Udaljeni auditi postali su sastavni dio digitalizacije i agilnog rada. Ono što se misli je izrazita sposobnost virtuelnih timova i zaposlenih koji rade od kuće da budu produktivni na visokom nivou - također u auditu sistema upravljanja i procesa. Posebno s obzirom na pandemiju Corone, menadžment i rukovodioci kompanije "izvrsnost na daljinu" se sve više ocjenjuju kao ključni faktor uspjeha koji će odrediti budućnost. A u svom planiranju i izvršenju, certifikacijski auditi također moraju biti vrlo učinkoviti, bez obzira na to da li se provode na licu mjesta ili na daljinu kao „provjere izdaleka“. Pa ipak, takav udaljeni audit zahtijeva dodatne vještine i dodatni stepen izvrsnosti od strane svih uključenih.

Loading...

Udaljeni auditi: Šta ISO 19011 kaže

Iako su udaljeni auditi već bili reklamirani kao "alternativna metoda audita" u ISO 19011:2011, to nije dalje objašnjeno. Revizija iz 2018. je tada donijela više poticaja u stvar s mnogo preciznijim prepoznavanjem ove metode audita. Do sada smjernica više nije mogla zanemariti mogućnosti povećanja digitalizacije.

"Udaljeni auditi: odgovor na digitalizaciju - ali i na vrijeme krize"

I kao da su autori ISO 19011:2018 sumnjali u to, pandemija Covida 19 donijela je sa sobom široko polje primjena za udaljene audite. U kriznim vremenima, kada se auditi na licu mjesta više ne mogu obavljati u mjeri u kojoj je to potrebno, udaljeni audit je zgodan - iako na ograničen način.

Udaljeni auditi: Preduslovi

Mora se ispuniti čitav niz preduslova prije nego što se udaljeni auditi mogu koristiti kao prateća metoda audita. Ovi preduslovi uključuju složenost procesa kompanije. Auditor također mora biti upoznat sa sistemom upravljanja i da je već bio na licu mjesta prije, na primjer.

Ostali bitni zahtjevi koji moraju biti ispunjeni su:

  • Kvalitet komunikacijske tehnologije mora zadovoljiti vrlo visoke zahtjeve udaljenog audita
  • Nijedna početna certifikacija ne može se auditirati na daljinu. To prije svega znači da sistem upravljanja više ne smije biti u ranoj fazi.
  • Tokom predaudita nije bilo značajnih neusklađenosti na predmetnoj lokaciji
  • Sistem upravljanja mora biti organiziran na takav način da se svi podaci, dokazi i specifikacije mogu odmah pronaći i lako pregledati
  • Moraju se isključiti rizici koji bi mogli ugroziti audit

"Ispunjavanje zahtjeva udaljenog audita: nije samo po sebi, već je znak izvrsnosti."

Ispunjavanje ovih zahtjeva, posebno u cjelini, nije nešto što se podrazumijeva. Umjesto toga, to je znak zrelih, odličnih sistema upravljanja i organizacija koje postavljaju visoke standarde za bavljenje auditima.

Vanjski auditori također imaju ključnu ulogu: oni moraju imati jake, znatno iznad prosjeka komunikacijske i organizacijske vještine da usmjeravaju i upravljaju auditom sa distance.

 

Metode moraju biti prihvaćene od strane svih uključenih strana

A postoji još jedan važan preduslov. To se odnosi na stav svih onih koji su uključeni u ovu metodu audita i njihovu spremnost da se uključe u nju. Povjerenje i prihvaćanje unutar auditirane organizacije su stoga centralne tačke za uspješno planiranje audita, program audita za izvršenje i praćenje udaljenog audita.
Budući da auditor nije na licu mjesta, tehničke i komunikacijske vještine - neophodne "meke vještine" - postaju još važnije.

Ako želite da imate implementaciju udaljenih audita, ako želite da koristite ovu tehnologiju, onda morate imati prihvatanje za to u kompaniji.

Dr. Holger Grieb DQS auditor

Udaljeni auditi: Audit metoda ili vrsta audita?

Udaljeni auditi su audit metoda, a ne zasebna vrsta audita. Autori ISO 19011 ne uzdižu udaljene audite na rang alternative auditu na licu mjesta. Umjesto toga, oni nude uključivanje "udaljenog" kao jedne od nekoliko metoda "prikladno uravnoteženih" u planiranju audita.

Zahtjevi u poglavlju 5.5.3 ISO 19011 odnose se na odabir i određivanje metoda audita: „Da bi se provjera izvršila efektivno i efikasno, osoba(e) koja kontroliše program audita treba da izabere i odredi metode za audit u zavisnosti od definisanih ciljeva audita, definisanog opsega audita i definisanih kriterija audita."

Udaljeni audit: Formalni okvir prema IAF

Pored ISO 19011, dokument MD 4 Međunarodnog foruma za akreditaciju (IAF) također igra ulogu i koristi se za dobijanje jasne slike o formalnom okviru za udaljene audite. Evo tri primjera preduslova za udaljene audite korištenjem "Informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT)":

  • Sigurnost i povjerljivost elektronskih ili elektroničkih informacija koje se prenose moraju biti osigurane (4.1.1). Napomena: Subjekt audita određuje nivo sigurnosnih zahtjeva.
  • Upotreba IKT-a mora biti u dogovoru između subjekta audita i auditora (4.1.2). Oprez: Ovo zahtijeva uspostavljenu "vezu".
  • Unaprijed osigurajte da klijent i auditor imaju neophodnu elektronsku infrastrukturu za korištenje IKT (4.2.2). Napomena: "Osiguranje" uključuje isprobavanje infrastrukture i planiranje alternativa ako je potrebno!

Takve kompjuterski potpomognute audit tehnike (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) mogu uključivati, na primjer, sljedeće:

  • Vođenje konferencijskih poziva
  • Sastanci na Internetu
  • Interaktivne komunikacije zasnovane na webu
  • Daljinski elektronski pristup dokumentaciji sistema upravljanja i/ili procesima sistema upravljanja

"Udaljeni audit: DQS anketa o prihvatanju udaljenih audita"

Udaljeni auditi sa DQS-om

Sa digitalnom transformacijom i pandemijom Corone, udaljeni auditi zauzeli su čvrsto mjesto među metodama audita. Sa stanovišta tijela za akreditaciju, formalni okvirni uslovi su uspostavljeni. Preduslovi u pogledu tehnologije i kompetencija su također jasno navedeni. Mogućnosti koje nude udaljeni auditi mogu se stoga u potpunosti iskoristiti. Ipak, njihova upotreba se uvijek mora pažljivo razmotriti. Ne može se svaka situacija adekvatno procijeniti na daljinu. Stoga će DQS unaprijed sa vama pregledati odgovarajuću situaciju u vašoj kompaniji i rizike povezane s implementacijom.

Simply leveraging Quality.

Od svog osnivanja 1985. godine kao prvog njemačkog certifikatora sistema upravljanja, DQS je posvećen održivom uspjehu svojih kupaca. Sa auditima koji dodaju vrijednost i konceptima orijentisanim na kupca, pratimo organizacije sve do poslovne izvrsnosti.

Pored procjene prema pojedinačnim standardima sistema upravljanja, kombinovani, istovremeni audit potpuno integrisanih sistema upravljanja nudi vam brojne mogućnosti. Interdisciplinarna procjena omogućava da se iskoriste sinergije i, u isto vrijeme, da se identifikuju interakcije i kontradikcije između različitih tema.

U vezi sa ISO 19011, također nudimo audite druge strane kao uslugu za odabrane oblasti, na primer kao audite dobavljača.

Kako bismo povećali prednosti za naše klijente, fokusiramo se na višestruke kvalifikacije u odabiru i daljnjoj obuci naših auditora: DQS auditori u prosjeku pokrivaju najmanje tri standarda. Vjerujte nam na riječ. Radujemo se razgovoru s vama.

Autor
Julian König

Rukovodilac odjela za upravljanje proizvodima i akreditaciju u DQS-u i također expert za ISO 50001, Julian König odgovoran je za podršku proizvoda usklađenih s akreditacijom i razvoj za DQS-ove fokusne proizvode. Spajanje znanja u njegovom timu stvara snažnu vezu s potrebama tržišta. Sa svojom stručnošću u standardima, on je i tražen autor i moderator.

Loading...