Arbeitsschutz braucht Kommunikation – Wichtige Fragen und Antworten

INHALT

• ISO 45001 – Normanforderungen zur Kommunikation
• Was versteht ISO 45001 unter Kommunikation?
• Gibt es eine übergeordnete Normanforderung an die Kommunikation?
• Wer muss kommunizieren?
• Welche rechtlichen Verpflichtungen müssen beachtet werden?
• Muss mein Unternehmen auf Notfälle vorbereitet sein?
• Wann funktioniert Kommunikation?
• Informationen verstehen – wie kann eine Organisation das sicherstellen?
• Was macht interne Kommunikation aus – und was externe?
• Arbeitsschutz braucht Kommunikation – Fazit
• Hinweis: ISO 45001 hat BS OHSAS 18001 abgelöst

ISO 45001 – Normanforderungen Kommunikation

Im März 2018 wurde ISO 45001 nach fünfjähriger Entwicklungszeit erstmals veröffentlicht. Die Absicht dahinter: Das Arbeiten soll mit der Anwendung der internationalen Norm für „Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit“ (SGA) spürbar sicherer werden. Sie soll Unternehmen in die Lage versetzen, Risiken für Beschäftigte durch gesundheitliche Schäden, Unfälle und Verletzungen frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Die interne und externe Kommunikation der Organisation spielen dabei eine zentrale Rolle.

Um die Kommunikation im Rahmen des SGA-Managementsystems normgerecht zu gestalten, muss Ihr Unternehmen einen geeigneten Prozess festlegen, umsetzen und aufrechterhalten. Mithilfe dieses Kommunikationsprozesses muss vor allem festgelegt werden, worüber, wann, mit wem und wie intern und extern kommuniziert wird. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und die Berücksichtigung Ihrer relevanten interessierten Parteien. Verknüpfungen mit anderen Normkapiteln – insbesondere Kapitel 8.2 „Notfallplanung und Reaktion“ – verdeutlichen, wo interne und externe Kommunikation wichtige Rollen spielen.

Die Kernforderungen zur Kommunikation sind in Kapitel 7.4 beschrieben. Weitere Anforderungen zur Informationspflicht und kommunikationsrelevante Themen finden sich in folgenden Normkapiteln:

• Verstehen der Organisation und ihres Kontextes (4.1)
• Verstehen der Erwartungen von Beschäftigten und anderen Interessierten Parteien (4.2)
• Führung und Verpflichtung (5.1)
• Ermittlung von Gefährdungen und Beurteilung von Risiken und Chancen (6.1.2)
• Bestimmung rechtlicher und anderer Verpflichtungen (6.1.3)
• Planung von Maßnahmen (6.1.4)
• Notfallplanung und Reaktion (8.2)
• Bewertung der Compliance (9.1.2)
• Vorfall, Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen (10.2)

Arbeitsschutz und Kommunikation – wichtige Fragen und Antworten

Der Erfolg eines Arbeitsschutzmanagementsystems ist abhängig von der Führung, Verpflichtung und dem Verhalten sämtlicher Hierarchieebenen und Funktionen innerhalb eines Unternehmens. Dabei spielt auch die Kommunikation eine wesentliche Rolle. Altan Dayankac, DQS-Normexperte und langjähriger Auditor für Gesundheits- und Arbeitsschutz beantwortet wichtige Fragen rund um die Kommunikation in ISO 45001.

Was versteht ISO 45001 unter Kommunikation?

Das Kapitel 3 „Begriffe“ liefert anders als erwartet keine Definition von „Kommunikation“. Was die Norm genau darunter versteht, wird erst im Kontext der Anforderungen deutlich – und dann auch sehr konkret:

Dies zu wissen, kann für das Verständnis einiger Normanforderungen durchaus hilfreich sein.

Informationen müssen also zuverlässig ankommen, richtig?

Ja, typisch ist zum Beispiel die Formulierung der folgenden Passage aus Kapitel 7.4: „Die Organisation muss sicherstellen, dass die zu kommunizierenden SGA-Informationen mit den Informationen übereinstimmen, die innerhalb des SGA-Managementsystems erzeugt werden, und dass diese verlässlich sind.“ Es geht hier ganz klar nur um die Mitteilung von SGA-Informationen, nicht etwa um einen Austausch darüber.

Gibt es eine übergeordnete Normanforderung zur Kommunikation?

Grundlegend ist sicher die Anforderung nach der Festlegung, Umsetzung und Aufrechterhaltung eines geeigneten Kommunikationsprozesses. Dieser schließt insbesondere auch die zentrale Festlegung ein,

• worüber,
• wann,
• mit wem und
• wie

kommuniziert wird. Interessanterweise sucht man in der Arbeitsschutz-Norm aber vergeblich nach der Anforderung, „wer“ kommuniziert. Antworten darauf ergeben sich nur über einen Umkehrschluss, ganz anders als in der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001:2015.

Kommunikation im Arbeitsschutz: Wer muss kommunizieren?

Eine explizite Festlegung, wer kommuniziert, gibt es in ISO 45001 also nicht. Es braucht daher einen Umkehrschluss: Aus der Normforderung, festzulegen, „mit wem“ unter welchen Umständen intern zu kommunizieren ist, ergibt sich quasi automatisch, „wer“ diese Aufgabe des „Sendens“ verbindlich übernimmt.

Grundsätzlich gilt: Für einen funktionierenden Kommunikationsprozess bedarf es einer koordinierenden Stelle, zum Beispiel einer Stabsstelle „Krisenkommunikation“. Ebenso braucht es unmittelbar zugängliche Informationen, wer an welcher Stelle im Haus kommuniziert.

Krisenkommunikation – da geht es doch im wesentlichen um Arbeitsunfälle?

Genau. Für die Absicht, die Unfallzahlen weiter zu vermindern, ist eine geeignete Kommunikation eine wesentliche Voraussetzung. Und nicht zu vergessen: Hier stehen besonders auch gesetzliche Anforderungen und damit rechtliche Verpflichtungen einer Organisation im Raum, die auch jenseits der SGA-Norm unbedingt erfüllt werden müssen.

Welche rechtlichen Verpflichtungen müssen beachtet werden?

Bei einem Notfall müssen oft Rettungsdienste alarmiert werden. Klar festgelegte Abläufe für die Alarmierung können für die Betroffenen lebensrettend sein. Wichtig ist, dass nicht nur die Fachkraft für Arbeitssicherheit weiß, was im Detail zu tun ist, sondern auch die Beschäftigten.

Manche Notfallsituationen, wie die Freisetzung von Schadstoffen nach einer Explosion oder der unsachgemäße Umgang mit Gefahrstoffen, verlangen nicht nur nach einer schnellen und koordinierten Alarmierung von Rettungsdiensten. Sie ziehen in der Regel auch eine unverzügliche Meldung an die zuständigen Behörden nach sich. In solchen Fällen geht es eventuell auch um den Schutz und die Sicherheit der Bevölkerung.

Arbeitsschutz und Kommunikation: Wo liegen die organisatorischen Risiken?

Das Unternehmen muss bei bestehender Meldepflicht genau wissen, welche Behörden anhand welcher Vorgaben benachrichtigt werden müssen. Aber das ist noch nicht alles. Ist diese Notfallsituation tragischerweise mit einem Todesfall verbunden, muss der Arbeitgeber umgehend eine Unfallanzeige bei der Berufsgenossenschaft einreichen – dies alles berührt im Übrigen auch das Thema „relevante interessierte Parteien“.

Wer im Unternehmen für eine solche Anzeige zuständig ist, hat meist keine Zeit für lange Recherchen, an wen und auf welche Weise was gemeldet werden muss. Wird der Unfall zu spät oder an der falschen Stelle gemeldet, zieht das unweigerlich rechtliche Folgen nach sich.

Wer muss bei Notfällen noch informiert werden?

Denken Sie bitte in der eben beschriebenen Notfallsituation nicht nur an die Beschäftigten und zuständigen Behörden. Auch andere relevante interessierte Parteien müssen wahrheitsgemäß informiert werden, beziehungsweise wollen wahrheitsgemäß informiert werden, zum Beispiel die Polizei, Staatsanwaltschaft und Presse. Wichtig dabei ist auch ein passender Kommunikationsstil. Denn diesen interessierten Parteien müssen kompetente Personen Rede und Antwort stehen können, damit keine Falschmeldungen an die Öffentlichkeit gelangen, die Ihrem Unternehmen schaden.

Muss mein Unternehmen auf Notfälle vorbereitet sein?

Unbedingt, da genügt ein Blick in das Normkapitel 8.2 „Notfallplanung und Reaktion“. Hier wird vom Betrieb gefordert, sich anhand eines festgelegten Kommunikationsprozesses auf mögliche Notfallsituationen vorzubereiten, damit eine planvolle Reaktion möglich ist. Dabei spielt auch Kapitel 6.1.2.1 „Ermittlung von Gefährdungen“ eine wesentliche Rolle. Anhand dieser Verknüpfungen innerhalb der Norm lässt sich sehr gut erkennen, welchen Stellenwert die richtige Kommunikation einnimmt.

Arbeitsschutz: Wann funktioniert Kommunikation?

Allgemein kann man sagen, dass die Kommunikation im SGA-Managementsystem dann ihren Zweck erfüllt, wenn die Kommunikationspartner einander verstehen, beziehungsweise alle Adressaten von SGA-Informationen deren Inhalt problemlos erfassen können. DIN EN ISO 45001 legt deshalb großen Wert darauf, dass Aspekte, die geeignet sind, das gegenseitige Verstehen zu beeinträchtigen oder gar zu verhindern, von der Organisation berücksichtigt werden – die Norm spricht in diesem Zusammenhang auch von Diversitätsaspekten.

Was sind Diversitätsaspekte?

Die „Vielfalt von Menschen“ ist ein ganz wichtiger Aspekt, zum Beispiel mit Blick auf Fähigkeiten und Möglichkeiten von Menschen, bezogen etwa auf Geschlecht, Sprache, Kultur, Lese- und Schreibfähigkeit, Behinderung et cetera. Für die Praxis bedeutet das: SGA-Informationen müssen so verfasst sein, dass ein beliebiger Beschäftigter sie verstehen kann.

Dies schließt auch Beschäftigte mit eingeschränkter Lesefähigkeit ein oder solche, die die Sprache, in der die Mitteilung verfasst ist, nicht beherrschen. Am Ende muss eine entsprechende SGA-Information gegebenenfalls mündlich überbracht beziehungsweise übersetzt werden.

Informationen verstehen – wie kann eine Organisation das sicherstellen?

Es braucht vor allem die Festlegung geeigneter, also normkonformer Kommunikationsprozesse, im Einzelnen mit konkreten Arbeitsanweisungen und Unterweisungen. Auch an den Inhalt von Mitteilungen und an die Kommunikationsprozesse selbst stellt die SGA-Norm eine Reihe von Anforderungen. Rechtliche und andere Verpflichtungen der Organisation müssen ebenso berücksichtigt werden, wie die Ansichten und Bedürfnisse externer interessierter Parteien.

Worum geht es bei den Bedürfnissen externer interessierter Parteien?

Das heißt zum Beispiel, dass SGA-Informationen, die mitgeteilt werden, sachlich formuliert, plausibel, konsistent, vollständig und natürlich zuverlässig sein müssen. Außerdem müssen sie die Bedürfnisse der Adressaten treffen, und sie sollten auch transparent sein, zum Beispiel mit Blick auf die Frage, wie eine Nachricht zustande gekommen ist. Umgekehrt müssen relevante Äußerungen oder Eingaben seitens der Beschäftigten, jedenfalls soweit sie das SGA-Managementsystem betreffen, vom Unternehmen beachtet werden, und zwar in Form einer angemessenen Reaktion.

Was macht interne Kommunikation aus – und was externe?

Man kann es vielleicht so zusammenfassen: Intern muss zwischen den verschiedenen Ebenen und Funktionen mit Blick auf SGA-relevante Informationen und Änderungen des SGA-Managementsystems kommuniziert werden. Die Beschäftigten müssen die Möglichkeit haben, an der fortlaufenden Verbesserung unter anderem des SGA-Managementsystems teilzuhaben. Bei der externen Kommunikation liegt der Schwerpunkt hingegen auf der Kommunikation beziehungsweise der Mitteilung relevanter SGA-Informationen nach außen, und zwar unter Berücksichtigung rechtlicher Verpflichtungen und anderer Anforderungen.

Arbeitsschutz braucht Kommunikation – Fazit

Worüber wird wann, mit wem und wie intern und extern kommuniziert? Welche Rolle spielen die Führungskräfte, um die Bedeutung von Gesundheit und Arbeitsschutz im alltäglichen Handeln zu verdeutlichen? Welche Möglichkeiten haben Beschäftigte, Informationen über Gefährdungen und Beinahe-Unfälle weiterzugeben? Auf welche Weise ist die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein Sicherheitsbeauftragter eingebunden?

All dies muss Ihr Unternehmen nach DIN EN ISO 45001 festlegen, damit Kommunikation auch wirklich ankommt. Prozesse und Verfahren in der betrieblichen Kommunikation aber auch Unterweisungen und Arbeitsschutz-Checklisten müssen plausibel, vollständig, zuverlässig und für alle Beteiligten verständlich sein – Stichwort Diversität. In der externen Kommunikation geht es zudem um die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen, zum Beispiel bei der Notfallplanung und Reaktion auf Notfälle.

Direkt kommunizieren, persönliche Gespräche und gegebenenfalls nachfragen, ob Aussagen verstanden werden – unterm Strich kommt der Normexperte Andreas Ritter zu dem Ergebnis, dass der Austausch und die Bereitstellung von Informationen ein Schlüsselfaktor sind, um den Arbeitsschutz im Betrieb zu erhöhen.

Hinweis: ISO 45001 hat BS OHSAS 18001 abgelöst

Am 30. September 2021 wurde der seit über 20 Jahren für Arbeitsschutzmanagement relevante britischen Standard OHSAS 18001 durch ISO 45001 abgelöst. Seither haben alle Zertifikate gemäß BS OHSAS 18001 ihre Gültigkeit verloren. 

Die DQS – von Anfang an der richtige Partner

Die Einführung eines auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen SGA-Managementsystems ist eine zukunftsweisende Möglichkeit, Vertrauen zu stärken und Marktchancen zu erweitern. Erfolgreiche Unternehmen sehen in der Zertifizierung zudem die Chance, durch einen neutralen, unabhängigen Blick von außen Risiken und Potenziale klarer zu erkennen.

Die DQS wurde im Jahr 1985 als erste Zertifizierungsgesellschaft Deutschlands gegründet. Seit dieser Zeit zählen wir zu den führenden Auditspezialisten und Zertifizierern weltweit. Unsere Gründungsgesellschafter DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) und DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) sind noch heute wichtige Partner für die Aus- und Weiterbildung sowie die Normungsarbeit.

Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.