Bez obzira koliko audita ste obavili, vaš prvi udaljeni audit sigurno će biti izazov. Dobra priprema je ključ uspjeha. U ovom članku ćemo vam dati nekoliko vrijednih savjeta na tom putu.
Ovo je peti dio serije članaka o udaljenim auditima od sedam dijelova:
- Dio 1 - Kako provoditi udaljene audite
- Dio 2 - Procjena rizika
- Dio 3 - Metode audita
- Dio 4 - Tehnologija
- Dio 5 - Priprema
- Dio 6 - Savjeti za provođenje udaljenih audita
- Dio 7 - Praćenje
Provođenje udaljenog audita zahtijeva temeljitu pripremu - čak i temeljitiju nego u slučaju audita na licu mjesta. Auditor će odrediti ko treba da učestvuje, kada i putem kojih kanala. U početku, ovo zvuči slično tradicionalnom rasporedu audita; međutim, postaje gotovo nemoguće napraviti bilo kakve promjene tokom udaljenog audita: ponovno zakazivanje sastanka sa učesnicima na različitim lokacijama može brzo dovesti do haosa.
Još jedna neugodna greška koju treba izbjegavati je zabuna oko vremenskih zona. Kod audita na licu mjesta, nije bilo razloga da se navede vremenska zona u planu audita – to je uvijek bila vremenska zona lokacije. Međutim, kada su učesnici web konferencije na različitim kontinentima, mala greška može imati velike posljedice.
Što se tiče trajanja udaljenog audita, iz iskustva možemo reći da udaljeni audit ne bi trebao biti kraći od audita na licu mjesta. Naprotiv, postoje dobri razlozi za planiranje dužeg trajanja audita, posebno ako je ovo vaš prvi udaljeni audit.
- Tehnički problemi (npr. problemi s povezivanjem) mogu uzrokovati kašnjenje. Preporučljivo je predvidjeti i planirati dodatno vrijeme za kompenzaciju zastoja
- Auditori će trebati više vremena za obradu informacija putem ekrana nego da su na licu mjesta
- Učesnicima će biti potrebne česte pauze jer su web konferencije stresnije od sastanaka licem u lice
Upravo zato što web konferencije mogu biti iscrpljujuće, preporučljivo je organizovati nekoliko kraćih sesija i rasporediti ih na nekoliko dana, umjesto da zakažete jedan vrlo intenzivan dan.
Problemi s povezivanjem i kvalitetom zvuka uobičajeni su kod web konferencija. Oni se nikada ne mogu potpuno eliminisati – ali od velike pomoći je da se prethodno testira veza i da se osigura da su svi učesnici audita upoznati sa potrebnim hardverom i softverom. Subjekt koji se auditira također mora osigurati da je mirno okruženje dostupno svim učesnicima kako bi se izbjegle smetnje i pozadinska buka.
Prije obavljanja audita, također morate odrediti da li je potrebno da se sesije snimaju. Iako sesije snimanja mogu biti korisne za dokumentiranje audita, postoje pitanja sigurnosti podataka i privatnosti koja treba razmotriti. Ne samo da vam je potreban pristanak svih učesnika, već morate da razgovarate o sigurnosnom aspektu i da odredite uslove čuvanja i brisanja (pogledajte dio 4 i dio 7). Kada tražite pristanak, ne zaboravite navesti hoćete li snimati audio, video ili oboje. Ako se oslanjate na snimke za dokumentiranje rezultata, uvjerite se da postoji način da se utvrdi ko je šta rekao.
Zapamtite, međutim, da ako vi i subjekt audita odlučite da se sesije možda neće snimati, još uvijek je tehnički moguće (ali nije dozvoljeno!) napraviti snimke ekrana ili snimiti sesiju na neki drugi način. Podrazumijeva se da bi to bila ozbiljna povreda povjerljivosti i profesionalnog integriteta. Dakle, udaljeni audit zahtijeva određeni nivo povjerenja između auditora i subjekta audita.
Nakon pripreme dolazi stvarni audit. Više o ovome možete pročitati u dijelu šest - savjeti za provođenje udaljenih audita.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert je Globalni direktor usluga održivosti. U ovoj ulozi, odgovoran je za cjelokupni portfelj ESG usluga DQS-a. Oblasti njegovog interesovanja uključuju održive nabavke, praćenje ljudskih prava i ESG audite.
Loading...