Oberste Leitung in ISO 9001:2015 – Was sagt die Norm?

INHALT

• Was fordert die Norm?
• Welche Aufgaben hat die oberste Leitung im Managementsystem?
• Was bedeutet „Rechenschaftspflicht“?
• Die oberste Leitung im Zertifizierungsaudit
• Rückblick: Der Beauftragte der obersten Leitung
• Fazit

Die oberste Leitung (engl. top management) ist laut der für Konzepte und Begriffe zuständigen internationalen Norm ISO 9000:2015 eine

Gemäß dieser Normendefinition handelt es sich also um eine Person oder eine Personengruppe auf der höchsten Ebene der Entscheidungsbefugnis. Auf dieser Ebene wird über Ressourcen entschieden und es darf Verantwortung delegiert werden. In den meisten Unternehmen gehen diese Merkmale mit einer Geschäftsleitungsfunktion und der entsprechenden Handlungsvollmacht einher.

Gleichzeitig ist es aber auch ein typischer Normbegriff, wie er im Unternehmensalltag praktisch nie verwendet wird. In der Praxis spricht man eher von einem Geschäftsführer, dem Top-Management oder der Unternehmensleitung.

Allerdings trifft diese Benennung aus Sicht der Norm nicht in jedem Fall zu: Denn „die Organisation“ ist, was ihr Managementsystem betrifft, nicht immer identisch mit „dem Unternehmen“. Es kommt dabei immer auf den Anwendungsbereich des Managementsystems an! Damit kann „die Organisation“ aus Sicht der Norm durchaus auch nur einen Teil eines komplexen Unternehmens umfassen. In diesem Fall kann die oberste Leitung der Organisation durchaus der Geschäftsleitung des gesamten Unternehmens unterstellt sein.

Welche Aufgaben hat die oberste Leitung im Managementsystem?

Die Anforderungen an die oberste Leitung finden sich in allen modernen Managementsystemnormen der ISO (International Organization for Standardization) in Kapitel 5 „Führung“.

Die Verantwortung der obersten Leitung für das Managementsystem hat sich mit der Einführung der gemeinsamen Grundstruktur der Managementsystemnormen (High Level Structure, HLS) mit gemeinsamen Kapiteln, Textbausteinen und Begriffen deutlich verstärkt. Vergleicht man beispielsweise die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001:2015 mit ihrer Vorgängerversion von 2008 fällt zunächst der geänderte Titel auf: Aus ehemals „Verantwortung der Leitung“ wurde schlicht „Führung“. Und das hat es in sich: Der Umfang des Kapitels ist um etwa 50 % gewachsen. Auffällig ist der hohe Detaillierungsgrad der Anforderungen: So werden allein im ersten Unterkapitel – 5.1 Führung und Verpflichtung – zehn einzelne Handlungsthemen beschrieben.

Die oberste Leitung muss also – hinsichtlich des Managementsystems – Führung und Verpflichtung zeigen, zum Beispiel:

• Sicherstellen, dass das Managementsystem seine beabsichtigten Ergebnisse erzielt
• Übernahme der Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des Managementsystems
• Festlegen von Politik und Zielen
• Festlegen von Rollen, Befugnissen und Verantwortlichkeiten
• Integration der Normanforderungen
• Anwendung des risikobasierten und prozessorientierten Ansatzes
• Bereitstellen notwendiger Ressourcen
• etc.

Was bedeutet  „Rechenschaftspflicht“?

Die oberste Leitung hat also die Rechenschaftspflicht für das Managementsystem inne, was bedeutet das? Unabhängig von einer Rechenschaftspflicht, die ihr juristisch für das ganze Unternehmen ohnehin zukommt, muss sie diese nun auch für das Managementsystem übernehmen.

Indirekt kann die Rechenschaftspflicht aber auch juristische Konsequenzen haben, nämlich dann, wenn es um Haftungsfragen geht, zum Beispiel mit Blick auf das Produkthaftungsgesetzt oder andere rechtliche Anforderungen. Im Zweifelsfall kann die oberste Leitung mit der erfüllten Rechenschaftspflicht und der nachgewiesenen Wirksamkeit des in seinem Unternehmen implementierten Managementsystems argumentieren, was wiederum den juristischen Begriff „Sorgfaltspflicht“ berühren könnte.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Funktionieren und den Erfolg des Managementsystems ist die Vorbildfunktion, die die oberste Unternehmensleitung insgesamt und für das Managementsystem im Besonderen innehaben sollte. Denn der Erfolg hängt vor allem davon ab, ob sie die Mitarbeiter für das Managementsystem und das Mitwirken begeistern kann.

Die oberste Leitung im Zertifizierungsaudit

Was erwartet die DQS als Zertifizierungsunternehmen von der Unternehmensleitung, wenn sie ein Audit durchführt? Führung in der Norm ISO 9001:2015 erfordert ein persönliches, aktives Mitwirken der obersten Leitung im Managementsystem. Nachweise finden sich in Form von aussagekräftigen, faktenbasierten Managementbewertungen, in Protokollen, persönlichen Botschaften, Entscheidungen und, nicht zuletzt, in einer beständig hohen Qualität der Produkte und Dienstleistungen. Wer seine Verpflichtung zu Qualität solchermaßen spürbar wahrnimmt, ist für die Zertifizierung bestens gerüstet.

Rückblick: der Beauftragte der obersten Leitung

Ein Rückblick auf ISO 9001:2008, die Vorgängerversion von ISO 9001:2015, zeigt inwieweit Kapitel 5.1 eine wesentliche Veränderung gebracht hat. Damals oblag Rechenschaftspflicht, auch wenn diese Pflicht von der Norm nicht so genannt wurde, dem sogenannten „Beauftragten der obersten Leitung“ (BdoL). Der allerdings musste seinerseits Mitglied der obersten Leitung sein, und den restlichen Mitgliedern lediglich berichten. Mit den seit 2015 geltenden Normanforderungen hat sich das entscheidend geändert.

Fazit

Die oberste Leitung ist ein Begriff, der sich auf das Managementsystem eines Unternehmens oder einer Organisation bezieht. Sie muss nicht zwangsläufig die oberste Leitung des gesamten Unternehmens sein, zum Beispiel wenn der Anwendungsbereich des Managementsystems nur einen Teil des Unternehmens umfasst.

Mit der gemeinsamen Grundstruktur (HLS), über die heute alle modernen ISO-Managementsystemnormen verfügen, wurde in Kapitel 5.1 die Rechenschaftspflicht für das Managementsystem auf die gesamte oberste Leitung übertragen, die zuvor in ähnlicher Form ein sogenannter „Beauftragter der obersten Leitung“ innehatte.

Die Aufgaben der obersten Leitung sind in der aktuellen Normversion von 2015 konkretisiert und erweitert. Sie muss vielmehr für das Managementsystem „den Kopf hinhalten“, es mit den benötigten Ressourcen ausstatten, Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen und nicht zuletzt auch ein Vorbild für jene sein, die im Unternehmensalltag die Normanforderungen in die Praxis umzusetzen haben.

Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.