U mnogim slučajevima, međunarodni standardi su dali poticaj za budućnost i omogućili kompanijama da izgrade učinkovite sisteme upravljanja. Međutim, kada je ISO 9001:2015 prije pet godina konačno uvrstio temu „organizacijskog znanja“ u svoj katalog zahtjeva, o njoj se u relevantnim krugovima raspravljalo već 20 godina – pregled.
Loading...
SADRŽAJ
- Znanje organizacije u ISO 9001
- Šta ISO 9001 zahtjeva u detalje?
- Neka razmatranja znanje organizacije
- Demografske promjene - učenje za buduće generacije
- Inovacije kroz transfer znanja
- Digitalizacija olakšava korištenje znanja
- Osiguranje znanja u ranoj fazi - prepoznavanje rizika i prilika
- Zahtjevi implementacije organizacijskog znanja
- Znanje organizacije u ISO 9001 - Zaključak
- DQS. Simply leveraging Quality
Još 1995. Hirotaka Takeuchi i Ikujirō Nonaka objavili su "Kompanija koja stvara znanje: Kako japanske kompanije stvaraju dinamiku inovacija." Ovim su skrenuli pažnju – možda po prvi put – poslovnih lidera na znanje u njihovim organizacijama. U godinama koje su uslijedile pojavili su se drugi pristupi, svaki s drugačijim fokusom i vlastitim teorijskim i praktičnim ciljevima. Oblast upravljanja znanjem pojavila se kasnih 1990-ih.
Ono što ujedinjuje ove pristupe je premisa da znanje organizacije nije dat uslov za korporativni uspeh. Umjesto toga, mora se njegovati kroz odgovarajuće strukture i mjere, usklađene sa strateškim poslovnim ciljevima.
Znanje organizacije u ISO 9001
Na vrlo sličan način, standard upravljanja kvalitetom ISO 9001:2015 ponovo razmatra ovu temu nakon dvije decenije. Međutim, u njemu se ne odražavaju sveobuhvatnije ideje iz nekih pristupa upravljanja znanjem. Umjesto toga, prilično je opći zahtjev da se ne izgubi tema iz vida i da se pozabavite povezanim rizicima i prilikama.
Za svakodnevnu upotrebu, povezano poglavlje 7.1.6 "Organizaciona znanja" u ISO 9001 je zahtjev da se upravo ovo znanje smatra nezamjenjivim resursom za održivi korporativni uspjeh i da se kao rezultat toga preduzmu odgovarajuće mjere.
Loading...
DQS Vodič za audit ISO 9001:2015 u praksi
Najčešća pitanja audita i mogući dokazi.
Više od čekliste!
Od stručnjaka u ovoj oblasti.
Šta ISO 9001 zahtijeva u detalje?
Poznati ISO 9001 standard prvenstveno se bavi onim znanjem koje je organizaciji potrebno "da bi izvršila svoje procese i postigla usklađenost proizvoda i usluga". Organizacija mora osigurati da se ovo znanje održava i da je dostupno. I, s pogledom na moguće promjene, mora sagledati kako može steći i učiniti dostupnim znanje koje bi moglo biti potrebno u budućnosti, pored znanja koje već postoji.
Znanje je nezamjenjiv resurs za održivi korporativni uspjeh!
Izvor: ISO 9001:2015-11 - Sistemi upravljanja kvalitetom - Zahtjevi
U dvije napomene klauzule 7.1.6, osim što se navodi da je organizacijsko znanje, znanje specifično za organizaciju, slijede još neka kratka objašnjenja i nabrajanja, koja, međutim, sadrže samo opšte poznate informacije.
Neka razmatranja o znanju organizacije
Stoga su zahtjevi za organizacionim znanjem formulisani prilično općenito – i to prilično oskudno. Stiče se utisak da tu temu zaista treba uključiti. Međutim, korisnici standarda ISO 9001 ne bi trebali biti preopterećeni detaljima. I treba ostaviti dovoljno prostora za ispunjavanje zahtjeva - na primjer u pogledu kompletnosti i nivoa implementacije.
Ali čak i bez upuštanja previše u pitanje šta ISO 9001 znači pod pojmom poznavanje organizacije, čitav niz zadataka i problema se može povezati s tim:
- Otpuštanje frustriranih radnika
- Odlazak visoko motivisanih zaposlenih zbog starosti
- Nenamjerno brisanje rezultata razvoja
- Tehnološki napredak
- Digitalni rad
- itd.
Većina zadataka sa kojima se suočavaju najviši menadžment, kao i šefovi odjeljenja i menadžeri kvaliteta, imaju veze sa znanjem – znanjem koje:
- Jednostavno imate
- Znate da nemate
- Ne znate da imate
- Ne znate da nemate
- Upravo sada odlazi u penziju
Implicitno i eksplicitno znanje organizacije.
Korisno je napraviti razliku između implicitnog i eksplicitnog znanja. Kada je u pitanju upravljanje generacijskom smjenom i s tim povezanim transferom znanja unutar kompanije, ove dvije vrste znanja povlače svoje zahtjeve, od kojih su neki prilično različiti.
Budući da 30 godina iskustva u rješavanju pritužbi kupaca teško da je moguće pretočiti u riječi i prenijeti dalje, potrebne su dugoročno planirane procedure. Ako je, s druge strane, zadatak napraviti ispravne postavke mašine, možda će biti dovoljno da konačno odvojite vrijeme da sve temeljito dokumentirate i porazgovarate s novim zaposlenima.
Demografske promjene - učenje za buduće informacije
Kompanijama bi bilo dobro da saznaju koje znanje žele zadržati - i kako ga mogu zadržati. Otkopavanje prašnjavog starog Wiki sistema rijetko je najbolje rješenje. U većini slučajeva, isplati se koristiti alate koji su već u upotrebi. Čak i sažeta proceduralna uputstva sprečavaju mlađe kolege da ponove greške starijih.
U principu, sistemi upravljanja također sadrže znanje svojih organizacija. Ovo se može koristiti za osiguranje implicitnog i eksplicitnog znanja i njegovo ažuriranje u daljem kursu. Vjerovatno je nemoguće dokumentirati 30 godina iskustva. Za razliku od toga, nije podvig poboljšati proces rješavanja pritužbi kupaca. Ovo je svakodnevni rad u upravljanju procesima.
Inovacije kroz transfer znanja
Kada mlađe i starije kolege razgovaraju o nečemu zajedno, različite perspektive, iskustva i ideje se udružuju: eksplicitnije, naučno utemeljeno znanje s jedne strane, više implicitno, kontekstualno specifično znanje s druge strane. Pored preciznijih opisa procesa i boljih procedura, to rezultira novim pristupima i idejama – a time i preduslovom za inovaciju.
U tom kontekstu, sistem upravljanja kvalitetom (QMS) prema ISO 9001 prvenstveno je odgovoran za stvaranje organizacionih preduslova i postavljanje početnih impulsa. Moraju se definisati najrelevantnije oblasti znanja koje treba osigurati. Moraju se postaviti prioriteti i osloboditi resursi. Ono što ovdje postavlja smjer je sposobnost ispunjavanja zahtjeva kupaca i zakonskih zahtjeva. Znanje koje je za to potrebno je u osnovi prioritet. Kako zadatak napreduje, entuzijazam, radoznalost i nagon će ga voditi naprijed i dovesti do uspjeha.
Digitalizacija olakšava korištenje znanja
Čak i najambiciozniji pokušaji korištenja raspoloživog znanja u organizaciji propadaju zbog trivijalnog problema prekida stvarnih zadataka. Velikodušno opskrbljene biblioteke ostaju neiskorištene, Wiki je napištena. Uspješne mjere uzimaju u obzir sklonost starim navikama i stalni pritisak rokova. Digitalizacija nudi mogućnost da se olakša pristup znanju – ne u odvojenim IT sistemima, već u istim alatima koji kontrolišu (djelimično) automatizovane procese. Za autorizaciju ponude pripremaju se i prikazuju samo najvažnije informacije.
U složenijim slučajevima, dodatni dokumenti se automatski sumiraju i prikazuju po potrebi. U budućnosti će AI (umjetna inteligencija) odlučiti koje informacije uopće treba prikazati zaposleniku. Koje informacije AI koristi zauzvrat i zašto odlučuje na ovaj način, ostaje skriveno. Kompanije koje će primjenjivati slične metode i koristiti AI kao nosilac znanja stoga bi trebale odmah na početku razmotriti kako će osigurati implicitno znanje umjetne inteligencije i nastaviti ga koristiti kada dođe sljedeće ažuriranje.
Osigurati znanje u ranim fazama - prepoznavanje rizika i prilika
Isti savjet se odnosi i na ljude kao nosioce znanja. Kompanije već razmatraju povezane rizike i prilike u oblastima planiranja radne snage, zapošljavanja i dizajna radnog mjesta. Kritične funkcije imaju dvostruko osoblje, sa malo drugačijim radnim ulogama. Uredi su dizajnirani na takav način da su nove kolege uključene od samog početka kada se radi o preklapanju zadataka. Naizmjenična podjela zadataka, interna obuka i odgovarajuće dokumentirane radne metode čine ostalo. U takvim detaljima kriju se mnogi rizici i mnoge očigledne mogućnosti da se iskoristi znanje organizacije.
Implementacija zahtjeva o organizacijskom znanju
Razumevanje zahtjeva u poglavlju 7.1.6 kao poziva na akciju znači identifikovanje ovih i drugih rizika i prilika i pronalaženje jednostavnih, pametnih rješenja na svim različitim mjestima gdje je znanje problem. A to znači korištenje znanja na svim ovim tačkama za sveobuhvatne zadatke upravljanja kvalitetom.
Znanje organizacije u ISO 9001 - Zaključak
ISO 9001 je odavno ostavio po strani „znanje organizacije“, iako se o toj temi među naučnicima raspravlja još od sredine 1990-ih godina prošlog vijeka. Čak se i novi zahtjevi u poglavlju 7.1.6, koji su uključeni u ISO standard s velikom revizijom iz 2015. godine, samo dotiču te teme.
Od korisnika standarda se stoga zahtijeva da sami odluče koja su znanja u kojim tačkama kompanije danas i sutra potrebna, kako bi pouzdano postigli postavljene ciljeve, odnosno predviđene rezultate sistema upravljanja kvalitetom. Fokus treba biti na sljedećim razmatranjima, između ostalog:
- Kako potrebno znanje zadržati u kompaniji?
- Kako se mogu steći nova znanja?
- Koja je stručnost kritična za budućnost?
- Kakav utjecaj demografske promjene imaju na kompaniju?
- Kakav utjcaj imaju teme kao što su inovacije i digitalizacija?
Na kraju krajeva, vrijedno je - s obzirom na "rizike i prilike" - dozvoliti da tema organizacijskog znanja već utječe u kadrovsko planiranje, na primjer, i da se sveobuhvatno uzme u obzir prilikom donošenja odluka.
DQS. Simply leveraging Quality.
Smatramo se pionirima i inovatorima s ciljem održavanja, stvaranja i poboljšanja međunarodno uporedivih mjerila. Proizvodi, procesi ili usluge tako postaju sigurniji i kvalitetniji širom svijeta. Naši certifikati pojednostavljuju globalnu razmjenu između kompanija, regulatornih agencija ili organizacija, a istovremeno jačaju povjerenje kupaca i potrošača u proizvode, usluge i organizacije. Stoga shvatamo da je naš rad važan doprinos društvu.
Loading...
DQS. Jer nisu svi auditi isti.
Da li imate pitanja o certifikaciji vašeg sistema upravljanja kvalitetom prema ISO 9001? Saznajte više. Bez obaveza i besplatno.
Ekspertiza i povjerenje
Napomena: Naše članke, vodiče za audit i drugi sadržaj pišu isključivo naši interni stručnjaci za sistem upravljanja i auditori sa dugogodišnjim iskustvom. Ako imate pitanja za naše autore u vezi sa sadržajem, slobodno nas kontaktirajte. Radujemo se razgovoru s vama.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Nadja Goetz
DQS expert za sisteme upravljanja zaštitom zdravlja i BSI-KRITIS auditi, auditor i proizvodni menadžer za različite standarde kvaliteta u rehabilitaciji, kao i bolničkoj i ambulantnoj njezi.
Loading...