Agil im Home Office – Kontrollieren Sie noch oder chillen Sie schon?

Agil im Home Office: Werden Sie als Führungskraft und Teamplayer auch von solchen Fragen gequält? Dann gönnen Sie sich den DQS-Podcast von und mit Prof. Dr. Patricia Adam – und nutzen morgen die erste halbe Stunde im Home Office für ein höchst vergnügliches Hör-Erlebnis.

INHALT

• Chef allein zu Haus
• Agile Teams – Qualitätszirkel reloaded
• Output matters!
• Stratege, Prozess-Coach oder Kontroll-Freak: Sie entscheiden!
• Expertise und Vertrauen

Chef allein zu Haus

Agil im Homeoffice

Wir Menschen neigen ja dazu, uns in Situationen unsicher zu fühlen, in denen wir die Kontrolle verlieren. Und allein als Chef im Home Office zu sitzen, die Technik streikt und ich erreiche meine Leute nicht – das ist Kontrollverlust. Das ist besonders schlimm für die Führungskräfte, die sich nur dann wohl fühlen, wenn sie ihre Leute wirklich „live und in Farbe“ vor ihren PCs sitzen und eifrig daran arbeiten sehen. Dabei müssen wir wohl alle ehrlich zugeben, dass manche Mitarbeiter dann besonders konzentriert vorm PC sitzen, wenn sie bei den ersten Eingaben so viele Fehler gemacht haben, dass sie das entstandene Chaos möglichst schnell wieder beseitigen wollen.

In diesem Corona-bedingten „Boot-Camp“ zum Thema VUKA-Welt geraten wir alle schon einmal an die Grenzen dessen, was wir bisher als unverzichtbare Bedingungen erachtet haben. Gerade bezüglich der Teamprozesse im Home Office kann die Führungskraft ihrer angestammten Rolle als Entscheidungsmacht nicht mehr gerecht werden. Als Chef kann ich nicht mehr wissen als meine Teammitglieder, da ich über die aktuelle Situation keine besseren Informationen habe als sie. Gerade in solchen unsicheren Zeiten sind Entscheidungen von Teams, die verschiedene Perspektiven und Erfahrungen berücksichtigen, den Entscheidungen von Einzelnen erheblich überlegen.

Agile Teams – Qualitätszirkel reloaded

In Unternehmen schlägt hier die Stunde von agilen Teams. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie mit allen Teammitgliedern gemeinsam selbstverantwortlich Entscheidungen treffen und umsetzen. Dafür brauchen sie keine Führungskraft mehr! Allerdings brauchen sie schon noch Personen, die dieses Team moderieren. Also den Arbeitsprozess und die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen mit Hilfe von geeigneten agilen Vorgehensweisen lenken.

Jeder, der einmal ein Zoom-Meeting ohne Moderator mitgemacht hat, weiß genau, wovon die Rede ist. Ein solcher Moderator sorgt dafür, dass sich das Team entscheidet – und sorgt auch dafür, dass die Einhaltung der selbst gesetzten Ziele transparent wird. Dafür hilft Erfahrung im agilen Arbeiten und ein Fundus an agilen Vorgehensweisen. 

Für uns Qualitätsmanagement-Experten ist das übrigens gar nicht so neu. Wir waren doch die ersten, die mehr Entscheidungskompetenz und Aufgaben dorthin verlagert haben, wo das konkrete Know-how vorhanden ist. Dafür haben wir schon vor mehr als 30 Jahren Qualitätszirkel etabliert. So gesehen ist ein agiles Team nur eine konsequente Weiterentwicklung, also ein „Qualitätszirkel reloaded“.

Was wir wegen der Corona-Krise gerade im Homeoffice erleben zwingt uns in die Agilität. Manche Führungskräfte kommen damit nicht gut klar. Sie wünschen sich trotz hoher Corona-Zahlen, dass alle Beschäftigten doch wieder ins Büro kommen, und gehen damit extreme Risiken ein. Wörtlich war in einem Audit zu hören: „Ich glaube ja nicht, dass unsere Leute wirklich alle arbeiten“. Unsere ISO 9001 hat da eine schöne Lösung parat: Messen!

Output matters!

Gerade die Leistung von agilen Teams kann gut über die Ergebnisse gesichert werden. Dafür muss ich als Führungskraft natürlich klare Ziele formulieren und Ergebnisse messbar machen.

Im Rahmen meines Forschungsprojektes zur Agilität haben agile Teams im Bereich Controlling z.B. ihr zentrales Ziel so formuliert: „Wir stellen entscheidungsrelevante Infos bereit“ – und zwar fundiert (also richtige Zahlen) und zum vereinbarten Zeitpunkt (Termintreue). Wenn mir eine tolle Entscheidungsvorlage geliefert wird, kann es doch völlig egal, ob die zündende Idee in der Hängematte oder am PC entstanden ist. 

Stratege, Prozess-Coach oder Kontroll-Freak: Sie entscheiden!

Agil im Home Office: Als traditionelle Führungskraft in zwangs-agilen Prozessen bleiben mir zwei Wege offen, die aktuelle Situation sinnvoll zu begleiten: Ich gehe in die allgemeine Strategieebene und bin dafür verantwortlich, meine Mitarbeiter strategisch (nicht operativ!) auszurichten. Zudem wäre es dann an mir, das Vertrauen zu geben, dass ein agiles Team in dieser verrückten Corona-Welt auch angstfrei Dinge ausprobieren und Fehler machen darf.

Die zweite Möglichkeit wäre, Prozess-Steuerer und Moderator des agilen Teams zu werden. In dieser Rolle sorge ich durch Schaffung von Transparenz dafür, dass sich das Team an die eigenen Vorgaben hält. Ich moderiere die Videokonferenzen so, dass jeder kurz zu Wort kommt. Ich unterstütze die Arbeit und schlage agile Methoden wie ein Kanban-Board vor, welche Transparenz über den Arbeitsprozess für alle Beteiligten ermöglichen. Hinzu käme noch die Notwendigkeit, als Coach für die einzelnen Teammitglieder zu wirken und in Corona-Zeiten aufzupassen, dass gerade die Jüngeren zu Hause nicht vereinsamen.

Agil im Home Office: Führungskräfte, die sich in die Rolle des agilen Prozess-Coaches begeben und ihren Mitarbeitern im Team die Selbststeuerung zugestehen, sind die kritische Ressource um den digitalen, remote-organisierten Arbeitsprozessen einen Qualitätsschub zu geben. Das erfordert allerdings Führungspersönlichkeiten, die fähig sind, die Entscheidungshoheit wirklich abzugeben – ohne Machtgehabe und Kontrollfimmel.

Expertise und Vertrauen

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Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.