Téměř hotovo: Úspěšně jste dokončili svůj první vzdálený audit. V této závěrečné části naší série článků o vzdálených auditech vám poskytneme několik závěrečných tipů týkajících se hlášení a následných kroků po vzdáleném auditu.
Toto je závěrečná část sedmidílné série článků o vzdálených auditech:
- Díl 1 - Jak provádět vzdálené audity
- Část 2 - Hodnocení rizik
- Část 3 - Metoda auditu
- Část 4 - Technologie
- Část 5 - Příprava
- Část 6 - Tipy pro provádění auditů na dálku
- Část 7 - Následná opatření
Podávání zpráv a následná opatření se u auditů na dálku výrazně neliší. To znamená, že stejně jako při auditu na místě musí auditor sepsat zprávu, ve které uvede klíčová zjištění, jako jsou neshody, správné postupy, příležitosti ke zlepšení atd.
Ačkoli je samozřejmě možné nahrávat webové konference a dokumentovat tak průběh auditu, tento záznam nemůže nahradit zprávu o auditu. Zvukové nebo obrazové záznamy by neměly být pořizovány bez předchozího souhlasu. Musí být také písemně stanoveno, jak má být se záznamem po auditu naloženo (uložení, distribuce, zabezpečení, vymazání).
Pro účely dokumentace se doporučuje zaznamenávat dobu trvání a účastníky webových konferencí. Tato funkce je součástí většiny aplikací. Účastníci s tím musí souhlasit.
Vzhledem k tomu, že konverzace na webových konferencích může vést k nedorozuměním, měli by mít účastníci auditu možnost prohlédnout si zprávu o auditu a potvrdit, že zpráva odráží to, co se během auditu stalo.
Jakmile je zpráva konečná, musí auditor potvrdit, že smazal všechny důvěrné dokumenty, obrázky, nahrávky atd. v souladu s předem dohodnutými pravidly.
Zakončeme tuto sérii článků asi nejdůležitějším tipem ze všech: Jistě si vzpomenete, že jsme ve druhém díle hovořili o tom, že před zahájením auditu na dálku je třeba provést posouzení rizik, aby bylo zajištěno, že audit na dálku je pro daný účel dostatečný. Po provedení auditu je třeba rozhodnutí o provedení auditu na dálku vyhodnotit. Pokud existují pochybnosti o účinnosti procesu auditu na dálku, je třeba zvážit provedení auditu na místě.
Newsteller DQS
Zůstaňte informováni a přihlaste se k odběru našeho newsletteru!
Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert je vedoucím marketingu a komunikace pro segmenty udržitelnosti a bezpečnosti potravin. Je také auditorem pro externí audit zpráv o udržitelnosti. Mezi oblasti jeho zájmu patří řízení udržitelnosti, udržitelné zadávání veřejných zakázek a digitalizace auditorského prostředí.
Loading...