O potenciálu auditů na dálku se diskutuje již řadu let. Dosud však nebyly široce přijaty. Zejména v oblasti certifikačních auditů zůstávaly vzdálené audity dlouho bezvýznamné, protože nebyly v souladu s akreditačními pravidly a specifikacemi. S COVID-19 se to pravděpodobně změnilo: Výjimky byly schváleny ze dne na den a nemožné se najednou stalo jedinou možnou věcí. I když je nyní pandemie v mnoha zemích pod kontrolou, audity na dálku tu zůstanou.
Je audit na dálku totéž co běžný audit přes webovou kameru? Rozhodně ne! Vzdálený audit je zásadně odlišný - jiné požadavky, jiné metody auditu, jiné výzvy, jiná rizika a jiné příležitosti. V této sérii článků bychom vám rádi poskytli několik tipů, jak provádět audity na dálku.
Pokud je audit na dálku proveden správně, může být cenným doplňkem auditů na místě. Interní audity, audity dodavatelů a certifikační audity lze provádět na dálku - částečně nebo zcela. Pokud však není vzdálený audit proveden kvalifikovaně, přináší více škody než užitku, protože poskytuje falešný pocit bezpečí.
V sedmi dílech tohoto seriálu projdeme všechny kroky od přípravy až po následné kroky. Zaměříme se především na audity systémů řízení (např. podle ISO 9001 pro systémy řízení kvality, ISO 14001 pro systémy environmentálního řízení, ISO 45001 pro systémy řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci atd.) Mnohé z těchto bodů však budou použitelné i pro jiné typy auditů, jako jsou audity procesů, audity bezpečnosti výrobků a sociální audity.
Různé typy auditů vyžadují různé přístupy k případným auditům na dálku. Obvykle rozlišujeme tři typy auditů, z nichž každý má své vlastní cíle:
Zda je vzdálený audit vůbec možný, závisí na typu auditu.
Interní audity: Vzhledem k tomu, že interní audity jsou určeny pro interní potřebu, můžete se sami rozhodnout, zda vám vzdálený audit pomůže splnit cíle auditu. Doporučuje se však, aby interní audity byly prováděny v souladu se směrnicemi ISO 19011. To znamená, že vzdálené audity jsou možné, ale jak je vysvětleno ve druhém článku této série, je třeba zvážit veškerá rizika.
Audity dodavatelů: Zda je možné provést audit na dálku, závisí na pokynech klienta. Společnost DQS má několik řešení pro vzdálené audity dodavatelů.
Certifikační audity: V oblasti certifikace systémů řízení se použití auditů na dálku omezilo na přezkumy dokumentů. Během pandemie COVID 19 však akreditační a certifikační orgány spolupracovaly, aby umožnily provedení auditu na dálku po kladném posouzení rizik (viz krok 2). Všechny certifikační orgány musí brát v úvahu pokyny MD 4:2018 Mezinárodního akreditačního fóra (IAF ).
Obecně očekáváme, že mnoho výjimek z COVID-19 bude pokračovat i po skončení krize. V oblasti bezpečnosti potravin je tento trend patrný již nyní: Ve specifikacích GFSI, které poskytují rámec pro certifikační normy, jako jsou IFS, BRCGS a FSSC 22000, již bylo upraveno, že certifikační audity lze částečně provádět na dálku.
V některých případech jsou audity na dálku možné, ale nemusí to být nejefektivnější způsob. Jsou s tím spojena značná rizika. Ve druhé části tohoto seriálu se podíváme na předchozí posouzení rizik.
Dr. Thijs Willaert je vedoucím marketingu a komunikace pro segmenty udržitelnosti a bezpečnosti potravin. Je také auditorem pro externí audit zpráv o udržitelnosti. Mezi oblasti jeho zájmu patří řízení udržitelnosti, udržitelné zadávání veřejných zakázek a digitalizace auditorského prostředí.
