Evaluacija dobavljača prema aspektima održivosti - šest najvažnijih pitanja

SADRŽAJ

• Faktor uspjeha upravljanja dobavljačima
• Održiva ocjena dobavljača - potreba ili iluzija?
• Ocjena dobavljača: šest pitanja, šest odgovora
• Kako izgleda katalog kriterija za ocjenu dobavljača?
• Ocjena dobavljača: Uvod u 8 koraka
• Savjet: ISO 9001 zahtjevi za ocjenu dobavljača
• Ocjena dobavljača pod aspektima održivosti: Zaključak
• DQS: Šta možemo učiniti za vas

Upravljanje dobavljačima kao faktor uspjeha

Suočeni s globalizacijom, kompanije sve više povezuju svoje upravljanje dobavljačima sa uzvodnim fazama lanca nabavke. Ove složene strukture zahtevaju profesionalno upravljanje na svim nivoima nabavke. Od kupovine do zbrinjavanja proizvoda i prerade sirovina koje se mogu reciklirati, potrebno je donijeti ključne odluke, posebno u pogledu

• Izbora dobavljača
• Planiranja dobavljača
• Integracije dobavljača
• Ocjene dobavljača
• Razvoja dobavljača

Ovo čini ispravan izbor, evaluaciju i kvalifikaciju odgovarajućih dobavljača odlučujućim konkurentskim faktorom u globalnoj nabavci. Što se vaša kompanija pažljivije i održivije bavi upravljanjem dobavljačima, to će se ostvariti više koristi - za vašu organizaciju, vaše kupce i vaše dobavljače.

Međutim, tamo gdje prednosti brzo postanu očigledne, važno je uzeti u obzir i sigurnosne aspekte. Ovo se odnosi na propise i kriterije specifične za industriju, kao i na nacionalno i međunarodno zakonodavstvo. Ako dodate centralne aspekte kao što su upravljanje usklađenošću i upravljanje rizikom, postaje jasno zašto je ocjena dobavljača uz integraciju CSR aspekata* strateška odluka za kontinuirani uspjeh.

* Korporativna društvena odgovornost ili skraćeno „CSR“ je društvena odgovornost organizacija u smislu održivog poslovanja.

Održiva ocjena dobavljača - potreba ili iluzija?

Organizacije koje žele da procijene svoje potencijalne dobavljače u smislu održivosti moraju ne samo da se dotaknu brojnih aspekata okolinskih, ekonomskih i društvenih aspekata sa svojim brojnim različitim tumačenjima, već i razumiju strukture i mehanizme koji prevladavaju na tržištu.

Iako se reference i vodiči o održivosti fokusiraju na nekoliko izvora kao što su oni iz ILO-a, OECD-a ili Povelje o ljudskim pravima UN-a, na tržištima su uspostavljene različite međunarodne inicijative i standardi održivosti, kao i industrijska rješenja. Pitanje održivosti u upravljanju dobavljačima komplikuje činjenica da se različiti standardi generalno ne prepoznaju.

Ključna pitanja su:

• Koja su pitanja održivosti relevantna?
• Koji su pojedinačni kriteriji, metode i alati prikladni za ocjenu dobavljača?
• Kako se ocjenjuju rezultati?

Ocjena dobavljača: šest pitanja, šest odgovora

1. Koje su prednosti angažmana dobavljača?

Prednosti održive procjene i ciljane integracije dobavljača u vaše vlastite procese stvaranja vrijednosti su očigledne: blisko sarađujući sa svojim dobavljačima u duhu povjerenja, možete

• Osigurati dosljedan kvalitet vaših proizvoda
• Očuvati efikasnost u kupovini i nabavci
• Garantovati sposobnost isporuke i poštovanje rokova isporuke
• Spriječiti finansijsku štetu i gubitak imidža
• Ispuniti svoje društvene i okolinske obaveze
• Ograničiti rizike i kršenja usklađenosti
• Povećati zadovoljstvo kupaca i lojalnost kupaca
• Ojačati svoju konkurentnost

2. Koji su izazovi složenih lanaca nabavke?

Sve veća složenost tržišta dobavljača, kao i višeslojni i transnacionalni lanci nabavke, zahtijevaju sve veću transparentnost i bolju integraciju između dobavljača i kompanije.

Što su vaši dobavljači globalniji, to se češće pojavljuju jezičke i kulturološke prepreke. Isto tako, postoje zakonski, normativni i specifični zahtjevi koji se moraju poštovati. Ispravan odabir, ocjena i redovna kvalifikacija odgovarajućih dobavljača je stoga od ključnog značaja za ekonomski uspjeh.

Auditi dobavljača sa DQS-om

Koliko su dobri vaši vanjski dobavljači i kakvu ulogu imaju? DQS specifični za kupca auditi dobavljača otkrivaju snage i slabosti u cijelom lancu nabavke.

Sljedeće tačke su neophodne za kompaniju koja se bavi nabavkom:

• Intenzivno pratiti sve mjere outsourcinga
• Odrediti relevantne kriterije i ključne brojke
• Kontinuirano pokretanje procesa poboljšanja
• Ocijeniti efikasnost preduzetih mjera

3. Kako se odnosite prema ocjeni dobavljača?

Efikasne ocjene dobavljača ocjenjuju ukupni organizacioni i tehnički učinak pojedinačnih dobavljača - na osnovu trenutnog stanja i u odnosu na ciljno stanje. Ovo uključuje, na primjer

• Procjenu ili evaluaciju odnosa dobavljača,
• Analizu slabih tačaka i
• Pregled portfelja dobavljača, uključujući kratkoročnu pomoć u slučaju uskih grla u resursima

Važno je odrediti pojedinačne kriterije ili odgovarajući katalog kriterija prema kojima će se ocenjivati relevantni dobavljači.

Također ima smisla zauzeti sistematski pristup procjeni rizika. Razviti matricu koja, uzimajući u obzir fazu isporuke koju dobavljač zauzima u lancu, ukazuje na postojeći rizik i omogućava određivanje prioriteta. Određivanje prioriteta na kraju određuje vrstu akcije i različite metode. Za neizostavne dobavljače sa visokim rizikom, audit na licu mjesta nabavke je svakako najbolji izbor.

4. Koje su prednosti ocjene dobavljača?

Sistematsko ocjenjivanje dobavljača pruža pravnu sigurnost od strane vaše kompanije. Ograničava rizike i pruža vidljivu kvalifikaciju vašim klijentima. Postavite jasan cilj ocjene dobavljača, definišite ciljeve kvaliteta i obaveze za vaše eksterne dobavljače. Ovo omogućava poređenje i procjenu potencijalnih dobavljača. Postojeći odnosi sa dobavljačima mogu se dalje razvijati i optimizovati na osnovu ocjene.

Ocjena dobavljača iz perspektive održivosti također pokazuje da pravite zdrava i stalna poboljšanja u stvaranju vrijednosti vaše organizacije - i ispunjavate svoje društvene i okolinske odgovornosti.

5. Kako može izgledati ocjena dobavljača sa DQS-om?

U našim (korisničkim) auditima dobavljača, neutralno gledamo na stabilnost i otpornost vaših procesa i sučelja. Analiziramo konzistentnost procesa i kontinuitet procesa. Nadalje, podržavamo vas u stalnom poboljšanju vaših internih procesa u upravljanju dobavljačima i zajednički optimiziramo vaše upravljanje rizicima kako biste ograničili kršenje usklađenosti. Ovo je posebno važno s obzirom na budući Zakon o lancu nabavke Njemačke i EU i Zakon o dubinskoj analizi.

Zakon o lancu nabavke: Trenutni status u Njemačkoj

U februaru 2021. zakonodavci u Berlinu i Briselu predstavili su svoje ideje za zakon o lancu nabavke ili zakon o dubinskoj analizi gotovo istovremeno. Namjera je da posluži daljem razvoju međunarodne situacije ljudskih prava uspostavljanjem zahtjeva za odgovorno upravljanje lancima nabavke za određene kompanije. Nacrti su dostupni - pročitajte više o tome na našem blogu.

6. Šta trebate razjasniti prije održive ocjene dobavljača?

Zajedno odredite kako dalje i razjasnite sljedeća pitanja:

• Na čemu se zasnivaju relevantni zahtjevi održivosti za vašu industriju?
• Zašto se dobavljačima nameću zahtjevi za društveno odgovorno poslovanje?
• Ko i kome postavlja ove zahtjeve?
• Koje opcije postoje za audit i procjenu – koji se kriteriji koriste kao osnova?
• Kako se može dokazati usklađenost sa zahtjevima?
• Koja rješenja su prikladna za vaš lanac nabavke?
• Kako se može odrediti individualni profil održivosti?

Kako izgleda katalog kriterija za ocjenu dobavljača?

Auditu dobavljača (specifični za kupca) ili procjeni vaših dobavljača prema kriterijima održivosti idealno treba prethoditi takozvana analiza materijalnosti. Uz pomoć ove metode, vaša kompanija može prvo odrediti svoj vlastiti profil održivosti i, ako je potrebno, zanemariti sve zahtjeve CSR-a koji nisu relevantni. Uz analizu relevantnih kriterija, rizika i obima vaše organizacije, može se izvesti matrica ocjene za vaše dobavljače.

Koristi se dvoosna matrica: Na jednoj osi je ucrtana relevantnost teme za relevantne zainteresovane strane; na drugoj osi, mogući efekti na (ili od strane) poslovanja. Položaj teme unutar matrice ukazuje na njenu materijalnost.

Katalozi kriterija i konkretna polja djelovanja mogu se izvesti iz analize - kako za vašu kompaniju tako i za vaše partnere u lancu nabavke. U idealnom slučaju, rezultati analize materijalnosti će imati isti efekat kao kodeksi ponašanja koje velike kompanije nameću ne samo sebi već i svojim dobavljačima.

Ocjena dobavljača: Uvod u osam koraka

Da biste izvršili procjenu dobavljača iz perspektive CSR*, vaša kompanija treba proći kroz osam koraka koji su ukratko navedeni u nastavku: od analize materijalnosti, koja otkriva vaš profil održivosti, do daljeg razvoja vaših dobavljača nakon evaluacije rezultata.

*CSR: Korporativna društvena odgovornost

1. Odredite relevantne teme održivosti

Ovdje je cilj otkriti koje su teme održivosti zapravo relevantne za vašu kompaniju u lancu nabavke. Pitanja se razmatraju zbog potencijalnog uticaja na vašu organizaciju i njihove važnosti za relevantne zainteresovane strane (zajedno sa njima, ako je potrebno). Ako rezultat unesete u matricu čije ose odgovaraju dva pogleda, možete očitati materijalnost problema s njegove pozicije.

2. Prilagodite kodeks ponašanja

Kodeks ponašanja može biti izveden ili prilagođen iz analize materijalnosti i predstavljen dobavljaču na prihvatanje.

3. Identifikujte i riješite unutrašnje sukobe ciljeva

Uspješnost audita dobavljača ovisi ne samo o rješavanju internih sukoba ciljeva koji mogu postojati, na primjer, između nabavke (ekonomski interesi) i odjela odgovornog za evaluaciju dobavljača iz perspektive CSR. Dogovor o ovakvim sukobima treba postići uz učešće svih relevantnih resora.

4. Definišite kriterije evaluacije

Matrica rizika je pogodna za definisanje i određivanje prioriteta ovih kriterija, uzimajući u obzir sve faze u lancu nabavke. Određivanje prioriteta određuje vrstu mjera ili alata koji su prikladni za audit dobavljača.

5.Definišite procedure verifikacije

Nakon što su dobavljači raspoređeni prema njihovoj relevantnosti, utvrđuje se postupak audita ili verifikacije i predmet audita, uključujući rezultate iz matrice rizika. Kodeks ponašanja, samootkrivanje kompaniji ili samootkrivanje putem online portala su prikladni kao audit zasnovan na dokumentima.

Procjena zasnovana na auditu može se izvršiti prema bilo kojem od: 

• Međuindustrijskih standarda (IQNet SR 10, SA8000 itd.)
• Industrijskih rješenja (SEDEX, TfS itd.) 
• Listi zahtjeva koju je izradio kupac, a koja sadrži teme identificirane na osnovu analize materijalnosti u specifičnoj kompaniji CSR Procjena rizika

6. Dobivanje dobavljača za odabranu proceduru verifikacije

Uspješna implementacija mjera zavisi od razumijevanja dobavljača o pitanjima održivosti, ravnoteže snaga i dogovorenog obima poslovanja. Stoga je važno razviti strategiju za saradnju sa dobavljačima i jasno pokazati prednosti zajedničkog rada, ne samo da bismo mogli odgovoriti na pitanja i otkloniti rezerve.

7. Auditi dobavljača

Predmet audita su teme održivosti ili CSR standardi definisani u koraku 4. Audit se provodi metodom definisanom u koraku 5. U zavisnosti od intenziteta audita, može se obuhvatiti čitav niz, odnosno pregled dokumenata, inspekcija postrojenja, intervjui itd. Audit se mora izvršiti na vrijeme. U principu se mora obratiti pažnja na blagovremeno ispunjavanje postavljenih zahtjeva od strane dobavljača. Ovo je posebno važno ako dobavljač mora sam postati aktivan za metodu inspekcije.

8. Monitoring i evaluacija rezultata

Rezultati provjere mogu se dodijeliti aspektima kao što su rizici, industrija, teme, mjerilo/najbolja praksa, vruće tačke ili države. Evaluacija se može koristiti za daljnji razvoj dobavljača. Za evaluaciju rezultata i efikasno praćenje, treba uzeti u obzir sljedeće aspekte ili preduzeti radnje:

• Identificirati odstupanja (neusklađenosti)
• Obratiti pažnju na probleme u zemljama u razvoju 
• Odrediti i popratiti korektivne radnje
• Razviti proces eskalacije
• Razviti dobavljače
• Mjeriti napredak, razgovarati o rezultatima
• Koristiti ključne brojke

Savjet: Šta ISO 9001 zahtijeva za ocjenu dobavljača

Međunarodno priznati standard za upravljanje kvalitetom također zahtijeva mjere za ophođenje sa dobavljačima. Ovdje je izbor tih standardnih poglavlja iz ISO 9001 koji se odnose na teme eksternih dobavljača i evaluacije dobavljača:

• Razumijevanje organizacije i njenog konteksta (poglavlje 4.1)
• Razumijevanje zahtjeva i očekivanja zainteresiranih strana (poglavlje 4.2)
• Mjere za suočavanje s rizicima i prilikama (poglavlje 6.1)
• Upravljanje eksterno obezbijeđenim procesima, proizvodima i uslugama (poglavlje 8.4 i dodatak A.8)
• Razmišljanje zasnovano na riziku (dodatak A.4)

Zaključak: Ocjena dobavljača pod aspektima održivosti

U upravljanju dobavljačima, postaje očigledno da zakonodavstvo i dalje dobija na značaju kao pokretač. Karakteriše ga postepena tranzicija u oblasti održivosti. Razvoj ide od "ostrvskih" propisa, kao što je obaveza izvještavanja o nefinansijskim ključnim figurama, do sistematskog pokrivanja pitanja održivosti, posebno sa fokusom na obaveze dubinske analize.

Mnoge dobrovoljne inicijative održivosti i njihovi kriteriji također se sve više zamjenjuju obaveznim, provjerljivim i provedivim propisima. Ciljevi poput onih Ujedinjenih naroda koji su navedeni u ciljevima održivog razvoja (SDG) imaju snažan preporučljivi karakter. Inicijative vezane za industriju kao što je Zajedno za održivost (TfS) iz hemijske industrije ili Platforma podataka za veću transparentnost u angažmanu na održivosti (SEDEX), s druge strane, često su obavezni za dobavljače zbog zahtjeva kupaca.

DQS: Šta možemo učiniti za vas

Kao međunarodno priznati certifikator za sisteme upravljanja i procese, DQS vrši audite više od 30.000 dana audita godišnje. Naša tvrdnja počinje tamo gdje završavaju kontrolne liste audita: Vjerujte nam na riječ! Radujemo se razgovoru s vama i rado ćemo vam pokazati na čemu se zasnivaju učinak i kvalitet naših audita. To su:

• Kompetentni auditori sa integritetom i iskustvom u industriji
• Rješenja po mjeri koja su prikladna za vašu organizaciju i vaš sistem upravljanja
• Ciljana identifikacija potencijalnih slabosti i rizika
• Objektivni, razumljivi rezultati i značajna pomoć pri donošenju odluka
• Međunarodno priznati certifikati sa visokom tržišnom prihvaćenošću
• Praćenje rezultata audita/analize uključujući provjere efektivnosti poduzetih mjera
• Individualni razvoj i izrada kataloga kriterija i sistema evaluacije