U vrijeme pandemije, audit sistema upravljanja na licu mjesta često nije moguć ili samo u vrlo ograničenom obimu. Takozvani udaljeni auditi, koji se provode na daljinu uz pomoć odgovarajuće informatičke i komunikacijske tehnologije, obično mogu pružiti lijek u ovoj situaciji - također za automobilski standard IATF 16949. Pročitajte sljedeći članak kako biste saznali koje je zahtjeve IATF postavio od oktobra 2020. za provođenje udaljenih audita.

Loading...

Udaljeni auditi, tj. auditi koje se provode na daljinu za procjenu i certifikaciju sistema upravljanja, dobili su snažno prihvatanje od početka pandemije Covid 19 početkom 2020. To je još jednom potvrđeno DQS anketom korisnika. Na kraju krajeva, čak i u vremenima kada normalan audit na licu mjesta u kompaniji gotovo nije moguć, moraju se održavati certifikati i provoditi zakazani auditi. I prije pandemije, ovaj metod audita uspješno je primijenjen bez fizičkog prisustva auditora. To je zato što međunarodno važeće smjernice za sisteme upravljanja auditom, ISO 19011:2018, također izričito predviđaju udaljeni audit kao alternativu auditu na licu mjesta u mnogim područjima već duže vrijeme.

IATF i udaljeni auditi

Korisnici međunarodnog automobilskog standarda IATF 16949 bili su uskraćeni za ovu alternativnu metodu audita do prije otprilike šest mjeseci. U oktobru 2020. godine, međutim, Međunarodna radna grupa za automobile (IATF) prilagodila se trenutnim okolnostima, barem privremeno, i stvorila pogodne uslove za provođenje udaljenih audita za IATF 16949 kao i sa „Mjere pandemije korona virusa (COVID-19) - Revizija 5". Međutim, mogućnosti udaljenog audita su ograničene u poređenju sa standardima ISO sistema upravljanja kao što su ISO 9001 (upravljanje kvalitetom) ili ISO 27001 (sigurnost informacija).

To je zato što je suštinski uslov za provođenje IATF udaljenog audita da nije moguće provesti audit na licu mjesta iz razloga za koje se može pokazati da su direktno povezani sa pandemijom COVID-19. Samo u ovom slučaju tijela za certifikaciju kao što je DQS ovlaštena su za obavljanje udaljenih provjera prema IATF specifikacijama. Pozadina ovoga je da mogućnost udaljenih audita sprečava prekoračenje planiranog ili dozvoljenog vremenskog okvira.

Posebni propisi postoje i u automobilskom sektoru za proizvodne pogone koji su ugašeni zbog pandemije u vrijeme planiranog audita IATF-a ili koji ne proizvode nikakve dijelove. U ovom slučaju, međutim, certifikacijsko tijelo mora dobiti odgovarajuće informacije od kupca kako bi procijenilo okolnosti i, ako je potrebno, dogovorilo novi, kasniji datum za IATF audit. IATF mora biti obaviješten o odustajanju od prvobitno planiranog audita.

Provođenje udaljenih audita

Primjena udaljenih audita je moguća za automobilski standard IATF 16949 kako slijedi, za

  • Proizvodne lokacije
  • Uključivanje proširenih proizvodnih lokacija
  • Lokacije za udaljenu podršku

IATF udaljeni auditi su dozvoljeni za sljedeće vrste audita:

  • Inicijalne certifikacijske audite (faza 1 i faza 2). Ako se faza 2 audita obavlja na daljinu, važenje certifikata ne može biti duže od dvanaest mjeseci, a certifikat ističe dan ranije. Naknadni audit se tada smatra recertifikacijskim auditom.
  • Nadzorne audite
  • Recertifikacijske audite
  • Transfer audite
  • Audite iz posebnih razloga, tzv. posebne audite

Certifikacijsko tijelo mora primijeniti sljedeće principe za IATF udaljeni audit:

  • IAF ID 12 - Principi za udaljeno ocjenjivanje
  • IAF MD 4 - Obavezni dokument o upotrebi informacionih i komunikacionih tehnologija (IKT) za potrebe audita i procjene.
  • Aneks A "Mjere pandemije koronavirusa (COVID-19) - Revizija 5" - Zahtjevi za IATF udaljene audite

IATF audit - Opcije za implementaciju

 

  • 100% na licu mjesta
  • Djelimično udaljeno (audit sa distance) i djelimično na licu mjesta
  • 100% udaljeno

Prilikom određivanja broja dana audita, potrebno je dodatno vrijeme i napor za udaljeni audit. U "Mjere pandemije korona virusa", IATF ističe da se čak i IATF 16949 udaljeni auditi i njihovo planiranje mogu posmatrati ("svjedočiti") ako je potrebno, na primjer kako bi se utvrdilo da li je upotrijebljena tehnologija u skladu sa propisima ili je pristup odgovarajućeg audita usklađen. Međutim, ovo zapažanje u smislu audita svjedoka ne može se odbaciti.

Kompetencije auditora za IATF udaljene audite

Drugi važni elementi audita na daljinu su dovoljne kompetencije i vještine svih strana uključenih u udaljeni audit. I auditori i korisnici moraju biti u mogućnosti da upravljaju elektronskom infrastrukturom na takav način da se mogu postići željeni rezultati. I mora se osigurati da su rezultati audita također smisleni i objektivni.

Auditori koji provode IATF audit na daljinu bi stoga već trebali biti upoznati sa dotičnom kompanijom i tamošnjom atmosferom, na primjer iz audita na licu mjesta. Osim toga, auditori moraju imati veliko iskustvo i rutinu audita na daljinu, budući da audit na daljinu zahtijeva različite tehnike ispitivanja u nekim slučajevima nego što je uobičajeno za audit na licu mjesta.

Naša najnovija anketa korisnika na ovu temu pokazuje sljedeći rezultat u vezi sa DQS auditorima:

„97% naših kupaca pristup naših auditora doživljava kao 'kompetentan', samo 3% kao 'manje kompetentan'."

Daljnji bitni aspekti i posebni zahtjevi mogu se sažeti na sljedeći način:

  • Ne postoji ni slučaj sukoba niti kritički procijenjen događaj (neusklađenost).
  • Broj učesnika u IATF udaljenom auditu treba biti ograničen.
  • Pojedinačne "seanse" treba zakazati u trajanju od najviše dva sata, nakon čega slijedi pauza. Ovaj postupak je neophodan, jer inače pati koncentracija u ponekad nepoznatoj situaciji. Stoga bi trebalo planirati nešto više vremena za planiranje udaljenog audita u odnosu na konvencionalni IATF audit na licu mjesta.

Prednosti udaljenih audita

 

  • Značajno smanjenje vremena putovanja
  • Lokacije koje se ne mogu posjetiti mogu se auditirati uz opravdan trud
    (gotovo bilo koji broj) Specijalisti i stručnjaci iz cijelog svijeta također mogu biti uključeni u isto vrijeme
  • Lični rizici za auditore i zaposlenike su minimizirani, na primjer zdravstveni i sigurnosni rizici
  • Ukidanje ograničenja putovanja
  • Vremensko kašnjenje između prikupljanja podataka i analize podataka može se svesti na minimum
  • Velika fleksibilnost u slučaju smetnji, na primjer dostupnost subjekata audita
  • Smanjene emisije CO2 doprinose održivosti

Zahtjevi za komunikacijske tehnologije koje se koriste

Korištena informaciona i komunikaciona tehnologija (IKT) igra posebnu ulogu u svim auditima koje se provode na daljinu. Dokument IAF MD 4:2018 daje obavezujuće specifikacije za ovo. Dokument objavljuje IAF (Međunarodni forum za akreditaciju) i reguliše globalno centralne aspekte upotrebe ICT-a.

Ključni zahtjevi, koji pored IATF provjera utiču i na sve ostale provjere za certifikaciju ISO standarda sistema upravljanja su:

  • Osiguravanje sigurnosti i povjerljivosti elektronski prenesenih informacija.
  • Ugovor o upotrebi IKT između auditora i kupca. Za to je potreban uspostavljen poslovni odnos.
  • Identifikacija rizika i mogućnosti od strane audita u vezi sa IKT. To uključuje, između ostalog, valjanost i objektivnost nalaza unaprijed.
  • Osigurati da postoji neophodna elektronska infrastruktura.
  • Kompetentnost i sposobnost svih uključenih da upravljaju IKT-om na način da se postižu željeni rezultati.

Ovo uključuje osiguravanje da su kupci i auditori upoznati sa odgovarajućim hardverom i softverom (tabletima, web kamerama, WiFi hubovima ili IT alatima kao što su WebEx, GoToMeeting, programi za uređivanje slika, itd.) i da je dostupna dovoljna propusnost za sigurnu, stabilnu vezu.

Ostale specifikacije u automobilskom sektoru

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Zahtjevi za certifikacijska tijela koja vrše audit i certifikaciju sistema upravljanja u svrhu ocjenjivanja usklađenosti
  • DIN EN ISO 19011 - Uputstvo za audit sistema upravljanja
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - obavezujući dokument za određivanje vremena audita za kontrolu kvaliteta i sistema upravljanja okolinom
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - obavezujući dokument o upotrebi kompjuterski potpomognutih tehnika audita (CAAT) u auditu sistema upravljanja od strane akreditovanih certifikacijskih tijela
  • IATF - Globalna odricanja i mjere kao odgovor na pandemiju Coronavirusa COVID 19, Aneks A sadrži zahtjeve za obavljanje udaljenih audita za IATF 16949 set propisa

Zaključak - Provođenje IATF audita udaljeno

Udaljeni auditi postali su dio "nove stvarnosti" za samo godinu dana. Danas su oni priznati metod provjere koji barem djelimično može zamijeniti klasičn audit na licu mjesta i tako doprinijeti održavanju certifikata. Udaljeni auditi stoga mogu biti korisna dopuna konvencionalnim auditima na licu mjesta. Bilo da se tokom ocjenjivanja iskoristi dodatna stručnost, u kombinaciji za isplativo pokrivanje više lokacija, ili audit u potpunosti na daljinu kada je to prikladno za ispunjavanje zahtjeva za certifikaciju ili kako trenutni uslovi nalažu.

Mogućnosti koje udaljeni auditi već dugo nude za ISO standarde mogu se (barem privremeno) iskoristiti i za automobilski standard IATF 16949 od jeseni 2020. Međutim, samo u odnosu na neuspjehe planiranih audita na licu mjesta koje su vidljivo povezane sa pandemijom, i ako ovo dovodi u opasnost održavanje certifikata. Osim toga, njihova primjena uvijek mora biti pažljivo odmjerena. Ne može se svaka situacija adekvatno procijeniti na daljinu. DQS stoga unaprijed ispituje odgovarajuće okolnosti u vašoj kompaniji, zahtjeve od strane akreditacije i vlasti, kao i rizike povezane s implementacijom.

Prilikom obavljanja udaljenih audita moraju se poštovati posebni zahtjevi koji su navedeni u gore navedenim standardima i smjernicama. Ove specifikacije se fokusiraju na korištenu informacijsku i komunikacionu tehnologiju (IKT) i iskustvo i rutinu dotičnih auditora – dva aspekta koja imaju najveći utjecaj na uspjeh audita na daljinu.

Nadalje, dodatna pravila za planiranje i provođenje audita primjenjuju se na udaljene audite IATF-a. Ovisno o vrsti audita, ovo se može primijeniti i na trajanje certifikata izdatih na osnovu udaljenih provjera. Detalji o zahtjevima mogu se naći u Dodatku A tzv. "Mjere Pandemije korona virusa (COVID-19) - Revizija 5".

 

Iskustvo i povjerenje

IATF 16949 se smatra međunarodnim standardom kvaliteta u automobilskoj industriji. Kao nasljednik ISO/TS 16949:2009, bio je praktično ulaznica za ovu globalnu industriju od njegovog objavljivanja u oktobru 2016. Tehnička specifikacija ISO/TS 16949 je prvi put izdata u martu 1999. Uz naše priznanje od strane IATF-a i odobrenje od strane VDA-QMC u februaru 2000. godine, DQS je bio među prvim certifikacijskim tijelima širom svijeta za ovaj automobilski standard.

Naše tekstove i članke pišu isključivo naši stručnjaci za standarde ili auditori sa dugogodišnjim iskustvom. Ako imate bilo kakvih pitanja u vezi sa sadržajem teksta, našim auditima i certifikacijama autoru, slobodno nas kontaktirajte.

Autor
Torsten Schwarz

DQS expert, vodeći auditor i proizvodni menadžer za automotiv regulativu.

Loading...