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Was bedeutet Delta-Audit?

Ute Dröge

DQS-Expertin für ISO 9001 Qualitätsmanagement
März 09 , 2022

 

Delta-Audits erfolgen in der Absicht, Managementsysteme auf die Differenz zwischen dem Status quo und den (neuen) Normanforderungen zu auditieren.

Es geht darum, möglichen Handlungsbedarf aufzuzeigen, und zwar bevor zum Beispiel ein Übergangsaudit auf eine neue Norm oder ein Zertifizierungsaudit durchgeführt wird. Delta-Audits können jederzeit und unabhängig von regulär geplanten Audits durchgeführt werden.

Das Delta-Audit ist nach dem vierten Buchstaben des griechischen Alphabets „Delta“ (∆) benannt. Ein oft synonym verwendeter Begriff ist Gap-Analyse (von engl. gap = Lücke).

INHALT

Wann ist ein Delta-Audit sinnvoll?

Delta-Audits werden von Zertifizierungsgesellschaften als optionale Dienstleistung angeboten. Es ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Revisionen von ISO-Managementsystemnormen vorliegen und Unternehmen auf die neue Version umsteigen wollen. Wie seinerzeit bei der bekannten Norm für Qualitätsmanagement der Übergang von ISO 9001:2008 auf ISO 9001:2015.

Das Delta-Audit war für viele Unternehmen eine willkommenen Möglichkeit, auf Grundlage der finalen Norm etwaigen Handlungsbedarf zu ermitteln, um den erfolgreichen Übergang auf die neue Version sicherzustellen.

Auch beim Umstieg von einer Managementsystemnorm, deren Herausgeber nicht die ISO ist, auf eine ISO-Norm, ist ein Delta-Audit sinnvoll. Es schafft Transparenz und zeigt möglichen Handlungsbedarf auf. Ein Beispiel hierfür kommt aus dem Bereich Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA): der damalige Umstieg vom britischen Standard OHSAS 18001 auf ISO 45001:2018.

Eine weitere Situation, in der Delta-Audits zum Einsatz kommen können, ist das Fehlen einer formalen Grundlage für eine Zertifizierung. Derartige Audits bringen kein offizielles Zertifikat hervor. Bieten Ihrem Unternehmen aber die Sicherheit, den Status quo, das Delta zu den Anforderungen und den Handlungsbedarf zu kennen.

 

Wann lohnt sich der Aufwand?

Ein Delta-Audit kann beispielsweise bei einer Normrevision eine sinnvolle Maßnahme sein, da Unternehmen zum Zeitpunkt des geplanten Umstiegs nur selten zu 100 Prozent auf dem Stand einer überarbeiteten oder neu herausgegebenen Managementsystemnorm sind.

Das Delta-Audit ist vom Aufwand etwa vergleichbar mit einem (ebenfalls optionalen) Vor-Audit, das bei einer Erstzertifizierung noch vor dem Stufe-1-Audit durchgeführt wird. Beide Verfahren sind unabhängig vom eigentlichen Zertifizierungsaudit und damit mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Dennoch spart ein derartiges Audit in den meisten Fällen Zeit und Kosten gegenüber einem ungenügend vorbereiteten Zertifizierungsaudit, in dem wesentliche Nichtkonformitäten (Abweichungen) festgestellt werden.

Wann sollte ein Delta-Audit durchgeführt werden?

Wer ein Delta-Audit in Auftrag gibt, sollte sich Gedanken über den richtigen Zeitpunkt der Durchführung machen. Stehen die neuen Anforderungen einer Norm fest, gibt es keinen zu frühen Termin. Umgekehrt muss ein Unternehmen damit rechnen, dass eine Gap-Analyse Handlungsbedarf aufzeigt. Es muss also ausreichend Zeit zum Beispiel bis zum geplanten Umstellungsaudit eingerechnet werden, um eventuell notwendige Maßnahmen umsetzen zu können.

 

Wie läuft ein Delta-Audit ab?

Delta-Audits werden immer individuell für jedes Unternehmen angesetzt. Dabei werden vorhandene Unternehmensstrukturen analysiert, um zum Beispiel Aufwand und Kosten für eine Zertifizierung zu ermitteln. Die Analyse kann sich je nach Anforderung nur auf einzelne Teile eines Unternehmens beziehen oder alle Unternehmensbereiche berücksichtigen. In die Analyse einbezogen werden unter anderem Aktionspläne des Unternehmens, Risikobewertungen oder Zieldefinitionen.

Das Audit erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:

  • Selbsteinschätzung anhand einer Frageliste durch Ihr Unternehmen
  • Festlegung der Audit-Schwerpunkte in enger Absprache mit der Zertifizierungsgesellschaft
  • Bewertung des Ist-Zustandes vor Ort durch den Auditor
  • Bewertung der Selbsteinschätzung mit Blick auf festgestellten Ist-Zustand vor Ort durch den Auditor
  • Dokumentation von Schwachstellen und Verbesserungspotenzial durch den Auditor

Es muss dabei jedoch beachtet werden, dass es nach dem Delta-Audit und einem eventuell anstehenden Übergangs- oder Zertifizierungsaudit keine zusätzliche Begutachtung mehr durch den Auditor gibt. So kann nicht aufgezeigt werden, ob das aufgezeigte Verbesserungspotenzial auch umgesetzt wurde.

Am Ablauf und der Herangehensweise wird deutlich, dass eine solche Analyse keine Dienstleistung im Sinn einer Beratungstätigkeit darstellt. Sie ist eine sinnvolle Vorbereitung auf die Zertifizierung mit Blick auf möglichen Handlungsbedarf. Das Delta-Audit kann einer Zertifizierung vorangehen, ist jedoch nicht Bestandteil der ISO-Zertifizierung.

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Delta Audit – Fazit

Ein Delta-Audit (synonym dazu eine Gap-Analyse) kommt in der Regel dann zum Einsatz, wenn eine Norm überarbeitet oder gänzlich neu herausgegeben wird. Aktuell ist dies beispielsweise beim Übergang auf die neue ISO/IEC 27001:2022 empfehlenswert.

Zertifizierungsgesellschaften bieten ihren Kunden damit eine Feststellung des Ist-Zustandes und die Überprüfung ihrer Selbsteinschätzung an. Sie wird mit den neuen Anforderungen im Unternehmen vor Ort abgeglichen. Die ermittelten Schwachstellen (Deltas / Lücken) werden dokumentiert und müssen vom Unternehmen vor der eigentlichen Zertifizierung geschlossen werden. Letzteres wird jedoch nicht überprüft.

Der Hauptnutzen liegt darin, dass im eigentlichen Zertifizierungsaudit keine wesentlichen Abweichungen (Nichtkonformitäten) mehr zu erwarten sind. Dies spart in Summe Zeit und Kosten.

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Seit ihrer Gründung als erster deutscher Zertifizierer von Managementsystemen engagiert sich die DQS für den nachhaltigen Erfolg ihrer Kunden. Mit wertschöpfenden Audits und kundenorientierten Konzepten begleiten wir Organisationen bis hin zu Business Excellence.

Gerade zum Beispiel die kombinierte, zeitgleiche Auditierung von vollständig integrierten Managementsystemen bietet Ihnen zahlreiche Chancen auf dem Weg zu Excellence. Unsere Kunden der DQS sehen in den Audits eine Chance. Für sie ist das Feedback des unabhängigen Auditors zum Verbesserungspotenzial und Risiken ebenso wertvoll wie ein DQS-Zertifikat als Nachweis ihrer Qualitätsfähigkeit. Damit dies so bleibt, achten wir strikt auf Integrität und Objektivität – mehr dazu lesen Sie in unserer Auditphilosophie.

Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.

Autor
Ute Dröge

In ihrer Rolle als langjährige Auditorin und Normexpertin ist Ute Dröge eine zentrale Ansprechpartnerin für den Großkundenbereich der DQS. Ihre umfassende Expertise erstreckt sich über diverse Branchen und konzentriert sich auf die Schwerpunkte Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Energiemanagement. Im Rahmen der DQS Academy wird insbesondere das umfangreiche Fachwissen der erfahrenen Moderatorin und Trainerin geschätzt.

 

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