Proces kontinuiranog poboljšanja (CIP), također poznat kao tekući proces poboljšanja, je metoda od upravljanja kvalitetom (ISO 9001) za kontinuirano postizanje malih poboljšanja u kvaliteti procesa, kvaliteti proizvoda, mogućnosti isporuke i kvaliteta usluge.

Opšti cilj je povećanje efektivnosti i kvaliteta u organizacijama ili kompanijama kroz kontinuirano unaprijeđenje internih procedura i procesa.

Loading...

Šta znači kontinuirano poboljšanje?

Proces kontinuiranog poboljšanja ima svoje korijene u automobilskoj industriji 1950-ih, tačnije u japanskom principu "Kaizena", što znači "promjena za bolje". Definisanje karakteristika Kaizena je da bi poboljšanje trebalo biti inkrementalno i malo. Kao dosljedno slijedeći put malog napretka, koji se uvijek ponavlja i nikad se ne završava. Kaizen ili CIP nije dizajniran za kratkoročni uspjeh. Kompanije su u tome uspješne ako dosljedno nastave na principu i trajno rade na poboljšanjima.

 

Važni preduslovi za proces kontinuiranog poboljšanja

Da bi se postigao dugoročni uspjeh upotrebom procesa kontinuiranog poboljšanja, organizacija treba sve koji su uključeni kako bi se povukli zajedno i bili voljni kontinuirano činiti mala poboljšanja u svom radnom kontekstu. Da bi se to dogodilo, važno je da su okvirni uslovi u pravu.

Top menadžment mora donijeti svjesnu odluku u korist CIP-a i konsolidirati je u korporativnoj kulturi. To se može učiniti putem daljnjih mjera obuke, integrisanjem PDCA ciklusa u procese i radne tokove, te radno vrijeme dostupnim.

Svi uključeni moraju biti svjesni da sa kontinuiranim procesom poboljšanja ne postoje nagle promjene. Umjesto toga, radi se o postepeno optimizaciji i usavršavanju najvažnijih područja kompanije.

 

Ko je uključen u proces kontinuiranog poboljšanja?

Važna karakteristika procesa kontinuiranog poboljšanja je da su poboljšanja planirana i implementirana ne samo od strane menadžera, već prije svega samih zaposlenika. Ova direktna implementacija svih onih koji su uključeni u procese od velikog je značaja u CIP-u.

CIP metoda ima za cilj motivisati zaposlenike da aktivno sudjeluju u procesu kontinuiranog poboljšanja, čineći tako njihovim zadatkom da identificiraju i provode poboljšanja u svom području. Dugoročno, ove male optimizacije vode do povećane kvalitete proizvoda i procesa, ali i u službi.

 

Koji su benefiti procesa kontinuiranog poboljšanja?

Kroz CIP se svi postojeći procesi u kompaniji mogu pojednostaviti. Troškovi se štede kroz efikasnije tokove rada, proizvodi i/ili usluge su bliže prilagođeni zahtjevima kupaca, usluga se poboljšava, a otpad svih vrsta je smanjen.

Ako pojedinačne implementacije nisu moguće, najviše rukovodstvo mora na razumljiv način objasniti zašto. Uspješan proces kontinuiranog poboljšanja zahtijeva odgovarajuću korporativnu kulturu i aktivnu demonstraciju CIP-a od strane menadžment tima. Tada svi imaju koristi od rezultata kontinuiranog procesa učenja.

 

Kako se upravlja CIP?

Ciklus malih koraka ogleda se u PDCA ciklusu. Do danas je to najvažniji kontrolni instrument za kontinuirano unaprijeđenje. PDCA označava Planiraj-Uradi-Provjeri-Poboljšaj. PDCA je proces kontinuiranog identificiranja i rješavanja problema u četiri koraka.

Povezana metoda je SDCA metoda (Standardiziraj-Uradi-Provjeri-Poboljšaj).

 

Kako se primjenjuje PDCA ciklus?

PDCA ciklus je proces koji se ponavlja iznova i iznova, teoretski beskonačno i pruža osnovu za stalno unaprijeđenje sistema upravljanja. Počeci modela, poznat i kao ciklus Shewhartovog ciklusa ili deming, datira nazad do ranih 1930-ih.
U početku je u tri koraka modela američkog fizičara i statistike Waltera Andrewa koji je kasnije nadopunio četvrtim korakom svog studenta William Edwarda Deminga.

Krug za razmjenu korišten je u vojne svrhe u pogledu poboljšanja kvalitete ratne opreme, ali nakon 1945. godine nije uspio dobiti prihvaćanje u civilnom sektoru bilo u SAD-u ili u Europi.

Model je konačno stigao do zemlje istočne Azije početkom 1950-ih u sklopu rekonstrukcije japanske ekonomije i industrije o Inicijativi Deming, gdje je postala priča o uspjehu.

Tek 1980-ih se pojavio na zapadu pod nazivom PDCA ciklus izabranog deming. Sa ISO 9001 standardom za upravljanje kvalitetom, PDCA ciklus konačno je pronašao svoj put u svijet upravljačkih sistema, gdje je od tada uspješan širom svijeta kao holistički korporativni pristup.

 

Kako je PDCA ciklus povezan sa ISO standardima sistema upravljanja?

Budući da je u 2012. uvedena zajednička osnovna struktura ISO sistema upravljanja (struktura visokog nivoa - HLS), dodjeljivanje standardnih poglavlja u četiri faze PDCA ciklusa očito je prepoznatljivo. Međutim, to je samo pripazilo korisnicima standarda širom svijeta sa revizijom ISO 9001 i ISO 14001 u 2015. U ISO standardima pogledajte poglavlje 4 (kontekst organizacije) kao okvir za upravljanje PDCA. Isticanje odgovornosti i dužnosti top menadžmenta u sistemu upravljanja, poglavlje 5 sada se nalazi u centru PDCA ciklusa.

Faza plana obuhvata poglavlje 6 (planiranje), gdje su ispunjavanje standardnih zahtjeva iz poglavlja 4 i 5 preduslov za smisleno i obećavajuće planiranje u poglavlju 6. Poglavlja 7 (podrška) i 8 (Djelovanje) dodijeljeni su fazi Uradi. Poglavlje 9 (evaluacija performansi), sa izvršavanjem internih audita i pregleda menadžmenta, predstavlja Kontrolnu upotrebu i poglavlje 10 (poboljšanje) označava fazu Poboljšanja.

U upravljanju procesima kompanije i njihovom kontinuiranom unaprijeđenju duž ciklusa PDCA, fokus je na razmišljanju na bazi rizika i prilika (poglavlje 6).

 

Četiri faze PDCA ciklusa

Planiraj - Uradi - Provjeri - Poboljšaj. U fazi PLANIRAJ, prvi korak je identificirati probleme, tj. da se odredi trenutno stanje. U minimumu se postavljaju sljedeća pitanja:

  • Kakva je priroda problema?
  • Koliko se često događa?
  • Kada se događa?
  • Šta je uzrok?

U sljedećem koraku, problem se prvo sužava, tj. opisuje konkretno, na osnovu prethodno utvrđenog stvarnog stanja, a zatim analizira. Analiza omogućava postavljanje odgovarajućih ciljeva, uključujući mjere potrebne za postizanje ciljeva.

Faza URADI
U ovoj fazi mjere definisane u fazi plana u početku se provode na testnoj osnovi svih zaposlenika kompanije uključenih u postojeći problem. Odlučujući faktor je da se mjere još uvijek ne provode u cijelom odboru, tj. definitivno, ali da se reakcija (tržišta) još uvijek čeka.

Faza PROVJERI
U ovoj fazi, centralno pitanje je: da li je kompanija postigla svoj cilj u fazi testiranja? Da bi se na ovo pitanje odgovorilo na odgovarajući način, podaci prikupljeni u fazi Urado evaluiraju se i podvrgavaju procjeni. Ako i dalje postoji potreba za prilagođavanjem, u ovom trenutku se mora poduzeti mjera, a ako je potrebno, mjera mora biti povučena. Prije prelaska na fazu Poboljšaj, svi problemi moraju biti riješeni.

Faza POBOLJŠAJ

U ovoj fazi dolazi do standardizacije u odnosu na strategije, koncepte, aktivnosti i objekte. Time se stvara novo stvarno stanje, koje predstavlj mjeru stvari za blisku budućnost, s obzirom na sve procese, i mora biti pažljivo dokumentovano. Stvarno stanje je obično osnova za certifikaciju sistema upravljanja.

U principu, PLAN faza već počinje iznova sa standardizacijom - PDCA ciklus se ponavlja, kontinuirano poboljšanje je u toku.

Gdje se koriste CIP i PDCA ciklus?

U mnogim njemačkim kompanijama i organizacijama proces kontinuiranog poboljšanja pronašao je svoj put u korporativnu kulturu u posljednje tri decenije i kontrolisan je putem PDCA ciklusa. Danas je proces kontinuiranog poboljšanja komponenta svih modernih standarda sistema upravljanja, na primjer u upravljanju kvalitetom, upravljanju okolinom i upravljanju informacijama. PDCA ciklus je takođe odavno bio prestao da bude ograničen na proizvodnju i koristi se u svim industrijama, u uslugama kao i u administrativnim strukturama kompanija.

Povezani pojmovi su, na primjer, aktivni upravljački menadžment (AVM), programi za upravljanje idejama i prijedlozima kompanija, ali i Toyota proizvodni sistem, jer je ova kompanija uspjela postati tražena marka pomoću procesa kontinuiranog poboljšanja.

Jedan od načina uspostavljanja procesa kontinuiranog poboljšanja u organizacijama je kroz kvalitetne krugove kao interne radne grupe ili projekte zasnovane na šest sigmi metodologije, u kojoj kvalificirani specijalistički djeluje kao voditelj projekta.

Autor
Ute Droege

DQS expert za sisteme upravljanja kvalitetom, dugogodišnji auditor i iskusni trener za ISO 9001.

Loading...