Audit otporan na budućnost - razmatranja o kontekstu organizacije

SADRŽAJ

• Audit otporan na budućnost - Razmatranja konteksta organizacije
• Audit mora slijediti primjer
• Preispitivanje kompetencija auditora
• Interdisciplinarni audit timovi 2.0
• Proširenje fokusa znanja
• Zaključak: ISO 9001 raste s nama
• DQS - pionir u certifikaciji sistema upravljanja

Audit otporan na budućnost - Razmatranje konteksta organizacije

U svijetu kontinuiranih promjena, Klauzula četiri ISO 9001 je od velike važnosti jer pruža neophodan poticaj da sistem upravljanja kvalitetom (QMS) bude fleksibilan, prilagodljiv i otporan na budućnost. Na dnevnom redu je obezbjeđivanje dugoročne relevantnosti i efektivnosti QMS-a, posebno u svijetu VUCA*. „Ekspertizacija“ ISO 9001, koja ide ruku pod ruku s ovim, nesumnjivo je više od običnog hira, to je značajan trend koji odgovara rastućim zahtjevima za kvalitetom, efikasnošću i međunarodnom konkurentnošću

Pojmovi kao što su globalizacija i internacionalizacija, rastuća složenost u lancu nabavke, digitalizacija i održivost odavno su svakodnevne teme u upravljanju kvalitetom. Kao kompanija za certifikaciju, primjećujemo da je ovaj razvoj naišao na prihvatanje. Sve više kompanija prepoznaje vrijednost visoko optimiziranog sistema upravljanja kvalitetom kako bi se afirmirala u sve složenijem i dinamičnijem poslovnom okruženju i djelovala agilno: upravljanje kvalitetom kao upravljanje promjenama.

Iz perspektive upravljanja promjenama, "ekspertizacija" ISO 9001 nije samo trend već neophodan razvoj. Sposobnost efikasnog upravljanja promjenama uz održavanje standarda visokog kvaliteta ključna je u današnjem poslovnom svijetu. Kompanije koje usavršavaju—ili „ekspertiziraju“— svoje ISO 9001 procese postavljaju temelje za upravljanje promjenama i njihovo korištenje kao priliku za rast i inovacije.

*Napomena prevodioca: VUCA je akronim zasnovan na teorijama vodstva Warrena Bennisa i Burta Nanusa, za opisivanje ili razmišljanje o promjenjivosti, neizvjesnosti, složenosti i dvosmislenosti općih stanja i situacija

Audit mora slijediti primjer

Kao certifikacijsko tijelo, naša je percepcija da povećanje složenosti koje proizlazi iz konteksta organizacije nužno vodi paralelnom razvoju. Auditi sistema upravljanja kvalitetom u skladu sa ISO 9001 sve više zahtijevaju – ili bi trebalo da zahtijevaju – uključivanje drugih stručnjaka pored QM auditore. To se posebno odnosi na tehnološka ili regulatorna okruženja, a uzgred, nije riječ samo o eksternom certifikacijskom, već i o internom auditu. Izazov - za DQS kao certifikacijsko tijelo i za svaku organizaciju - je tražiti nove konstelacije u sastavu audit timova i mjeriti njihov učinak u odnosu na stvarnost problema.

Drugim riječima, opseg ISO 9001 certifikata za određenu organizaciju prirodno definiše specifične oblasti, procese, proizvode i usluge te organizacije, koje su zauzvrat pokrivene njenim sistemom upravljanja kvalitetom. I tu dolazimo do analogije sa auditom, jer opseg mora odražavati tehničke i metodološke vještine audit tima, odnosno sposobnost auditora da na odgovarajući način procijene i validiraju definisani opseg.

Preispitivanje kompetencija auditora

Potreba za znanjem specifičnim za industriju nije upitna. Naprotiv, posljednjih godina njemačko akreditacijsko tijelo (DAkkS) je dodatno pooštrilo zahtjeve za kompetencijom auditora u skladu sa ISO/IEC 17021-1.

Auditori moraju pokazati dobro stručno znanje u svojim oblastima audita, praktično iskustvo u industriji i redovnu dodatnu obuku kako bi bili u toku sa najnovijim standardima i razvojem industrije. Međutim, sada je također ključno da auditori budu u mogućnosti da gledaju izvan granica svoje industrije. Konkretnije rečeno, auditor mora imati na umu i trenutne aspekte digitalizacije, održivosti, zakonodavstva ili modernih društava kako bi pružio odgovarajuću i ažurnu procjenu QM sistema.

Dva neposredna primjera su evropska NIS2 direktiva za sajber sigurnost i novi zahtjevi ISO-a o klimatskim promjenama.

Interdisciplinarni audit timovi 2.0

Više neće uvijek biti moguće kombinovati potrebnu raznolikost vještina i specijalističkih perspektiva u jednoj osobi. To ne znači da dugogodišnji univerzalni proizvodi u određenom sektoru više neće biti traženi; naprotiv. Međutim, u mnogim slučajevima, oni više neće djelovati sami, već će biti vođa ili dio interdisciplinarnog tima auditora - čak i ako se radi "samo" o ISO 9001. Kombinacijom znanja specifičnih za industriju i međufunkcionalnih vještina, interdisciplinarni timovi su odgovor na složene zahtjeve modernih audita i za bolje razumijevanje ekonomskog, regulatornog i društvenog okruženja pored užeg opsega.

Sve to ostavlja traga prilikom pripreme certifikacijskog audita; javljaju se novi izazovi. Složenost procesa planiranja je sve veća, a uticaj na troškove audita je očigledan. Mnogo je važnije, međutim, pitanje kako mi, kao kompanija za certifikaciju, možemo proširiti kompetencije i vještine naših auditora izvan tradicionalnog poznavanja propisa i industrije.

Proširenje fokusa znanja

Tehnički napredak posljednjih godina značajno je potaknuo prijenos znanja: Obuka je postala digitalnija, a postoji više online ponuda s fleksibilnijim rasporedom i manje potrebnih putovanja. Dokumentacija se može optimizirati kroz razgovore i video snimke. Ovaj razvoj nam omogućava da proširimo opseg tema koje se obrađuju u daljem obrazovanju i kursevima obuke – odlučujuća prednost u vremenima sve veće specijalizacije.

Na primjer, pošto smo postali brži, sada možemo posebno promovisati dubinsku obuku o međuregulatornom razvoju u zakonodavstvu ili standardizaciji ili  o temama kao što je audit umjetne inteligencije. Kontinuirani razvoj takve ponude znanja nastavit će nas pratiti u narednim godinama - kako za postojeće auditore tako i za uključivanje novih auditora.

Zaključak: ISO 9001 raste s nama

Čak i ako je audit QMS-a postao izazovan, to je najbolja šansa za poboljšanje. Ekspertizacija ISO 9001 izražava složenost i neizvjesnost našeg vremena - a u isto vrijeme i dalji razvoj u mnogim oblastima. Predstojeća revizija ISO 9001 također pokazuje da QM standard ima jak razlog postojanja jer se stalno ažurira.

Napomena: Gornji članak je prvi put objavljen na njemačkom DGQ blogu 4. oktobra 2024. Ovdje je objavljen uz njihovu ljubaznu dozvolu.

DQS - pionir u certifikaciji sistema upravljanja

DQS, "Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen" osnovali su 1985. godine DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.) i DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) kao prvo njemačko tijelo za certifikaciju sistema upravljanja.

Mi smo jedino veliko cerifikacijsko tijelo koje se fokusira na sisteme upravljanja i procese. Igrali smo pionirsku ulogu u tome dugi niz godina. DQS je 1986. godine izdao prvi njemački certifikat u skladu sa ISO 9001, najvažnijim svjetskim standardom za sisteme upravljanja.

Godine 1991. DQS je bio prvo certifikacijsko tijelo u Njemačkoj koje je akreditirano za ISO 9001/2/3 od strane tadašnje TGA GmbH (danas: Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH, DAkkS). Danas naš asortiman usluga pokriva oko 200 međunarodnih propisa i nacionalnih standarda. Naša tvrdnja uvijek počinje tamo gdje završavaju kontrolne liste. Vjerujte nam na riječ!

Ekspertiza i povjerenje

Napomena: Naše članke i materijale pišu isključivo naši interni stručnjaci za sisteme upravljanja i dugogodišnji auditori. Ako imate bilo kakvih pitanja za naše autore o sadržaju, slobodno nas kontaktirajte.