Co je třeba vědět o auditech
Audity - snadno vysvětlitelné zajímavosti
Loading...
Co je to audit?
V nejširším slova smyslu je audit objektivní analýza za účelem zlepšení organizace společnosti - na základě pozorování, zkoumání, dotazování a nahlížení do příslušných dokumentů. Audit vždy slouží k porovnání cíle a skutečného stavu, cíle a jeho naplnění. Audity tak přinášejí přehlednost. Slouží jako hodnocení výkonnosti nebo diagnóza, která identifikuje silné stránky a potenciál ke zlepšení, a poskytuje důležitou zpětnou vazbu o změnách a účinnosti zavedených opatření.
Při auditování systémů řízení se řídíme následujícími zásadami ISO 19011, ktorý je směrodatný. V kapitole 3.1 definuje audit jako"systematický, nezávislý a dokumentovaný proces získávání objektivních důkazů a jejich objektivního vyhodnocování za účelem zjištění, do jaké míry byla splněna kritéria auditu".
Pojem audit pochází z latinského slova "audire" - naslouchat nebo slyšet. Naslouchání ve smyslu "naslouchání partnerovi" je základním úkolem auditora, ale zdaleka ne jediným. Auditor totiž při auditu klade otázky, pozoruje a analyzuje. V konečném důsledku je jeho cílem zjistit a vyhodnotit, zda a do jaké míry se auditované organizaci podařilo implementovat specifikace a požadavky stanovené např. v normě systému řízení. Za tímto účelem auditor mimo jiné zkoumá také vzájemné působení procesů.
Charakteristickým rysem všech našich auditů je, že se na váš systém řízení a procesy podívá nezávislý odborník z oboru. Naše normy vždy začínají tam, kde kontrolní seznamy auditu končí. Vezměte nás za slovo.
DQS. Jednoduše využití kvality.
Charakteristickým rysem všech našich auditů je, že se na váš systém řízení a procesy podívá nezávislý odborník z oboru. Naše tvrzení vždy začíná tam, kde končí kontrolní seznamy auditu.
Proč je audit užitečný?
Pravidelné audity poskytují vaší společnosti informace o tom, zda jsou opatření a procesy účinné, vhodné a vhodné pro splnění specifikací a požadavků. Kromě toho lze identifikovat potenciál pro zlepšení a rizika. Zdokumentované výsledky poskytují vašemu vrcholovému vedení důležitá zjištění pro kontrolní opatření.
Audity slouží k:
- dalšímu rozvoji vaší organizace způsobem, který přináší přidanou hodnotu
- získání komplexního porovnání cílového stavu se skutečností
- identifikovat silné stránky a potenciál pro zlepšení vaší společnosti
- odhalit rizika a chyby a vyvodit opatření k jejich zamezení.
- poskytnout vedoucím pracovníkům fundovaný základ pro rozhodování.
- odhalit slepá místa a slabé stránky společnosti
- poučit se z osvědčených pracovních metod a procesů
- postupovat systematicky a důsledně
- poskytněte objektivní důkazy o své výkonnosti
Jaké typy auditů existují?
Nejprve se rozlišují interní a externí audity.
Interní audit (nazývaný také samoaudit nebo audit první strany) je plánován uvnitř společnosti. Audit zpravidla provádí speciálně vyškolený zaměstnanec, tj. interní auditor, např. zástupce vedení pro kvalitu. Interní audity jsou také pravidelnou součástí vlastního systému řízení společnosti.
Audit externí třetí stranou mohou provádět například zákazníci (audit druhé strany) nebo akreditovaný certifikační orgán, například DQS (audit třetí strany). Společnost se pak rozhodne, které oblasti chce prověřit. Zda se jedná o určité normy, jako při auditu systému řízení, nebo o určité procesy, výrobky, inovace či témata shody? Pokud se jedná o dodavatele, jsou audity druhé strany prováděné zástupcem zákazníka pro kvalitu stejně proveditelné jako zadání zakázky u DQS.
Nebo snad společnost usiluje o úplný certifikační audit svého systému řízení externími auditory z certifikační společnosti? Nebo se snad na dílčí aspekty zaměří audit mezer nebo delta audit? A pak je tu otázka, jakou formu bude mít audit: audit na místě nebo audit na dálku?
Co je to plánování auditu?
Audity se neprovádějí náhodně. Předpokladem úspěchu auditu je vždy pečlivé plánování. To platí zejména pro audity v rámci externí certifikace. Certifikační audity jsou pečlivě plánovány, zejména pokud jde o akreditované postupy. Norma ISO 17021 popisuje, co je třeba vzít v úvahu v kapitole "9.2 Plánování auditů", a také požadavky specifické pro pravidla a předpisy. Za plánování je odpovědný vedoucí auditor jmenovaný certifikačním orgánem.
ISO/IEC 17021-1:2015 - Posuzování shody - Požadavky na orgány provádějící audit a certifikaci systémů managementu - Část 1: Požadavky
Norma je k dispozici na webových stránkách ISO.
Plánování auditu zahrnuje vymezení cílů auditu, rozsahu auditu, kritérií auditu (požadavků, které je třeba splnit) a případně významných změn, které mají dopad na váš systém řízení. Kromě cílů auditu jsou definice prováděny v úzké konzultaci s vámi jako klientem. Norma ISO 17021 stanoví pro tyto definice specifické požadavky, které je třeba zohlednit při plánování auditu.
Nezbytnou součástí plánování auditu je výběr týmu auditorů (auditorský tým) a rozdělení rolí jmenovaným vedoucím auditorem v jeho funkci "vedoucího auditorského týmu". Výběr auditorů se řídí postupem definovaným DQS. Plánování zahrnuje počet auditorů, jejich složení nebo kompetence (požadované technické znalosti) a jejich konkrétní úkoly. Plánování auditu musí vycházet především z cílů auditu, rozsahu auditu, kritérií auditu, předpokládané doby trvání auditu a řady dalších aspektů.
Součástí plánování auditu je také příprava harmonogramu auditu ze strany vedoucího auditora, který obsahuje konkrétní údaje pro provedení auditu. Zahrnuje, které organizační nebo funkční jednotky a procesy mají být auditovány, kdy, kde, jak dlouho a kým. Harmonogram auditu je před zahájením auditu koordinován s klientem.
Co znamená doba auditu?
Od vydání normy ISO 17021 z roku 2015 se starý termín doba trvání auditu označuje jako doba auditu. Ta je definována jako "čas potřebný k naplánování a provedení úplného a efektivního auditu systému managementu organizace klienta".
DQS jako akreditovaný certifikační orgán určuje dobu auditu podle požadavků stanovených příslušnou mezinárodní normou (normami). Je třeba vzít v úvahu celou řadu aspektů, jako jsou mj:
- norma, jejíž požadavky mají být auditovány
- složitost vašich obchodních činností a vašeho systému řízení
- počet zaměstnanců
- velikost, počet a umístění provozoven
- rizika spojená s výrobky, činnostmi nebo procesy atd.
Způsob provedení auditu - na místě nebo jako tzv. audit na dálku, může mít také vliv na dobu auditu a je třeba jej vzít v úvahu.
Co je náplní práce vedoucího auditora?
Vedoucím auditorem je auditor který je do této funkce jmenován certifikačním orgánem na základě své zvláštní kvalifikace podle stanoveného procesu. Odpovídá za řádné provedení auditního úkolu, tj. za plánování auditu a vlastní audit. Pokud audit provádí tým několika auditorů, mají - v rámci své funkce vedoucího týmu auditorů - za úkol sestavit, naplánovat a instruovat tým auditorů. Musí také řídit program auditu a průběh auditu, včetně řízení času.
Vedoucí auditor obvykle moderuje úvodní schůzku a je hlavní kontaktní osobou pro klienta. Vyměňuje si informace se členy týmu, v pravidelných intervalech vyhodnocuje průběh auditu a informuje klienta o aktuálním stavu. Může jít například o zjištěné neshody nebo o potřebu změnit rozsah auditu. V této souvislosti může být manažer auditu nucen hledat také řešení konfliktů.
Nakonec vedoucí auditor společně s auditorským týmem vyvodí závěry z výsledků auditu, projedná je na závěrečném setkání a připraví zprávu o auditu.
Co je to zpráva o auditu?
Zpráva o auditu je písemné shrnutí výsledků auditu, které vedoucí auditor během svého auditu učinil. Zahrnuje závěry založené na vyhodnocení důkazních informací z auditu s ohledem na kritéria auditu (tj. požadavky, které je třeba splnit). Zpráva o auditu externího certifikačního auditu je podkladem pro rozhodnutí o vydání certifikátu.
Zpráva z auditu se zaměřuje na prohlášení o tom, do jaké míry byla splněna kritéria auditu, zda byly zjištěny neshody, případně jaké, a jak jsou závažné. Podrobně se zabývá dokumentací zjištěných silných a slabých stránek, rizik a příležitostí, ale také tím, zda je nutné přijmout okamžitá opatření nebo provést následný audit. Zpráva z auditu je také podkladem pro realizaci opatření ke zlepšení. Může být také nutné poskytnout informace o realizaci nápravných opatření u neshod zjištěných při předchozích auditech. Kromě toho musí být zdokumentovány všechny odchylky od plánu auditu.
Zpráva o auditu obsahuje formální údaje o auditu, jako je název certifikačního orgánu a jména auditorů auditorského týmu. Dále název a adresu společnosti, datum, místo, typ auditu, kritéria auditu, cíle a rozsah auditu, čas strávený auditem a další údaje. Důležité informace: Obsah zprávy o auditu je obecně důvěrný a vlastníkem zprávy zůstává certifikační orgán.
Co je nález auditu?
Závěry auditu jsou relevantní zjištění vyplývající z analýzy informací a důkazů, které auditorský tým získal během auditu. Jsou nedílnou součástí zprávy o auditu. Zjištění auditu vyhodnocuje auditorský tým, který z nich vyvozuje příslušné závěry auditu. Při externím certifikačním auditu jsou závěry rozhodující pro rozhodnutí o certifikaci. Již na úvodní schůzce k auditu musí vedoucí auditu vysvětlit kritéria, podle kterých budou závěry auditu kategorizovány.
Závěry auditu se dokumentují. Zahrnují jak stručnou prezentaci shod (shoda se základní normou), tak komplexní prezentaci a klasifikaci neshod. Velmi přínosnou variantou zjištění auditu pro vaši společnost je cílené odhalení potenciálu ke zlepšování. Norma ISO 17021 to sice nevyžaduje, ale je to považováno za přínosné. Tento postup je znakem zvláštní odborné způsobilosti. Odhalení potenciálu ke zlepšení však nemusí zahrnovat řešení. Potenciál zlepšování nesmí být vyhodnocen a zaznamenán jako neshoda. A naopak, neshodu nelze považovat za potenciál ke zlepšení.
Loading...
DQS. Protože ne všechny audity jsou stejné.
Máte dotazy ohledně certifikace systému řízení kvality podle ISO 9001? Zjistěte více. Nezávazně a zdarma.