οργανωμένο με τέτοιο τρόπο ώστε όλα τα δεδομένα, τα αποδεικτικά στοιχεία και οι προδιαγραφές να είναι άμεσα και εύκολα αναζητήσιμα
- Πρέπει να αποκλείονται οι κίνδυνοι που θα μπορούσαν να θέσουν σε κίνδυνο τον έλεγχο
"Ικανοποίηση των απαιτήσεων του απομακρυσμένου ελέγχου: Δεν είναι κάτι αυτονόητο, αλλά ένδειξη αριστείας".
Η εκπλήρωση αυτών των απαιτήσεων, ιδίως στο σύνολό τους, δεν είναι αυτονόητη. Αντίθετα, αποτελεί ένδειξη ώριμων, άριστων συστημάτων διαχείρισης και οργανισμών που θέτουν υψηλά πρότυπα για την αντιμετώπιση των ελέγχων.
Οι εξωτερικοί ελεγκτές διαδραματίζουν επίσης σημαντικό ρόλο: Πρέπει να διαθέτουν ισχυρές, πολύ πάνω από το μέσο όρο, επικοινωνιακές και οργανωτικές ικανότητες για να κατευθύνουν και να διαχειρίζονται τον έλεγχο από απόσταση.
Η μέθοδος πρέπει να είναι αποδεκτή από όλους τους εμπλεκόμενους
Και υπάρχει και μια άλλη σημαντική προϋπόθεση. Αφορά τη στάση όλων των εμπλεκομένων απέναντι σε αυτή τη μέθοδο ελέγχου και την προθυμία τους να ασχοληθούν με αυτήν. Η εμπιστοσύνη και η αποδοχή εντός του ελεγχόμενου οργανισμού αποτελούν επομένως κεντρικά σημεία για τον επιτυχή σχεδιασμό του ελέγχου, το πρόγραμμα ελέγχου προς εκτέλεση και την παρακολούθηση του εξ αποστάσεως ελέγχου.
Δεδομένου ότι ο ελεγκτής δεν βρίσκεται επιτόπου, οι τεχνικές και επικοινωνιακές δεξιότητες -απαραίτητες "κοινωνικές δεξιότητες"- αποκτούν ακόμη μεγαλύτερη σημασία.
Αν θέλετε να έχετε εφαρμογή των εξ αποστάσεως ελέγχων, αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτή την τεχνολογία, τότε πρέπει να έχετε την αποδοχή της στην εταιρεία.
Απομακρυσμένοι έλεγχοι: Μέθοδος ελέγχου ή τύπος ελέγχου;
Οι απομακρυσμένοι έλεγχοι είναι μια μέθοδος ελέγχου και όχι ένας ξεχωριστός τύπος ελέγχου. Οι συντάκτες του ISO 19011 δεν αναγάγουν τους απομακρυσμένους ελέγχους σε εναλλακτική λύση των επιτόπιων ελέγχων. Αντίθετα, προσφέρουν την ενσωμάτωση των "απομακρυσμένων" ως μία από τις διάφορες μεθόδους που "εξισορροπούνται κατάλληλα" στο σχεδιασμό του ελέγχου.
Οι απαιτήσεις του κεφαλαίου 5.5.3 του ISO 19011 αφορούν την επιλογή και τον καθορισμό των μεθόδων ελέγχου: "Για την αποτελεσματική και αποδοτική εκτέλεση του ελέγχου, το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που ελέγχουν το πρόγραμμα ελέγχου θα πρέπει να επιλέγουν και να καθορίζουν τις μεθόδους για τον έλεγχο ανάλογα με τους καθορισμένους στόχους του ελέγχου, το καθορισμένο πεδίο εφαρμογής του ελέγχου και τα καθορισμένα κριτήρια ελέγχου".
Απομακρυσμένος έλεγχος: IAF
Εκτός από το ISO 19011, το έγγραφο MD 4 του Διεθνούς Φόρουμ Διαπίστευσης (IAF) παίζει επίσης ρόλο και χρησιμοποιείται για να αποκτήσει κανείς μια σαφή εικόνα του επίσημου πλαισίου για τους απομακρυσμένους ελέγχους. Ακολουθούν τρία παραδείγματα προϋποθέσεων για απομακρυσμένους ελέγχους με τη χρήση "Τεχνολογίας Πληροφοριών και Επικοινωνιών (ΤΠΕ)":
- Πρέπει να διασφαλίζεται η ασφάλεια και η εμπιστευτικότητα των ηλεκτρονικών ή ηλεκτρονικά μεταδιδόμενων πληροφοριών (4.1.1). Σημείωση: Ο ελεγχόμενος καθορίζει το επίπεδο των απαιτήσεων ασφαλείας.
- Η χρήση των ΤΠΕ πρέπει να γίνεται σε συμφωνία μεταξύ του ελεγχόμενου και του ελεγκτή (4.1.2). Προσοχή: Αυτό απαιτεί μια καθιερωμένη "σχέση".
- Εξασφαλίστε εκ των προτέρων ότι ο πελάτης και ο ελεγκτής διαθέτουν την απαραίτητη ηλεκτρονική υποδομή για τη χρήση ΤΠΕ (4.2.2). Σημείωση: Η "εξασφάλιση" περιλαμβάνει τη δοκιμή της υποδομής και τον προγραμματισμό εναλλακτικών λύσεων, εάν είναι απαραίτητο!
Τέτοιες τεχνικές ελέγχου με τη βοήθεια υπολογιστή (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) μπορεί να περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, τα ακόλουθα:
- Διεξαγωγή τηλεδιασκέψεων
- Συναντήσεις μέσω του Διαδικτύου
- Διαδραστικές επικοινωνίες μέσω διαδικτύου
- Απομακρυσμένη ηλεκτρονική πρόσβαση στην τεκμηρίωση του συστήματος διαχείρισης ή/και στις διαδικασίες του συστήματος διαχείρισης"
"Απομακρυσμένος έλεγχος: DQS σχετικά με την αποδοχή των εξ αποστάσεως ελέγχων"
Απομακρυσμένοι έλεγχοι με την DQS
Με τον ψηφιακό μετασχηματισμό και την πανδημία Corona, οι απομακρυσμένοι έλεγχοι έχουν αποκτήσει σταθερή θέση μεταξύ των μεθόδων ελέγχου. Από την άποψη των φορέων διαπίστευσης, οι τυπικές προϋποθέσεις-πλαίσιο είναι σε ισχύ. Οι προϋποθέσεις όσον αφορά την τεχνολογία και τις ικανότητες περιγράφονται επίσης με σαφήνεια. Συνεπώς, οι δυνατότητες που προσφέρουν οι εξ αποστάσεως έλεγχοι μπορούν να αξιοποιηθούν πλήρως. Ωστόσο, η χρήση τους πρέπει πάντα να εξετάζεται προσεκτικά. Δεν μπορεί να αξιολογηθεί επαρκώς κάθε κατάσταση εξ αποστάσεως. Ως εκ τούτου, η DQS θα εξετάσει μαζί σας εκ των προτέρων την εκάστοτε κατάσταση στην εταιρεία σας και τους κινδύνους που συνδέονται με την εφαρμογή.
Απλά αξιοποιώντας την ποιότητα
Από την ίδρυσή της το 1985 ως ο πρώτος γερμανικός φορέας πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης, η DQS έχει δεσμευτεί για τη βιώσιμη επιτυχία των πελατών της. Με ελέγχους προστιθέμενης αξίας και έννοιες προσανατολισμένες στον πελάτη, συνοδεύουμε τους οργανισμούς σε όλη τη διαδρομή προς την επιχειρηματική αριστεία.
Εκτός από την αξιολόγηση σύμφωνα με τα επιμέρους πρότυπα συστημάτων διαχείρισης, ο συνδυασμένος, ταυτόχρονος έλεγχος πλήρως ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης σας προσφέρει πολλές ευκαιρίες. Η διεπιστημονική αξιολόγηση επιτρέπει την αξιοποίηση συνεργειών και, ταυτόχρονα, τον εντοπισμό αλληλεπιδράσεων και αντιφάσεων μεταξύ των διαφόρων θεμάτων.
Σε σχέση με το ISO 19011, προσφέρουμε επίσης ελέγχους από δεύτερο μέρος ως υπηρεσία για επιλεγμένα θεματικά πεδία, για παράδειγμα ως ελέγχους προμηθευτών.
Προκειμένου να αυξήσουμε τα οφέλη για τους πελάτες μας, εστιάζουμε σε πολλαπλά προσόντα κατά την επιλογή και την περαιτέρω κατάρτιση των ελεγκτών μας: Οι ελεγκτές της DQS καλύπτουν κατά μέσο όρο τουλάχιστον τρία πρότυπα. Πιστέψτε μας στο λόγο μας. Ανυπομονούμε να μιλήσουμε μαζί σας.
Ενημερωτικό δελτίο της DQS
Μείνετε ενημερωμένοι και εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο!
Συγγραφέας
Julian König
Ο Julian König, επικεφαλής της Διεύθυνσης Διαχείρισης Προϊόντων και Διαπίστευσης της DQS και εμπειρογνώμονας για το ISO 50001, είναι υπεύθυνος για την υποστήριξη και την ανάπτυξη προϊόντων σύμφωνα με τη διαπίστευση για τα προϊόντα εστίασης της DQS. Η ομαδοποίηση της τεχνογνωσίας στην ομάδα του δημιουργεί μια ισχυρή σύνδεση με τις ανάγκες της αγοράς. Με την εξειδίκευσή του στα πρότυπα, είναι επίσης περιζήτητος συγγραφέας και συντονιστής.
Loading...