IFS auditi sada se mogu obavljati i djelimično na daljinu. Auditi IFS Brokera mogu se čak odvijati potpuno na daljinu. Ova nova uredba se primjenjuje bez obzira na to kako se pandemija COVID-19 razvija. U nastavku predstavljamo nove IFS propise.
Pozadina
Kada je izbila pandemija COVID-19, mnogi IFS auditi nisu se mogli održati zbog ograničenja putovanja. Provođenje audita na daljinu nije bila opcija jer pravila certifikacije to nisu dozvoljavala. IFS je tada razvio novu, opcionu proceduru: provjeru udaljenog nadzora. Međutim, provjera udaljenog nadzora nije rezultirala akreditiranim certifikatom. Međutim, to je upravo ono što je mnogim lokacijama bilo potrebno.
Zatim, u junu 2020. godine, GFSI specifikacije su prilagođene, koje sada omogućavaju bolje, trajno rješenje u smislu udaljenih audita. U tom kontekstu, postaje jasno zašto će IFS tek sada prihvatiti udaljene audite.
Udaljeni auditi za IFS Broker standard
Prvi standard koji se može auditirati na daljinu je IFS Broker. Lokacije certificirane prema standardu IFS Broker mogu zahtijevati udaljeni audit. Audit na daljinu zamjenjuje godišnji audit na licu mjesta. Izvođenje audita IFS Broker na daljinu nije obavezno i može se obaviti po dogovoru između lokacije i certifikacijskog tijela. Opcija udaljenog audita primjenjuje se samo na najavljene audite i idealno je obavlja isti auditor koji je izvršio posljednji audit nadzora ili inicijalni audit.
Kao pionir u polju udaljenih audita, DQS je sada spreman za udaljeno obavljanje audita prema standardu IFS Broker.
Podjeljeni auditi za ostale IFS standarde
Kako se drugi IFS standardi (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics...) više fokusiraju na dobre proizvodne prakse, neće biti moguće obavljati certifikacijske audite potpuno na daljinu. Auditori će i dalje morati posjetiti lokaciju na licu mjesta. Međutim, IFS razmatra mogućnost podijeljenog audita, gdje se samo dio ukupnog vremena audita provodi na licu mjesta. Drugi dio bi bila udaljeni audit.
Za razliku od BRCGS i FSSC 22000, IFS zahtijeva da se dio audita na licu mjesta završi prije početka udaljenog audita. Ovo omogućava auditoru da dobije bolji pregled proizvoda, procesa i objekata kompanije.
Opet, treba naglasiti da je podijeljeni audit opcionalan i da se mora dogovoriti između lokacije i certifikacijskog tijela. Certifikacijsko tijelo mora procijeniti da li provođenje dijela audita na daljinu predstavlja rizik za efikasnost audita. Samo lokacije sa pozitivnom procjenom rizika mogu provoditi djelimične audite na daljinu.
Obavljanje IFS podjeljenih audita - Ovako to funkcioniše
Dio IFS podjeljenog audita na licu mjesta može biti najavljen i nenajavljen. Nenajavljena verzija daje organizacijama priliku da se pridržavaju zahtjeva GFSI-a da svaki treći IFS audit mora biti nenajavljen.
Za dio na licu mjesta, samo oni zaposlenici odgovorni za osiguranje nesmetanog rada i usklađenost sa regulatornim zahtjevima i zahtjevima kupaca u proizvodnji i srodnim područjima moraju biti prisutni. U narednom udaljenom dijelu IFS podijeljenog audita, zakazuju se fiksni termini za vođenje intervjua sa relevantnim zaposlenicima* koji nisu bili na licu mjesta tokom evaluacije.
Audit na licu mjesta je dopunjen udaljenim dijelom. Ovo uključuje pregled daljih dokumentovanih informacija i detaljnu unakrsnu provjeru dokumentacije i zapisa.
Audit na daljinu mora se obaviti u roku od 14 dana od dijela na licu mjesta. Certifikacijsko tijelo i auditirana kompanija moraju odrediti zajednički pogodan datum kako bi svi zaposleni ili članovi uprave sa kojima auditor još treba razgovarati, bili dostupni.
Planiranje i priprema IFS podijeljenog audita
Morate poduzeti sljedeće korake da planirate IFS podijeljeni audit:
- Kompanije koje planiraju IFS podijeljeni audit trebaju unaprijed razjasniti sa svojim klijentima da li će biti prihvaćen certifikat zasnovan na IFS podijeljenom auditu.
- Nakon toga, kompanija koju treba certificirati i certifikacijsko tijelo moraju izvršiti procjenu rizika kako bi utvrdili da li je IFS podijeljeni audit tehnički moguć.
- Upotreba informacionih i komunikacionih tehnologija (IKT) tokom procesa procjene zahtijeva pismeni sporazum između kompanije i certifikacijskog tijela.
- Kompanija koja se certificira mora osigurati da su svi relevantni dokumenti i zapisi dostupni u digitalnom obliku.
- Saznajte koji se zahtjevi u potpunosti procjenjuju na licu mjesta, a koji se mogu u potpunosti ili djelomično procijeniti na daljinu. U svakoj kontrolnoj listi programa standarda i globalnih tržišta, IFS daje kompanijama i auditorima jasne smjernice za provođenje IFS podijeljenih audita. Možete preuzeti čekliste ovdje.
Po završetku IFS podijeljenog audita, certifikacijsko tijelo IFS audit izvještaju i IFS certifikatu dodaje sljedeću rečenicu: "Dio procjene je proveden korištenjem IKT - podjeljene procjene". Ovo povećava transparentnost prema kupcima, distributerima i drugim zainteresovanim stranama.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert je Globalni direktor usluga održivosti. U ovoj ulozi, odgovoran je za cjelokupni portfelj ESG usluga DQS-a. Oblasti njegovog interesovanja uključuju održive nabavke, praćenje ljudskih prava i ESG audite.
Loading...