Obdrželi jste od svého auditora akční plán a nevíte přesně, jak nyní postupovat? Především: Nestresujte se - odchylky jsou při auditech IFS běžné a obvykle je lze rychle vyřešit. Další krok: Přečtěte si našeho užitečného průvodce a zjistěte vše, co nyní potřebujete vědět.

Nastal čas, audit je u konce. Nyní brzy obdržíte předběžný plán opatření ve formátu .xls, který vám auditor zašle e-mailem. Do něj byste nyní měli zapsat opravy a nápravná opatření pro každou odchylku nebo neshodu, vždy opatřenou termínem, odpovědnou osobou a stavem realizace.

Upozorňujeme, že všechny opravy a nápravná opatření musí být přeloženy také do češtiny.

Jaký je rozdíl mezi opravou
a nápravným opatřením?

Nápravné opatření je akce zaměřená na odstranění zjištěné odchylky a/nebo neshody v krátkém časovém horizontu. Nápravné opatření jde hlouběji a jeho cílem je odstranit základní příčinu identifikované odchylky a/nebo neshody. Zatímco tedy nápravné opatření má krátkodobý účinek, nápravné opatření má dlouhodobý účinek.

Kolik času mám na nápravné opatření nebo
plán nápravných opatření?

Jakmile obdržíte předběžný plán nápravných opatření, máte maximálně čtyři týdny na to, abyste auditorovi vrátili vyplněný plán jako soubor .cls a předložili důkazy o jeho provedení.

Provádění nápravných opatření

Nápravy by měly být provedeny co nejdříve. IFS uvádí, že nejpozději do čtyř týdnů od obdržení předběžného plánu nápravných opatření musí být důkazy o implementaci kompletní a řádně předloženy certifikačnímu orgánu. Pokud tato lhůta není dodržena, musí společnost podstoupit úplný počáteční nebo recertifikační audit IFS.

IFS rovněž stanovuje certifikačním orgánům krátké lhůty pro dokončení procesu. Je proto důležité, abyste auditorovi zaslali důkazy o implementaci nejpozději po třech týdnech, aby mohly být provedeny všechny nezbytné následné práce. Tím zajistíte, že nebude překročena čtyřtýdenní lhůta.

Co potřebujete vědět o důkazech o provedení oprav

Důkazy o provedení oprav musí být podloženy skutečným provedením opravy, což je jediný způsob, jak může auditor schválit akční plán. Důkazem mohou být např. fotografie nebo naskenované dokumenty, v závislosti na typu odchylky.

Fotografie o důkazech vložte do souboru .doc spolu s vysvětlením, jaká oprava byla na příslušné fotografii provedena. Uložte jej prosím ve formátu .pdf. Upozorňujeme, že fotografie nezasíláte v původní velikosti. Obvykle postačí rozlišení 75 dpi.

Aby bylo možné korektury správně a rychle přiřadit, pojmenujte prosím soubory následovně: NázevSpolečnost_Oprava_Výkaz bodů požadavků IFS, např. VzorSpolečnost_Oprava_IFS_2-2-1.

Dbejte prosím na to, abyste vždy shrnuli odchylky za jednotlivá opatření, nespojujte všechny odchylky do jednoho souboru.

Provádění nápravných opatření

Úspěšná a udržitelná implementace nápravných opatření může trvat déle než čtyři týdny. V tabulce .xls uveďte odpovídající zdůvodnění, proč potřebujete na realizaci více času, a upozorněte, že toto zdůvodnění musí být přeloženo i do angličtiny. Nejpozději před příštím dozorovým auditem IFS musí dojít k realizaci nápravných opatření.

Autor
Constanze Illner

Constanze Illner

Loading...