Dobili ste akcioni plan od svog auditora i ne znate tačno kako da postupite sada? Prije svega: Ne stresirajte se - odstupanja su uobičajena u auditima IFS-a i obično se mogu brzo riješiti. Sljedeći korak: pročitajte naš korisni vodič i saznajte sve što trebate znati sada.
Došlo je vrijeme, audit je završen. Sada ćete uskoro dobiti preliminarni akcioni plan u .xls formatu, koji će vam vaš auditor poslati e-mailom. U njega sada treba unijeti ispravke i korektivne radnje za svako odstupanje ili neusklađenost, uvijek sa rokom, odgovornom osobom i statusom realizacije.
Imajte na umu da sve ispravke i korektivne radnje također moraju biti prevedene na engleski jezik.
Koja je razlika između korekcije
i korektivne akcije?
Korekcija je radnja koja ima za cilj eliminisanje identifikovanog odstupanja i/ili neudklađenosti u kratkom roku. Korektivna radnja ide dublje i ima za cilj da eliminiše osnovni uzrok identifikovanog odstupanja i/ili neusklađenosti. Dakle, dok korekcija ima kratkoročni efekat, korektivna akcija ima dugoročni efekat.
Koliko vremena imam za korektivnu akciju ili plan korektivnih akcija?
Nakon što dobijete preliminarni plan korektivnih akcija, imate najviše četiri sedmice da vratite završeni plan auditoru kao .cls datoteku i dostavite dokaze o implementaciji.
Implementacija korekcija
Korekcije treba provesti što je prije moguće. IFS precizira da najkasnije u roku od četiri sedmice od prijema preliminarnog akcionog plana, dokazi o implementaciji moraju biti potpuni i propisno dostavljeni certifikacijskom tijelu. Ako se ovaj rok ne ispoštuje, kompanija mora proći puni IFS inicijalni ili recertifikacijski audit.
IFS također daje kratke rokove certifikacijskim tijelima da završe proces. Stoga je važno da svom auditoru pošaljete dokaz o implementaciji najkasnije nakon tri sedmice, kako bi se mogli obaviti svi potrebni naknadni radovi. Ovo će osigurati da rok od četiri sedmice ne bude prekoračen.
Šta trebate znati o dokazima o implementaciji korekcija:
Dokazi o implementaciji korekcija moraju biti potkrijepljeni stvarnom implementacijom korekcije, što je jedini način na koji auditor može odobriti akcioni plan. Dokazi se mogu pružiti npr. putem fotografije ili skeniranih dokumenata, ovisno o vrsti odstupanja.
Ubacite fotografije o dokazima u .doc datoteku, zajedno sa objašnjenjem, koja je ispravka implementirana na odgovarajućoj fotografiji. Molimo sačuvajte ovo kao .pdf. Imajte na umu da ne šaljete fotografije u originalnoj veličini. Obično je dovoljna rezolucija od 75 dpi.
Kako biste osigurali da se dokazi mogu dodijeliti ispravno i brzo, nazovite datoteke na sljedeći način: ImeKompanije_Korekcija_Izjava o zahtjevnim tačkama IFS-a, npr. SampleCompany_Correction_IFS_2-2-1.
Molimo Vas da uvijek sumirate odstupanja po mjeri, nemojte kombinovati sva odstupanja u jedan fajl.
Implementacija korektivnih akcija
Uspješno i održivo provođenje korektivnih akcija može potrajati duže od četiri sedmice. Molimo navedite adekvatno obrazloženje u .xls proračunskoj tabeli zašto vam je potrebno više vremena za implementaciju i imajte na umu da ovo obrazloženje također mora biti prevedeno na engleski. Najkasnije prije sljedećeg nadzornog audita IFS-a, mora se izvršiti implementacija korektivnih akcija.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Constanze Illner
Constanze Illner (ona) je službenica za istraživanje i komunikacije u oblasti održivosti i sigurnosti hrane. Na ovoj poziciji prati sva bitna dešavanja u ovom kontekstu i obavještava našu klijentelu u mjesečnom biltenu. Ona također moderira godišnju konferenciju Heroji održivosti.
Loading...