Pravidla auditu a certifikace DQS

 

1. Auditní a certifikační služby

1.1 Rozsah a použitelnosti

Tato Pravidla auditu a certifikace DQS (dále jen „Pravidla“) se vztahují na všechny nabídky a/nebo služby a všechny z nich vyplývající smluvní vztahy mezi společností DQS Holding GmbH, všemi přidruženými společnostmi nebo jejich zástupci (dále jen „DQS“, společně „Skupina DQS“) a jakoukoli organizací/osobou (dále jen „Klient“), která žádá o auditní a certifikační služby nebo je přijímá.

Aktuální seznam všech členů skupiny DQS je k dispozici na adrese https://dqsglobal.com/intl/about.

Tyto předpisy se vztahují na všechny druhy certifikace systémů podle mezinárodních nebo národních norem, včetně soukromých norem, certifikace výrobků podle směrnic EU nebo národních právních předpisů, certifikace výrobků a služeb podle neregulovaných normativních dokumentů, specifikací, požadavků nebo technických pravidel.

Tyto předpisy platí ve všech fázích procesu certifikace nebo auditu, mimo jiné včetně nabídek služeb a cenových nabídek, smluv, nákupních a/nebo pracovních objednávek, harmonogramů a dodatků dohodnutých mezi DQS a Klientem, pokud není výslovně písemně dohodnuto jinak nebo pokud tak nestanoví zákonné předpisy.

Tato Pravidla auditu a certifikace nabývají účinnosti okamžitě po jejich zveřejnění a zůstávají v platnosti až do vydání a zveřejnění nové verze.

Aktuální znění těchto předpisů je k dispozici v anglickém jazyce na adrese https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules nebo na vyžádání v kterékoli kanceláři DQS. Pokud se vyskytne jakýkoli rozpor mezi přeloženou verzí a anglickou verzí dokumentu, má přednost anglická verze.

Pokud je klientovi vydán certifikát, bude DQS poskytovat služby s vynaložením přiměřené péče a dovedností a v souladu s tehdy platnými kodexy praxe příslušného certifikačního orgánu DQS. Kopii těchto kodexů praxe a jejich případných změn, které mohou být čas od času vydány, poskytne Certifikační orgán DQS Klientovi při zahájení poskytování služeb.

1.2 Definice pojmů

  • „Klient“ označuje zákazníky a všechny organizace/osoby, které se dotazují na audit nebo certifikační službu DQS nebo je přijímají, včetně jejich zástupců, kteří jednají jejich jménem.
  • „DQS“ znamená jakéhokoli člena mezinárodní skupiny DQS Group, včetně jejích dceřiných společností, přidružených společností a partnerů nebo jakéhokoli jejich zástupce, který svým jménem nebo jménem jiného certifikačního orgánu DQS nabízí a/nebo poskytuje klientům auditní a certifikační služby.
  • „Certifikační orgán DQS“ znamená jakýkoli subjekt DQS, který má akreditaci nebo oprávnění vydávat příslušné certifikáty.
  • „Kodexy praxe“ se rozumí kodexy praxe vydané certifikačním orgánem DQS pro příslušný certifikační program.
  • „Akreditačním orgánem“ se rozumí jakákoli organizace (veřejná nebo soukromá), která má oprávnění jmenovat certifikační orgány a dohlížet na ně.
  • „Audity“ znamenají jakoukoli systematickou činnost DQS pro získání objektivních důkazů a jejich objektivní vyhodnocení s cílem určit, do jaké míry jsou splněna definovaná kritéria; lze je také označit jako „hodnocení“.
  • „Auditoři“ znamená posuzovatele, auditory a odborníky, kteří jsou pověřeni auditem a certifikačním procesem jménem skupiny DQS.

1.3 Auditní a certifikační služby

Audit a certifikace systému řízení, procesu nebo produktu nezávislou, kompetentní třetí stranou, jako je DQS, přináší klientovi cenné výhody. Certifikát DQS poslouží jako důkaz o vhodném a účinném systému řízení, procesu nebo vyhovujícím produktu, který je schopen trvale plnit očekávání zákazníků i regulační a zákonné požadavky.

Během auditu kvalifikovaní a zkušení auditoři přezkoumávají systém řízení a jeho procesy nebo produkty z hlediska trvalé vhodnosti a účinnosti s ohledem na měnící se trhy a prostředí. Identifikací potenciálu ke zlepšování auditoři zvyšují schopnost organizace plnit stanovené cíle a úkoly, a tím posilují udržitelný úspěch klienta. Díky certifikátu DQS mohou zákazníci důvěřovat Klientovi a certifikovanému systému řízení, procesu nebo produktu, který byl posouzen a certifikován podle uznávaných norem a specifikací.

1.4 Smlouva a obchodní podmínky

Tyto Pravidla pro audit a certifikaci DQS, případně žádost, nabídka, její přijetí, kodexy praxe, podmínky certifikačních značek DQS a místní obchodní podmínky nebo obchodní podmínky představují úplnou dohodu (dále jen „smlouva“) mezi klientem a DQS ohledně předmětu této smlouvy.

Místní obchodní podmínky nebo obchodní podmínky mohou obsahovat ustanovení o právním zastoupení, soudní příslušnosti, odpovědnosti, daních, platebních podmínkách a další s ohledem na místní právní požadavky. Smlouva může být rovněž tvořena jednotlivými dohodami mezi DQS a Klientem, které vždy obsahují tyto Pravidla auditu a certifikace DQS jako svou nedílnou součást formou přímého zahrnutí nebo odkazu.

Není-li stanoveno jinak, není platná žádná změna smlouvy, pokud není v písemné formě.

1.5 Smluvní vztah k certifikačnímu orgánu DQS

Kdykoli kancelář DQS poskytuje službu na základě oprávnění nebo akreditace jiného certifikačního orgánu DQS, jedná jménem a na účet tohoto subjektu. Nabídka/cotace identifikuje příslušný Certifikační orgán DQS a její přijetí a podpis místní smlouvy představuje právně závaznou certifikační smlouvu mezi klientem a Certifikačním orgánem DQS. Ačkoli je zprostředkovatel oprávněn účtovat/fakturovat Klientovi za poskytování služeb a certifikaci, odpovědnost za certifikační činnosti a provozní kontrolu v rámci konkrétní akreditace zůstává vždy na Certifikačním orgánu DQS, který je odpovědný za svá rozhodnutí týkající se certifikace, včetně udělení, odmítnutí, udržení certifikace, rozšíření nebo omezení rozsahu certifikace, obnovení, pozastavení nebo obnovení po pozastavení či odnětí certifikace, a ponechává si k tomu pravomoc.

 

2. Proces certifikace

DQS posuzuje systém řízení klienta, jeho procesy, výrobky nebo jejich části s cílem určit jejich shodu s dohodnutými a uznávanými požadavky, jako jsou mezinárodní, národní nebo odvětvové normy či specifikace. Příslušný certifikační proces může zahrnovat jeden nebo více kroků, které obvykle končí zprávou o auditu, která dokumentuje výsledky auditu. V případě certifikačních služeb vydá příslušný certifikační orgán DQS certifikát pro konkrétního zákazníka, který potvrzuje shodu s příslušnými požadavky, pokud je zřejmé splnění všech příslušných požadavků.

Pokud byly během auditu zjištěny neshody s požadavky příslušné normy nebo specifikace, musí být zákazníkem naplánována a ve stanovené lhůtě provedena nápravná opatření. Certifikáty budou vydány až po prokázání účinného zavedení vhodných nápravných opatření. Na certifikátu musí být uveden rozsah a doba platnosti.

Většina zjištění auditu je založena na procesu výběru vzorků, který je zaměřen na spolehlivé důkazy o účinném zavedení a shodě systému řízení, procesu nebo produktu. Mohou existovat další obchodní aspekty, pozitivní nebo negativní, které nebyly auditním týmem přezkoumány. Je výhradní odpovědností organizace, aby prošetřila a vyhodnotila potenciální dopad a rozsah zjištění, a tím průběžně zajišťovala plnou shodu s použitou normou (normami). V případě nesouladu nenese DQS žádnou odpovědnost.

DQS je při svých auditech a certifikacích nezávislá, neutrální a objektivní. Audity jsou obvykle prováděny v místě působení klienta (on-site), ale mohou být částečně prováděny, nahrazeny nebo doplněny auditními činnostmi na dálku (off-site). Typ, rozsah a časový harmonogram postupu podléhá samostatné dohodě stran. DQS usiluje o minimalizaci narušení obchodního procesu při provádění auditu v prostorách Klienta.

Proces certifikace bude obecně zahrnovat následující kroky:

2.1 Proces začíná potřebami a očekáváními klienta. DQS se chce seznámit s organizací Klienta, jeho systémem řízení, velikostí a typy provozu. Obě strany společně definují cíle auditu a/nebo certifikace, včetně platných norem a specifikací.

2.2 Na základě původně poskytnutých informací poskytne DQS podrobnou nabídku na auditní a certifikační služby, přizpůsobenou individuálním potřebám Klienta. V písemné smlouvě budou specifikovány všechny relevantní výstupy i příslušná kritéria auditu a certifikace.

2.3 Audit ve fázi 1: Vlastní certifikační řízení začíná přezkoumáním a vyhodnocením dokumentace systému, cílů, výsledků přezkoumání vedením a interních auditů. Během tohoto procesu se zjistí, zda je systém řízení klienta dostatečně rozvinutý a připravený k certifikaci. Auditor vysvětlí zjištění a zkoordinuje všechny požadované činnosti pro přípravu na audit ve 2. etapě. Audit etapy 1 se obvykle nevztahuje na certifikaci procesů a výrobků.

2.4 Audit ve fázi 2: Přidělený auditorský tým provede audit systému řízení, procesů nebo výrobků klienta v místě výroby nebo poskytování služeb a/nebo s využitím technik auditu na dálku. Při použití definovaných standardů a specifikací systému řízení bude auditorský tým hodnotit efektivnost všech funkčních oblastí i všech procesů systému řízení na základě pozorování, inspekcí, rozhovorů, přezkoumání příslušných záznamů a dalších technik auditu. Výsledek auditu, včetně doporučení ohledně certifikace a všech zjištění, bude klientovi předložen během závěrečného jednání a zahrnut do písemné zprávy. V případě potřeby budou dohodnuty požadované akční plány.

2.5 Vyhodnocení systému: Certifikační funkce příslušného certifikačního orgánu DQS vyhodnotí průběh auditu a jeho výsledky a na základě objektivních důkazů nezávisle rozhodne o vydání certifikátu. Jakákoli doporučení vydaná auditním týmem a zdokumentovaná ve zprávě nejsou pro certifikační orgán DQS závazná a rozhodnutí o vydání certifikátu je na výhradním uvážení certifikačního orgánu DQS. Klient obdrží zprávu z auditu, která dokumentuje výsledky auditu, a pokud jsou splněny všechny příslušné požadavky, obdrží také certifikát.

2.6 Dozorové audity: Pololetně nebo alespoň jednou ročně se provede audit kritických složek systému řízení. Bude identifikován potenciál pro zlepšování se zaměřením na neustálé zlepšování a trvalou účinnost. V případě certifikace výrobku je dozorový audit obvykle nahrazen každoročním opakovaným auditem.

2.7 Opakovaný audit: Certifikát je platný po omezenou dobu, většinou maximálně po dobu tří let. Na konci tohoto cyklu se provede re-audit, aby se zajistilo trvalé plnění všech platných požadavků. Na základě tohoto splnění bude vydán nový certifikát.

V případě odvětvových norem nebo certifikace procesů a výrobků se popsaný proces certifikace může lišit.

3. Práva a povinnosti klienta

3.1. Udržování systému řízení / shody procesů a výrobků

Pro získání a udržení certifikátu musí klient zavést a udržovat dokumentovaný systém řízení, který splňuje požadavky vybrané normy nebo specifikace. V případě certifikace procesu / výrobku je Klient odpovědný za zajištění trvalé shody. Klient musí poskytnout důkazy o shodě a účinnosti posuzovaného systému řízení, procesů nebo produktů, které jsou snadno dostupné pro audit přiděleným auditorským týmem. Klient musí přijmout veškerá nezbytná opatření, aby zajistil, že systém řízení a/nebo produkt je neustále udržován ve shodě a je účinný.

Klient bude informován o všech změnách certifikačního programu nebo o nových či revidovaných požadavcích, které se ho týkají. V případě, že se certifikace vztahuje na probíhající výrobu, Klient zajistí, aby certifikovaný produkt nadále splňoval požadavky na systém nebo produkt. DQS ověří provedení změn Klientem a zahájí požadovaná opatření v procesu certifikace.

3.2. Prístup k informáciam

Klient zajistí, aby DQS měla přístup ke všem potřebným informacím a zařízením, které jsou nezbytné k provádění zadaných auditních úkolů. DQS může pověřit výkonem všech nebo části služeb zástupce nebo subdodavatele a Klient zmocňuje DQS, aby zástupci nebo subdodavateli sdělil veškeré informace nezbytné pro takový výkon. Klient se zavazuje, že všichni jmenovaní zástupci a zaměstnanci umožní přístup auditorskému týmu a včas mu poskytnou přesné a úplné informace a objektivní důkazy týkající se všech procesů, které mohou být pro audit významné. V rámci certifikovaných systémů řízení, procesů a/nebo produktů budou DQS na vyžádání předloženy veškeré záznamy týkající se stížností a jejich nápravných opatření.

3.3. Oznámení o změnách a zvláštních událostech

Klient je povinen neprodleně informovat DQS o všech změnách, které mohou mít vliv na certifikovaný systém řízení, procesy nebo certifikované výrobky. To se týká zejména koupě/prodej celé společnosti nebo její části, jakékoli změny vlastnictví, významných změn v provozu, zásadních změn v procesech, událostí, jako je závažná nehoda nebo závažné porušení předpisů/právních povinností, které vyžadují zapojení příslušného regulačního orgánu, nebo podání návrhu na konkurzní řízení nebo vyrovnání. V každém z těchto případů bude DQS konzultovat s klientem a určí, jakým způsobem může být certifikát zachován.

Klient je povinen neprodleně informovat DQS v případě stažení výrobku z trhu. Jednotlivé certifikační normy a jejich předpisy používají z hlediska dodržení této lhůty různé časové rámce. Tyto specifikace lze nalézt v příslušných normách a jejich platných předpisech.

3.4. Nezávislost auditu 

Klient je povinen vyvarovat se všeho, co by mohlo ohrozit nezávislost zaměstnanců a auditorů DQS. To se týká zejména nabídek poradenství, nabídek zaměstnání, a to jak placených, tak subdodavatelských, samostatných dohod o honorářích nebo jiných peněžních odměnách. 

3.5 Právo odmítnout auditora

Před potvrzením data auditu je klient oprávněn přezkoumat a odmítnout auditora (auditory) přiděleného (přidělených) společností DQS s řádným odůvodněním. V odůvodněných případech, např. v případě ohrožení nestrannosti, a pokud to příslušná akreditační pravidla umožňují, přidělí DQS za odmítnutého auditora náhradníka.

3.6. Důvěrnost a zabezpečení informací

Dokumenty poskytnuté klientovi společností DQS, včetně značek a certifikačního symbolu DQS, jsou chráněny autorským právem. Klient výslovně bere na vědomí, že všechny dokumenty, které mu DQS poskytne nebo zpřístupní k nahlédnutí, zůstávají majetkem DQS a že mohou být použity pouze pro interní potřeby Klienta a nesmí být zpřístupněny třetím osobám ani použity k jiným účelům, než které jsou dohodnuty v tomto dokumentu nebo písemně. Klient je povinen zachovávat přísnou mlčenlivost o všech informacích, které se dozví v rámci podmínek této smlouvy, jakož i o všech poznatcích o záležitostech týkajících se DQS, jejích zaměstnanců a auditorů. Tato povinnost platí i po ukončení smlouvy. Klient přijímá tuto povinnost obdobně i za své případné zástupce a pomocné osoby. Klient je oprávněn předat auditorskou zprávu v plném rozsahu. Předávání výňatků není povoleno.

3.7  Právo na používání certifikace a značek

S platnou certifikací DQS je klient oprávněn používat certifikát, příslušné certifikační značky a v některých případech i akreditační značky pro účely propagace podle souvisejících pravidel zveřejněných na webových stránkách DQS.

Oprávněné používání autorsky chráněné značky DQS Certified Management System Mark®, značky UL Registered Firm Mark® a dalších certifikačních nebo akreditačních značek zvyšuje důvěru zákazníků v certifikovaný systém řízení Klienta a příslušnou výkonnost. Tyto značky se často používají na firemních tiskovinách, v brožurách, na internetu, na výstavách, na vozidlech nebo v reklamách a jsou přímo spojeny s certifikovanou organizací a jejím systémem řízení, procesy nebo výrobky. Používání certifikátů a značek je omezeno rozsahem a dobou platnosti certifikace a nesmí být použity na výrobku ani na obalu výrobku ani žádným jiným způsobem, který by mohl být interpretován jako označení shody výrobku. 

3.8 Stížnosti

Každý klient DQS má právo na to, aby byly služby v dohodnutém rozsahu provedeny tak, aby byla splněna všechna oprávněná očekávání a požadavky. V případě nesplnění je Klient oprávněn podat reklamaci u příslušné společnosti DQS. Společnost DQS si vyžádá informace nezbytné pro analýzu a zlepšení. 

3.9 Odvolání

Pokud Klient nesouhlasí s konkrétním rozhodnutím o certifikaci, může podat písemné odvolání a požádat o přehodnocení rozhodnutí. Konečné rozhodnutí o odvolání učiní samostatný nestranný technický kontrolor příslušné certifikační společnosti DQS, který se nepodílel na provádění auditu a původním rozhodnutí. Vedení certifikačního orgánu DQS je vždy informováno o stavu v průběhu odvolacího procesu.

4. Práva a povinnosti společnosti DQS

4.1. Auditování systémů řízení

DQS ověřuje shodu a účinnost certifikovaného systému řízení, procesů nebo produktů klienta prováděním pravidelných auditů (obvykle pololetně nebo ročně). Pro účely těchto auditů má DQS právo v rámci plánovaných auditních návštěv vstupovat do zařízení Klienta, pozorovat provoz, kontrolovat procesy, výrobky a služby, vést rozhovory se zaměstnanci a zástupci, přezkoumávat dokumenty a příslušné záznamy a shromažďovat informace pomocí dalších auditorských technik s cílem získat dostatečné objektivní důkazy, na jejichž základě lze rozhodnout o certifikaci. Pokud DQS obdrží od třetích stran informace, které zpochybňují shodu nebo účinnost systému řízení, procesu nebo produktu, který DQS certifikovala, je oprávněna po konzultaci s klientem provést další, nerutinní audity. V zákonem regulovaných oblastech je DQS oprávněna provádět dodatečné neohlášené audity, kdykoli je to odůvodněné.

4.2. Akreditace a autorizace

Certifikační orgány DQS jsou autorizovány různými akreditačními orgány a dalšími vládními i nevládními orgány nebo vlastníky programů k vydávání zpráv o auditu a certifikátů podle různých norem a specifikací. To zahrnuje povinnost umožnit zaměstnancům nebo pomocným osobám těchto orgánů účastnit se auditů. V souladu s platnými akreditačními a autorizačními pravidly umožňuje DQS těmto osobám přístup jak k vlastním dokumentům, tak k údajům týkajícím se klientů, a to při dodržení zde stanovených požadavků na důvěrnost. Kromě toho, kdykoli to jednotlivé normy nebo specifikace výslovně vyžadují, jsou těmto subjektům předávány údaje týkající se klienta a výsledky auditů. Přijetím těchto Pravidel auditu a certifikace klient souhlasí s příslušnými akreditačními a autorizačními požadavky v jejich aktuálním znění (např. ISO/IEC 17021-1 nebo ISO/IEC 17065), včetně všech výše uvedených.

Certifikační orgány DQS jsou oprávněny pověřit poskytováním všech nebo části služeb, s výjimkou jakýchkoli rozhodnutí o certifikaci, jiná pracoviště DQS, zástupce nebo subdodavatele. Kdykoli jsou certifikáty vydávány jiným certifikačním orgánem DQS než místním partnerem DQS Klienta, vztahují se všechna příslušná práva a povinnosti uvedené v tomto dokumentu stejnou měrou na certifikační orgán DQS i na místního poskytovatele služeb.

4.3 Přidělení auditorů

Za přidělení kompetentních auditorů odpovídá výhradně DQS. DQS se zavazuje využívat pouze auditory, kteří jsou pro daný úkol kvalifikovaní na základě své technické kvalifikace, zkušeností a osobních schopností. Auditoři budou mít oprávnění pro požadovanou normu (normy) nebo specifikaci (specifikace) a budou mít odpovídající zkušenosti v oblasti činnosti Klienta, jakož i v oblasti řízení a auditu. V mnoha případech může DQS pro konkrétní audit nebo certifikační proces vyčlenit auditorský tým složený ze dvou nebo více auditorů. Na požádání DQS předloží Klientovi stručný životopis vybraného auditora.

V případě, že auditor nebude před auditem nebo v jeho průběhu k dispozici, bude se DQS snažit zajistit podle možností vhodného náhradního auditora.

4.4 Plánování auditů

DQS má právo a povinnost naplánovat audity systému řízení, procesů nebo produktů Klienta. Audity budou naplánovány podle vzájemné dohody obou stran v časových rámcích stanovených příslušnými požadavky. Termíny auditů se dohodnou písemně. Po potvrzení jsou tyto termíny auditů závazné. Jednotlivé dohody o auditu mohou obsahovat ustanovení o kompenzaci za zrušení nebo odložení potvrzených auditů.

Certifikace může v závislosti na normě zahrnovat také neohlášené audity, které jsou buď zcela neohlášené, nebo ohlášené v krátkém časovém předstihu. Pokud neohlášený audit nelze provést z důvodů, za které klient odpovídá (odepření vstupu), může DQS účtovat skutečně vzniklé náklady spojené s přípravou neohlášeného auditu na účet klienta. Certifikované pracoviště musí učinit nezbytné kroky k zajištění přístupu auditora v případě neohlášeného auditu.

4.5 Vydávání zpráv a osvědčení

DQS vydá zprávy o auditu a certifikát DQS (dále jen „certifikát“) a předá jej klientovi poté, co klient splní všechny požadavky na certifikaci a smluvní povinnosti. Za rozhodnutí o certifikaci je výhradně odpovědný Certifikační orgán DQS, a to na základě doporučení auditorů k vydání a všech výsledků auditu, jak jsou zaznamenány nebo uvedeny ve zprávě o auditu. Jakékoli doporučení uvedené ve zprávě není pro certifikační orgán DQS závazné. Zpráva a certifikáty zůstávají ve vlastnictví DQS; DQS uděluje klientovi právo na jejich použití v souladu s tímto předpisem. Certifikáty DQS jsou platné po omezenou dobu, obvykle maximálně tři roky, počínaje datem vydání.

4.6 Důvěrnost a ochrana údajů

DQS se zavazuje chránit důvěrnost všech důvěrných informací a osobních údajů (např. podle článku 4 GDPR a dalších platných právních požadavků) Klienta a jeho zaměstnanců, které nejsou veřejně dostupné a které jsou DQS zpřístupněny v rámci její činnosti v prostorách Klienta, ať už se tyto informace týkají interních záležitostí Klienta nebo jeho obchodních vztahů. To platí i pro ústní a písemné výsledky auditu. Důvěrné informace bude DQS sdělovat třetím stranám pouze s písemným souhlasem Klienta, pokud to nevyžaduje zákon nebo pokud není v těchto Pravidlech auditu a certifikace výslovně stanoveno jinak. Tyto závazky platí i po ukončení smlouvy. V některých odvětvových certifikačních systémech je část údajů o auditu a klientovi povinně zpracovávána v aplikacích poskytovaných vlastníkem systému (např. systémy pro automobilový průmysl, letecký průmysl, potravinářství); Klient s tím souhlasí. Pokud příslušný akreditační orgán nebo zákon nevyžaduje jinak, uchovává DQS ve svém archivu záznamy spojené s audity a certifikacemi minimálně po dobu dvou certifikačních cyklů (obvykle šest let). Příslušné národní nebo mezinárodní právní požadavky (např. z nařízení GDPR) jsou plně zohledněny. Po uplynutí minimální doby archivace si DQS ponechá nebo zlikviduje materiály podle vlastního uvážení, pokud klient nedá jiný pokyn; poplatky za provedení takových pokynů budou klientovi fakturovány.

4.7 Publicita

DQS je oprávněna vést a zveřejňovat registr všech klientů, kteří jsou držiteli aktuálního certifikátu DQS. Toto zveřejnění obsahuje název a adresu certifikované organizace, jakož i rozsah a referenční normu/specifikaci a stav certifikace. Klient tímto souhlasí se zveřejněním těchto informací podle tohoto dokumentu, jakož i se zveřejněním stejných údajů v povinných národních a mezinárodních databázích spravovaných orgány jednotlivých zemí, akreditačními orgány nebo vlastníky programů. Kromě toho jsou v průběhu zpracování zakázky údaje o zákazníkovi ukládány a zpracovávány v externích databázích vlastníků programů. Zákazník přijetím nabídky souhlasí s tím, že údaje o zákaznících mohou být v příslušných databázích ukládány, zpřístupňovány a prohlíženy třetími stranami. 

4.8 Elektronická komunikace

Bez ohledu na výše uvedené Klient tímto zmocňuje DQS k bezpečnému přenosu důvěrných informací a dalších informací prostřednictvím internetu nebo veřejné sítě na e-mailové adresy nebo jiná místa, která Klient poskytne. Klient bere na vědomí, že ačkoli DQS přijme veškerá přiměřená opatření k zajištění bezpečného přenosu, nemůže zaručit absolutní soukromí a důvěrnost takových přenosů. Klient souhlasí s tím, že bezpečný přenos důvěrných informací společností DQS prostřednictvím internetu nebo jiné veřejné sítě není porušením žádné povinnosti mlčenlivosti podle těchto Pravidel auditu a certifikace a že společnost DQS nenese odpovědnost za případné škody vzniklé v důsledku takových přenosů za předpokladu, že s takovými důvěrnými informacemi nakládá se stejnou mírou opatrnosti, s jakou společnost DQS nakládá se svými vlastními důvěrnými informacemi. Pokud klient hypertextově odkazuje na webové stránky DQS, souhlasí s tím, že: (i) informace obsažené na webových stránkách DQS patří DQS; (ii) odkazující webová stránka přenese uživatele přímo na webové stránky DQS, jak je zveřejnila DQS, bez vnucování rámů, oken prohlížeče nebo obsahu třetích stran; a (iii) odkazující webová stránka nesmí uvádět nebo naznačovat, že klient nebo jeho produkty či služby jsou podporovány DQS.
 

5. Certifikáty a značky

5.1 Vydávání osvědčení a používání znače

Certifikační orgán DQS vydává certifikáty potvrzující shodu systému řízení, procesů nebo produktu klienta s vybranými národními a mezinárodními normami a s uznávanými požadavky specifickými pro dané odvětví nebo zákazníka, pokud klient při auditu prokázal, že všechny příslušné požadavky byly splněny. Klient je oprávněn používat certifikát a související certifikační značky na podporu důvěry u obchodních partnerů.

Po vydání certifikátu bude zřízena služba průběžného dohledu, která zajistí, že shoda systému managementu, procesů nebo produktů je udržována nepřetržitě. Zřízení a udržování certifikace je podmíněno uzavřením smlouvy o auditu a certifikaci a trvalým dodržováním jejích podmínek ze strany Klienta.

Klient se zavazuje spolupracovat se společností DQS při zjišťování skutečností, pokud bude nahlášeno, že systém řízení, procesy, produkty nebo služby klienta nejsou v souladu s regulačními, zákonnými, certifikačními nebo jinými platnými požadavky, včetně sdílení informací, které klient získá v souvislosti s nahlášenou neshodou, a přijmout a oznámit společnosti DQS veškerá nezbytná nápravná opatření. 

Klient souhlasí s tím, že služba dohledu, jako jsou dozorové audity, a jakékoli zvláštní audity prováděné DQS mají sloužit pouze jako kontrola prostředků, které klient využívá ke zjištění shody svého systému řízení, procesů nebo produktů s certifikačními požadavky, a že klient není v žádném případě zbaven odpovědnosti za svůj systém řízení, procesy, produkty a služby v rámci certifikace. 

Certifikáty a certifikační značky nelze převádět na právní nástupce nebo jiné organizace. Po uplynutí doby platnosti certifikace nebo po jejím pozastavení, odebrání nebo zrušení musí klient upustit od jakékoli propagace nebo jiného používání certifikace. Klient se zavazuje vrátit všechny fyzicky vydané certifikáty po jejich odebrání nebo zrušení; právo na zadržení je výslovně vyloučeno. 

5.2 Nevydání certifikát

Certifikační orgán DQS může vydat certifikáty pouze v případě, že po auditu (úvodním/opakovaném auditu) byly splněny všechny požadavky vybraných norem, specifikací a smluv. V případě nesplnění auditor zdokumentuje nedostatky ve zprávě o neshodě a/nebo jinak určí omezení, která musí být splněna, aby mohl být vydán certifikát.

Všechny neshody nebo omezení musí být odstraněny před vydáním certifikátu DQS. V případě potřeby DQS audit částečně nebo zcela zopakuje. Pokud neshody nebyly odstraněny nebo pokud nebylo dosaženo předpokladů pro vydání certifikátu ani po následném nebo zvláštním auditu, bude certifikační řízení ukončeno vydáním zprávy bez certifikátu.

5.3 Pozastavení, odnětí a zrušení osvědčení

5.3.1 Pozastavení

Certifikační orgán DQS je oprávněn dočasně pozastavit platnost certifikátu, pokud klient poruší certifikační, smluvní nebo finanční závazky vůči DQS, mimo jiné:

-Nápravná opatření nebyla prokazatelně a účinně provedena v dohodnutém časovém rámci; 
-nebyl dodržen harmonogram auditů navržený DQS pro audit(y) nezbytný(é) pro udržení certifikace a tím byla překročena předepsaná frekvence od předchozího auditu; 
-DQS nebyl včas informován o plánovaných změnách systému řízení, zvláštních událostech nebo stažení výrobku z trhu (viz 3.3) nebo jiných změnách, které mají vliv na shodu s normou nebo specifikací, která je základem pro audit; 
přemístění certifikovaného místa/zařízení bez předchozího oznámení DQS;
-Certifikát DQS nebo certifikační symbol byl použit zavádějícím nebo neoprávněným způsobem;
-Po nejméně jedné písemné upomínce nebyly včas uhrazeny dlužné platby za auditní a certifikační služby.


Certifikační orgán DQS je rovněž oprávněn pozastavit platnost certifikátu, pokud se po rozhodnutí o certifikaci dozví o závažných porušeních akreditačních pravidel a v případech vyšší moci (viz 6.6).

Společnost DQS písemně oznámí klientovi navrhované pozastavení. Pokud důvody navrhovaného pozastavení nebudou odstraněny do dvou týdnů, DQS písemně informuje klienta o pozastavení certifikátu s uvedením důvodů a nápravných opatření nezbytných pro obnovení certifikace. 

Certifikáty jsou pozastaveny na omezenou dobu (obvykle maximálně 90 dní). Pokud byla požadovaná opatření prokazatelně a účinně provedena ve stanovené lhůtě, pozastavení Certifikátu se zruší. Pokud požadovaná opatření nebyla ve stanovené lhůtě zavedena, může certifikační orgán DQS Certifikát odebrat, jak je uvedeno níže. 

5.3.2 Stažen

Certifikační orgán DQS je oprávněn odebrat certifikáty nebo je prohlásit za neplatné na základě písemného oznámení klientovi, pokud:

  • Doba pozastavení certifikátu byla překročena,
  • Není zajištěna shoda systému řízení, procesů nebo produktů se standardem nebo specifikací, na kterých je založen, nebo klient není ochoten nebo schopen odstranit neshody;
  • Klient nadále využívá certifikaci k propagaci po pozastavení certifikátu;
  • Klient používá certifikaci způsobem, který podkopává pověst certifikačního orgánu DQS nebo DQS;
  • Předpoklady, které vedly k vydání Osvědčení, již neplatí;
  • Klient podá jakýkoli dobrovolný nebo nedobrovolný návrh na prohlášení konkurzu;
  • Klient fakticky ukončí svůj smluvní vztah s DQS.

5.3.3 Zrušení

Certifikační orgán DQS je oprávněn zrušit certifikáty nebo je zpětně prohlásit za neplatné, pokud:

  • Následně se ukazuje, že předpoklady pro vydání Osvědčení nebyly ve skutečnosti splněny;
  • Klient ohrozil certifikační postup, takže objektivita, neutralita nebo nezávislost výsledků auditu jsou podle úsudku DQS sporné.

6. Smíšený

6.1 Žádné partnerství nebo agentura

Smluvní strany berou na vědomí, že DQS poskytuje Služby Klientovi jako nezávislý dodavatel a že Smlouvou nevzniká žádný partnerský, agenturní, zaměstnanecký nebo svěřenecký vztah mezi DQS a Klientem.

Klient bere na vědomí, že DQS nenahrazuje Klienta ani žádnou třetí stranu, ani je nezbavuje jakýchkoli jejich závazků, ani jinak nepřebírá, nezkracuje, neruší nebo se nezavazuje plnit jakoukoli povinnost Klienta vůči jakékoli třetí straně nebo povinnosti jakékoli třetí strany vůči Klient.

6.2 Omezení odpovědnosti a odškodnění

DQS uplatňuje při poskytování služeb zručnost, náležitou péči a pečlivost, jak lze rozumně očekávat od renomovaného poskytovatele podobných služeb, a přijímá odpovědnost za škody pouze v případech prokázané nedbalosti.

Nic v těchto Pravidlech nevylučuje ani neomezuje odpovědnost DQS vůči Klientovi za smrt nebo zranění osob nebo za podvod nebo jakoukoli jinou záležitost vyplývající z nedbalosti DQS, za kterou by bylo nezákonné vyloučit nebo omezit její odpovědnost.

Není-li dohodnuto jinak, bude celková odpovědnost DQS vůči Klientovi v souvislosti s jakýmkoli nárokem na ztrátu, poškození nebo výdaje jakékoli povahy omezena, pokud jde o jednu událost nebo sérii souvisejících událostí, na částku rovnající se dvojnásobku poplatky zaplacené DQS na základě smlouvy.

DQS nenese žádnou odpovědnost za nárok na ztrátu, poškození nebo výdaje, pokud rozhodčí řízení nezahájí do jednoho roku od data poskytnutí služby ze strany DQS, která vedla k nároku, nebo v případě jakéhokoli údajného neplnění během jednoho roku. rok ode dne, kdy měla být tato služba dokončena.

6.3 Žádný úkol

Pokud není výslovně upraveno jinak nebo není-li stranami písemně dohodnuto, smlouva je pro strany osobní a žádná ze stran nemůže postoupit, převést, zatížit, zastavit hypotéku, uzavřít subdodavatelskou smlouvu nebo jinak nakládat se všemi svými právy a povinnostmi podle smlouvy. Každá strana potvrzuje, že jedná svým jménem a nikoli ve prospěch jiné osoby.

Bez ohledu na výše uvedené může společnost DQS postoupit, převést nebo zadat subdodavateli jakákoli nebo všechna svá práva a povinnosti vyplývající ze smlouvy společnosti a partnerům přidruženým k DQS nebo jakémukoli z jejich zástupců.

6.4 Etický kodex a politika boje proti úplatkářství a korupci

DQS podniká přísně v souladu se zásadami stanovenými v jejím Etickém kodexu, který také obsahuje Zásady boje proti úplatkářství a korupci. Etický kodex DQS lze nalézt na webových stránkách DQS.

Zaměstnanci, agenti a další zástupci DQS mají zakázáno dávat nebo přijímat peníze nebo dary, které by mohly být považovány za úplatky, nebo uzavírat dohody, které jsou vykládány jako korupční praktiky. DQS zachovává zásady a postupy po celou dobu platnosti smlouvy a bude je prosazovat tam, kde je to vhodné, aby bylo zajištěno dodržování výše uvedeného.

6.5 Částečná invalidita

Pokud bude jedno nebo více ustanovení těchto předpisů v jakémkoli ohledu shledáno nezákonným nebo nevymahatelným, nebude tím nijak ovlivněna nebo narušena platnost, zákonnost a vymahatelnost zbývajících ustanovení.

6.6 Vyšší moc

Společnost DQS ani klient neporuší tato nařízení ani nenesou odpovědnost za jakékoli selhání nebo zpoždění v plnění podle těchto podmínek, pokud příčinu takového selhání nebo zpoždění lze přičíst událostem, které jsou mimo přiměřenou kontrolu dotčené strany, včetně, ale nikoli výhradně, války. , ozbrojený konflikt, teroristický útok, občanská válka, nepokoje, toxická nebezpečí, pandemie, epidemie, přírodní katastrofy, extrémní počasí, požár, výbuch, selhání inženýrských sítí, stávka, porucha infrastruktury, zpoždění dopravy nebo jakákoli veřejná omezení následující po výše uvedené incidenty nebo jakákoli jiná událost vyšší moci.

V případě výskytu vyšší moci oznámí dotčená strana bez zbytečného odkladu druhé straně podrobnosti o situaci a předpokládané době trvání. Kterákoli strana je oprávněna vypovědět Smlouvu s okamžitou účinností, pokud by událost vyšší moci trvala déle než devadesát (90) dnů.

7. Spory 

Pokud není výslovně dohodnuto jinak, všechny spory vzniklé nebo v souvislosti s těmito předpisy se řídí zákony země sídla certifikačního orgánu DQS a budou s konečnou platností urovnány podle pravidel arbitráže Mezinárodní obchodní komory jedním nebo více rozhodci jmenovaní v souladu s uvedenými pravidly. Rozhodčí řízení se bude konat v Paříži (Francie) a bude vedeno v německém nebo anglickém jazyce.

8. Další požadavky programu

Pro některé sektorově specifické systémy řízení nebo certifikace produktů a auditní služby mohou platit další povinné programové požadavky, včetně, ale bez omezení. Tyto „programové požadavky“ jsou k dispozici na https://dqsglobal.com/intl/.

Předpisy o auditu a certifikaci DQS od 5. května 2022

zertifizierungsregel-dqs-eine geschaeftsperson im anzug tippt auf einem laptop
Loading...

Předpisy o auditu a certifikaci DQS

Obsah této stránky je k dispozici ke stažení.