Beispiele für gute interne Audits: Haben Sie sich schon einmal die Frage gestellt, was eigentlich aus Sicht der Auditbeteiligten verlockend und reizvoll an einem internen Audit sein könnte? Horchen Ihre Auditpartner im Unternehmen auf, wenn das Auditergebnis zur Umsetzung von Zielvereinbarungen, Arbeitserleichterungen, Risikominimierungen und persönlichem Erfolg beiträgt? Gibt es eine Welt jenseits der Konformität zu Regelwerken? Wir zeigen Ihnen wo die Reise bei internen Audits hingehen könnte.
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Umdenken beginnt zum Beispiel bei der Frage, wie interne Auditoren Ihr Auditprogramm ankündigen. Welche Möglichkeiten gibt es für Sie als Auditor, eine positive Erwartungshaltung an das Audit zu schaffen? Eine Idee: Gute Ergebnisse und Veränderungen mit Wirkung in Prozessen aus internen Audits des letzten Jahres zum Anlass nehmen, um die aktuelle Auditplanung und Vorbereitung von Gesprächen mit Mitarbeitenden vorzustellen. Setzen Sie Ihren Auditbericht als Visitenkarte ein – auch gegenüber der obersten Leitung!
Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.
Beispiele für interne Audits: 3 Tipps, wie es auch mal anders gehen kann...
Wir alle kennen die traditionellen Methoden des Ziehens von Stichproben oder Beispielen im Audit. Diese sind entweder statistische oder entscheidungsbasierte Stichprobennahmen. Beiden Klassikern ist aber gemein, dass sich die gezogenen Stichproben größtenteils im „grünen Bereich“ bewegen. Aber es gibt durchaus auch andere Auditmethoden. Nachfolgend finden Sie unsere 3 Tipps:
- TOP/FLOP: Vergessen Sie mal die klassische Vorgehensweise der „Zufallsstichproben“. Suchen Sie sich – gemeinsam mit den Auditierten – ein exzellentes Beispiel aus (TOP) und danach (!) ein Beispiel, wo wirklich alles schiefgeht (FLOP). Die Beispiele dienen dem Erkennen von Chancen und Ereignissen/Vorgehensweisen, die wiederholt werden sollten beziehungsweise die vermieden werden müssen.
- Von hinten nach vorne auditieren: Wir drehen die traditionelle Vorgehensweise, die Unternehmensprozesse von „vorne nach hinten“ zu auditieren, um. Also nicht:
Oberste Leitung ► QM-System ► Vertrieb ► Entwicklung ► Produktion ► unterstützende Prozesse ► Auslieferung.
Wir starten zwar mit der obersten Leitung, jedoch lediglich mit Strategie und Zielen – und beginnen dann mit dem Audit in der Auslieferung oder dem Versand und auditieren uns nach „vorne“ durch. Dabei betrachten wir besonders intensiv die Übergabepunkte und Nahtstellen im Prozess. Dabei haben wir den Vorteil, mit einer Stichprobe zu arbeiten, von der wir wissen, dass sie den gesamten Fertigungsprozess durchlaufen hat.
Wir schließen das Audit ab mit dem Managementsystem (Qualitätsmanagementsystem) und der Bewertung des Systems durch das Top-Management. Der Effekt: Sie auditieren ein konkretes Beispiel das tatsächlich alle Prozesse durchlaufen hat und gelangen zu besseren Erkenntnissen bei den Prozessschnittstellen. - Stellvertreteraudit: Warum nicht einmal ein Audit konsequent auf die „2. Reihe“ in einem Unternehmen ausrichten? Effekt: Risikominimierung, Vermeidung von Auditroutinen (es sind sonst ja immer dieselben Interviewpartner), mehr Mitarbeitende einbeziehen, neue Perspektiven, andere Erkenntnisse.
- Weitere Möglichkeiten
Natürlich sind noch viele andere Methoden für interne Audits denkbar und sicherlich in dem einen oder anderen Unternehmen auch tatsächlich in Anwendung. Weitere Möglichkeiten sind unter anderem Self-Assessments, Mystery Calls, Quiz-Methoden, Blitzaudits, Workshop-Methoden und Gruppenaudits, Hospitation als Audit, Feenfragen, Szenarien und Rollenspiele.
Interne Audits: ISO 19011 starker Impulsgeber
Ein Regelwerk, das im Zusammenhang mit internen Audits keineswegs außen vor bleiben sollte, ist DIN EN ISO 19011, der Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen in der revidierten Version von 2018. Mit der Revision hat die Norm einige gut durchdachte Verbesserungen erhalten. Das Ergebnis: sicherlich keine grundlegend neue, aber doch substantiell weiterentwickelte Version.
Wichtig dabei: ISO 19011 kann für alle Managementsysteme und deren Prozesse eingesetzt werden – auch in Kombination mit verschiedenen Normen, beginnend beim Qualitätsmanagement nach ISO 9001 über ISO 14001 und ISO 27001 oder das Arbeitsschutzmanagement nach ISO 45001.
ISO 45001 – Interne Audits
Wir interpretieren die Norm.
Interne Audits stellen ein unverzichtbares Element im Rahmen von Managementsystemnormen dar und dienen als Instrument zur effektiven Selbstbewertung. Sie ermöglichen eine kritische Reflexion über die Wirksamkeit implementierter Prozesse. Was genau die SGA-Norm ISO 45001 fordert, lesen Sie in unserem kostenfreien Whitepaper.
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Liefert ISO 19011 Anreize, intern auch einmal anders zu auditieren?
Durchaus: Im Vordergrund des Regelwerks steht unter anderem der strategische Bezug – und damit auch der Ansporn, klare Auditziele zu formulieren, um so den Auditnutzen weiter zu steigern.
Audits – intern wie extern – sollen generell mehr als Konformitätsüberprüfungen sein. Audits sollen auf fortlaufende Verbesserungen ausgerichtet sein und bewährte Praktiken hinterfragen. In der Praxis ist dies keineswegs schon selbstverständlich. Der aktuelle Leitfaden lässt sich also als Impulsgeber für Auditprozesse, für Methoden und die erforderliche Auditkompetenz bestens heranziehen. Und das gilt auch für externe Audits im Zusammenhang mit einer Zertifizierung.
Die grundsätzliche Botschaft des Leitfadens
Wenn wir als DQS aufgefordert wären, die grundsätzliche Botschaft des Leitfadens ISO 19011 in wenige Worte zu fassen, kämen wahrscheinlich diese Leitsätze zu Stande:
- Investieren Sie mehr Zeit und Überlegungen darin, in welche Prozesse und Aspekte Ihres Managementsystems Sie die zur Verfügung stehenden Auditressourcen einbringen wollen. Und: Welche Sie intensiv auditieren wollen – treffen Sie also eine selektive Entscheidung.
- Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Ziele Sie mit den internen Audits verfolgen (und das ist mehr als der Nachweis von Konformität!) und mit welchen Auditmethoden diese ausgewählten Ziele optimal unterstützt werden können.
- Setzen Sie – je nach ausgewählten Prozessen und Auditmethoden – die hierfür am besten geeigneten Personen ein. Ermitteln Sie die individuell für Ihr Unternehmen benötigten Kompetenzen Ihrer internen Auditoren.
- Bewerten und verbessern Sie kontinuierlich Ihre Auditplanung, Auditdurchführung und Auditnachbereitung.
Integrierte Managementsysteme – mit Mehrwert auditiert
Neben der Begutachtung nach einzelnen Managementsystemnormen bietet Ihren gerade die kombinierte, zeitgleiche Auditierung von vollständig integrierten Managementsystemen zahlreiche Chancen. Durch die themenübergreifende Auditierung werden Synergien genutzt und gleichzeitig Wechselwirkungen, aber auch Widersprüche zwischen den unterschiedlichen Themenfeldern erkannt.
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Die 6 wichtigsten ISO-Managementnormen
in grafischer Darstellung
Mit der Einführung der Grundstruktur für Managementsystemnormen (HLS/HS) wurde die Implementierung mehrerer Managementsysteme im Unternehmen wesentlich vereinfacht und effizienter. Unser kostenfreies Whitepaper stellt die 6 wichtigsten Normen grafisch dar.
- ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 50001 und ISO 22301
- Systeme nebeneinanderlegen und vergleichen
- Synergien für ein integriertes Managementsystem erkennen
Interne Audits mal anders durchführen – Fazit
Der Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen ISO 19011 ist in Punkto internen Audits nicht mehr wegzudenken. Aber wie mit innovativen und kreativen Ansätzen mal „anders“ und vielleicht auch anregender, lebendiger und zielführender auditiert werden kann, bleibt uns selbst überlassen. Dabei gibt es durchaus erfolgreiche alternative Auditmethoden, wie zum Beispiel der TOP-FLOP-Ansatz, von hinten nach vorne auditieren oder das Stellvertreteraudit.
Probieren Sie mal eine der oben genannten oder eine Abwandlung der klassischen Auditaktivitäten aus. Machen Sie Ihre eigenen Erfahrungen damit, wie viel Spaß die Anwendung verschiedener Methoden machen kann und wie gut man auch unterschiedliche Auditmethoden mit unterschiedlichen Mitarbeitenden, Führungskräften und Kulturen im Unternehmen kombinieren kann – oder um es mit dem großen Wort eines Schuhherstellers zu sagen: Just do it!
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Expertisen und Vertrauen
Seit ihrer Gründung im Jahr 1985 als erster deutscher Zertifizierer von Managementsystemen engagiert sich die DQS für den nachhaltigen Erfolg ihrer Kunden. Mit wertschöpfenden Audits und kundenorientierten Konzepten begleiten wir Organisationen bis hin zu Business Excellence.
Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.
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Autor
Matthias Vogel
Seit 2010 ist Matthias Vogel Pressesprecher der DQS GmbH und verantwortlich für die Fachpresse. Als Senior Content Manager ist er mitverantwortlich für die Themenfindung des DQS Blogs „DQS im Dialog“, für die Abstimmung mit Autor*innen und für die Textredaktion. Matthias Vogel ist Herausgeber des regelmäßig erscheinenden DQS–Newsletters „DQS Update“ und versorgt Sie so mit Informationen und Wissensangeboten rund um Audits und Zertifizierung. Außerdem ist er Programmleiter und Moderator der DQS-Kundentage und moderiert als Co-Moderator die virtuellen Konferenzen "Digital Quality Space".
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