Dokumentirane informacije su naslov poglavlja 7.5 svih standarda sistema upravljanja Internacionalne organizacije za standardizaciju (ISO) koji su objavljeni od 2012. godine. To ga čini sastavnim dijelom zajedničke osnovne strukture standarda modernog sistema upravljanja, takozvane strukture visokog nivoa (HLS). Uz veliku reviziju ISO 9001 (upravljanje kvalitetom) i ISO 14001 (upravljanje okolinom) u 2015, pojam je postao poznat širem krugu korisnika.

U ranijim verzijama međunarodnih standarda za sisteme upravljanja još se govorilo o "dokumentaciji", "dokumentacijskim zahtjevima", "dokumentima" i "zapisima". Sada ISO standardi sažimaju ove termine pod "dokumentirane informacije".

Za korisnike standarda, međutim, upotreba zbirnog pojma nije obavezna. Oni koji žele, naravno, mogu nastaviti da koriste sopstvene uslove kompanije u svojim dokumentiranim informacijama i kada se s njima postupa. Međutim, mora se osigurati da upotreba termina bude sistematična i ujednačena. Na primjer, ne smije dovesti do nesporazuma u eksternim certifikacijskim auditima.

 

Kako je dokumentirana informacija definisana?

Međunarodni standard ISO 9000:2015-11 definiše principe i uslove sistema upravljanja kvalitetom. U poglavlju 3.8.6 opisano je kao "informacije koje organizacija mora kontrolisati i održavati". Ovo uključuje medij na kojem se nalaze informacije. Koji medij će se koristiti ovisi o vašoj organizaciji. Danas to sve više uključuje foto dokumentaciju, video zapise, audio formate i interaktivno vođenje operatera.

Definicija u ISO 9000 također pravi razliku između tri oblasti koje predstavljaju sljedeće:

  • Sistem upravljanja i njegovi procesi
  • Poslovanje vaše kompanije
  • Dokaz rezultata

 

Da li je bilo koja dokumentirana informacija "dokumentirana informacija"?

Svako ko misli da dokumentirana informacija u smislu standarda postoji čim je bilo koja informacija dokumentirana, vara se. Status "dokumentirane informacije" zavisi od toga da li standard, na primer ISO 9001, navodi da određene informacije također moraju biti dokumentirane. Ako je tako, to je navedeno u relevantnim poglavljima i relevantnim zahtjevima.

whitepaper-dqs-iso-901-dokumentierte-information
Loading...

ISO 9001 i ISO 27001 u eri digitalizacije

Uz korištenje savremenih sredstava komunikacije, otvaraju se potpuno novi aspekti kontrole dokumentiranih informacija: dostupnost, integritet i povjerljivost. Uzbudljiva tema? Sada dostupan kao besplatni Bijeli papir!

Iz sadržaja:

- Pravi način za rukovanje dokumentiranih informacijama

- Efikasna zaštita dokumentiranih informacija

- ISO 27001: Osnova za sigurnu digitalizaciju

Osim toga, informacije koje standard ne zahtijeva, ali su zabilježene mogu, pod određenim okolnostima, postati dokumentirane informacije u smislu standarda. To je uvijek slučaj ako vaša kompanija smatra da su ove informacije neophodne za djelotvornost njenog sistema upravljanja.

Ako je, na primjer, dostupna lista podataka o relevantnim zainteresiranim stranama kompanije, to nije sama po sebi dokumentirana informacija u smislu standarda. To je zato što takva lista nije potrebna standardom. Međutim, ako vaša kompanija smatra da je ova lista neophodna za efektivnost sistema upravljanja, ona može postati "prava" dokumentirana informacija.

 

Kreiranje dokumentiranih informacija?

Međutim, poglavlje 7.5.2 dobro poznatih ISO standarda nameće neke osnovne zahtjeve za kreiranje i ažuriranje dokumentiranih informacija. Oni se kreću od označavanja do odgovarajućeg formata do provjere prikladnosti i adekvatnosti samih informacija. Kontrola (poglavlje 7.5.3) također podliježe određenim zahtjevima, od kojih se najvažniji odnose na njegovu dostupnost i zaštitu.

Upravljanje kvalitetom u skladu sa ISO 9001

Tražite ISO 9001 certifikat? DQS nudi 35 godina iskustva! ★ Prvi ISO 9001 certifikat u Njemačkoj (1986.) ★ Standard upravljanja kvalitetom

Naučite više o ISO 9001 standardu

Ostali zahtjevi su usmjereni na njegovu distribuciju, otkrivanje, pristup i korištenje, skladištenje i arhiviranje, očuvanje i praćenje promjena. Vrlo važan zahtjev se odnosi na očuvanje kao dokaz usklađenosti. Pored značaja za sistem upravljanja, ovaj aspekt može imati i veoma važnu ulogu u kontekstu pravnih pitanja.

 

U kojem opsegu mora biti kreirana?

Šta tačno mora biti dokumentirano navedeno je u pojedinačnim poglavljima standarda. Primjeri za to su politika kvaliteta, ciljevi kvaliteta ili kao dokaz kompetencije. Međutim, obaveza stvaranja, održavanja ili čuvanja dokumentiranih informacija razlikuje se u zavisnosti od discipline standarda.

Što se tiče obima, otprilike važi sljedeće: što je kompanija veća, što su procesi složeniji i što je obaveza pružanja dokaza obimnija, to bi ona trebala biti obimnija.

Industrija i kompetentnost zaposlenih u kompaniji takođe igraju važnu ulogu.

Loading...

"Velikih pet" standarda sistema upravljanja

... i Struktura visokog nivoa

Da li je Poslovnik kvaliteta i dalje obavezan?

Poslovnik za upravljanje kvalitetom više nije potreban od revizije ISO 9001 2015 godine. Odluka da se odustane od toga uzima u obzir opštu tendenciju savremenih standarda ISO sistema upravljanja da korisnicima standarda daju više slobode u dizajniranju svog sistema upravljanja. U isto vrijeme, međutim, najviši menadžment se sve više poziva da preuzme odgovornost.

 

Zaključak: Dokumentirana informacija

Dokumentirane informacije su naslov poglavlja 7.5 svih trenutnih standarda ISO sistema upravljanja i stoga sastavni dio njihove zajedničke osnovne strukture (Struktura visokog nivoa / HLS). Zbirni pojam zamjenjuje ranije zahtjeve za dokumentaciju, dokumente i evidenciju.

Prema međunarodno priznatom standardu za upravljanje kvalitetom ISO 9001:2015, dokumentirane informacije su "informacije koje organizacija mora kontrolisati i održavati". Međutim, format i medij nisu specificirani, samo moraju biti odgovarajući. Postavljaju se konkretni zahtjevi za upravljanje i održavanje takvih informacija, bez preciziranja njihovog opsega. To zavisi od vrste, veličine i složenosti kompanije i njenih procesa. Dokumentirane informacije se tako nazivaju ako predstavljaju zahtjev relevantnog standarda ili ako ih društvo smatra neophodnim za djelotvornost sistema upravljanja.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

Rado ćemo odgovoriti na vaša pitanja

Kontaktiraj nas. Bez obaveza i besplatno.

Autor
Ute Droege

DQS expert za sisteme upravljanja kvalitetom, dugogodišnji auditor i iskusni trener za ISO 9001.

Loading...