Какво трябва да знаете за одитите

Какво представлява одитът?

В най-широк смисъл одитът е обективен анализ за подобряване на организацията на дадена компания - въз основа на наблюдения, проверки, разпитване и вникване в съответните документи. Одитът винаги служи за сравняване на целта и действителната ситуация, на целта и нейното изпълнение. По този начин одитът осигурява яснота. Те служат като оценка на изпълнението или диагностика за определяне на силните страни и потенциала за подобрение и осигуряват важна обратна връзка относно промените и ефективността на въведените мерки.

При одитирането на системи за управление насоката е ISO 19011 е авторитетна. В глава 3.1 той определя одита като"систематичен, независим и документиран процес за получаване на обективни доказателства и тяхната обективна оценка, за да се определи степента, в която са изпълнени критериите за одит".

Терминът одит идва от латинската дума"audire"- слушам или чувам. Слушането, в смисъл на "вслушване в събеседника", е съществена задача на одитора, но в никакъв случай не е единствената. В одита одиторът задава въпроси, наблюдава и анализира. В крайна сметка целта е да се установи и оцени дали и до каква степен организацията, която ще бъде одитирана, е успяла да приложи спецификациите и изискванията, определени например в стандарт за система за управление. За тази цел одиторът изследва и взаимодействието на процесите, наред с другото.

Характерна особеност на всички наши одити е, че независим експерт от бранша прави преглед на вашата система за управление и процеси. Нашите стандарти винаги започват там, където завършват контролните списъци за одит. Повярвайте на думите ни.

Защо е полезен одитът?

Редовните одити предоставят на вашата компания информация за това дали мерките и процесите са ефективни, уместни и подходящи за изпълнение на спецификациите и изискванията. Освен това могат да бъдат идентифицирани потенциалът за подобрение и рисковете. Документираните резултати предоставят на висшето ви ръководство важни констатации за мерките за контрол.

Одитите служат за:

• по-нататъшно развитие на вашата организация по начин, който създава добавена стойност
• Получаване на изчерпателно сравнение между целеви и реални стойности
• Идентифициране на силните страни и потенциала за подобрение на вашата компания
• Разкриване на рискове и грешки и извеждане на мерки за тяхното избягване
• Предоставяне на ръководството на добре обоснована база за вземане на решения
• Разкриване на слепи места и слаби страни в компанията
• Учете се от доказани работни методи и процеси
• Действайте систематично и последователно
• Осигурете обективни доказателства за своята работа

Какви видове одити има?

Първо, прави се разграничение между вътрешни и външни одити.

Вътрешният одит (наричан още самоодит или одит от първа страна) се планира в рамките на компанията. По правило одитът се извършва от специално обучен служител, т.е. вътрешен одитор, какъвто е представителят на ръководството по качеството. Вътрешните одити са също така редовна част от собствената система за управление на дружеството.

Одит от външна трета страна може да бъде извършен например от клиенти (одит от втора страна) или от акредитиран сертифициращ орган, като например DQS (одит от трета страна). След това дружеството решава кои области иска да разгледа. Дали става въпрос за определени стандарти, както при одита на системата за управление, или за определени процеси, продукти, иновации или теми, свързани със съответствието? Ако става въпрос за доставчиците, одитите от втора страна, извършвани от представителя по качеството на клиента, са също толкова възможни, колкото и възлагането на поръчка на DQS.

А може би компанията цели пълен сертификационен одит на своята система за управление от външни одитори от сертифицираща компания? Или може би частични аспекти ще бъдат обект на одит за пропуски или делта одит? И тогава възниква въпросът каква форма ще приеме одитът: одит на място или дистанционен одит?

Какво представлява планирането на одита?

Одитите не се провеждат на случаен принцип. Внимателното планиране винаги е предпоставка за успеха на един одит. Това важи с особена сила за одитите в рамките на външната сертификация. Сертификационните одити се планират внимателно, особено когато става въпрос за акредитирани процедури. Стандартът ISO 17021 описва какво трябва да се вземе предвид в глава "9.2 Планиране на одитите", както и специфичните изисквания на правилата и разпоредбите. Планирането е отговорност на водещия одитор, назначен от сертифициращия орган.

ISO/IEC 17021-1:2015-11 - Оценяване на съответствието - Изисквания към органите, извършващи одит и сертификация на системи за управление - Част 1: Изисквания

Друг стандарт - DIN ISO/IEC 17065:2012 - формулира изисквания към "органите, които сертифицират продукти, процеси и услуги".

Изискванията за правилно планиране и провеждане на одити следователно могат да се различават - в зависимост от това дали става въпрос за сертифициране на системи за управление или например на продукти.

ISO/IEC 17065:2013-01 - Оценяване на съответствието - Изисквания към органите, които сертифицират продукти, процеси и услуги

Стандартите са достъпни от уебсайта на ISO .

Планирането на одита включва определяне на

• Целите на одита
• Обхват на одита
• Критерии за одит (изисквания, които трябва да бъдат изпълнени) и, ако е необходимо, значителни промени
• Значителни промени, които оказват влияние върху вашата система за управление

Освен целите на одита, определенията се правят в тясно сътрудничество с вас като клиент. В ISO 17021 са определени конкретни изисквания за тези определения, които трябва да бъдат включени в планирането на одита.

Какво означава време за одит?

От изданието на ISO 17021 от 2015 г. старият термин "продължителност на одита" се нарича " време за одит". То се определя като "времето, необходимо за планиране и извършване на пълен и ефективен одит на системата за управление на клиентската организация".

В качеството си на акредитиран сертифициращ орган DQS определя времето за одит в съответствие с изискванията, определени от съответния(те) международен(и) стандарт(и). Трябва да се вземат предвид цял набор от аспекти, като например:

• Стандарт, чиито изисквания трябва да бъдат одитирани
• Сложността на вашите бизнес дейности и вашата система за управление
• Брой на служителите
• Размер, брой и местоположение на обектите
• Рискове, свързани с продукти, дейности или процеси и т.н.

Начинът на провеждане на одита - на място или като т.нар. дистанционен одит, също може да окаже влияние върху времето за провеждане на одита и трябва да бъде взет предвид.

Каква е работата на водещия одитор?

Водещият одитор е одитор който се назначава на тази длъжност от сертифициращия орган въз основа на неговата специална квалификация в съответствие с определен процес. Той отговаря за правилното изпълнение на одитната задача, т.е. за планирането на одита и за самия одит. Ако одитът се извършва от екип от няколко одитори, те имат - в качеството си на ръководител на одиторския екип - задачата да формират, планират и инструктират одиторския екип. Те също така трябва да управляват програмата за одит и процеса на одита, включително управлението на времето.

Водещият одитор обикновено модерира встъпителната среща и е основното лице за контакт с клиента. Той обменя информация с членовете на екипа, оценява напредъка на одита на редовни интервали и информира клиента за текущото състояние. Това може да включва например открити несъответствия или необходимост от промяна на обхвата на одита. В този контекст на ръководителя на одита може да се наложи да търси и решения на конфликти.

Накрая, заедно с одиторския екип, водещият одитор прави заключения от резултатите от одита, обсъжда ги на заключителната среща и подготвя одиторския доклад.

Какво представлява одитният доклад?

Одитният доклад е писмено обобщение на констатациите, направени от водещия одитор по време на одита. Той включва заключения, основани на оценката на одитните доказателства, с оглед на критериите за одит (т.е. изискванията, които трябва да бъдат изпълнени). Одитният доклад от външен сертификационен одит е основата за решението за издаване на сертификат.

Докладът от одита се съсредоточава върху изявленията за степента, в която са изпълнени критериите на одита, дали са установени несъответствия и колко сериозни са те. В детайли той се занимава с документирането на идентифицираните силни и слаби страни, рискове и възможности, но също така и с това дали може да са необходими незабавни мерки или последващ одит. Докладът от одита е и основа за прилагане на мерки за подобрение. Може да се наложи да се предостави и информация за изпълнението на коригиращи действия за несъответствия, установени при предишни одити. Освен това всяко отклонение от плана за одит трябва да бъде документирано.

Докладът от одита съдържа официални подробности за одита, като например името на сертифициращия орган и одиторите от екипа за одит. Също така името и адреса на вашата компания, датата, мястото, типа на одита, критериите за одит, целите и обхвата на одита, времето, прекарано в одита, и др. Важно е да се знае: Съдържанието на доклада от одита обикновено е поверително и собствеността върху него остава за сертифициращия орган.

Какво представлява констатацията от одита?

Одитните констатации са съответните изводи от анализа на информацията и доказателствата, получени от одиторския екип по време на одита. Те са неразделна част от доклада от одита. Констатациите от одита се оценяват от одиторския екип, който прави съответните одиторски заключения. При външен сертификационен одит заключенията са решаващи за решението за сертификация. Още на встъпителната среща за одита ръководителят на одита трябва да обясни критериите, според които ще бъдат категоризирани констатациите от одита.

Заключенията от одита се документират. Те включват както кратко представяне на съответствията (съответствие с основния стандарт), така и изчерпателно представяне и класифициране на несъответствията. Изключително полезен вариант на констатациите от одита за вашата компания е целенасоченото разкриване на потенциала за подобрение. Стандартът ISO 17021 не изисква това, но то се счита за полезно. Тази процедура е признак на специална професионална компетентност. Откриването на потенциала за подобрение обаче може да не включва решение. Потенциалът за подобрение може да не бъде оценен и регистриран като несъответствие. И обратното, несъответствието не може да се третира като потенциал за подобрение.

Процесът на сертифициране на DQS

Процесът на сертифициране по DQS започва с взаимно опознаване и обмен на първоначална информация за смислено предложение. Заедно определяме целите на одита и/или сертификацията, включително приложимите стандарти и разпоредби. При това вземаме предвид индивидуалната ситуация във вашата компания, специалните процеси и зрелостта на вашата система за управление.

Предварителният одит може да бъде полезен като първа оценка на изпълнението. Той ви предоставя информация за нивото на зрялост на вашата система за управление и идентифицира възможни пропуски за сертифициране на ранен етап. При по-големи проекти за одит и сертификация срещата за планиране на проекта е ценна възможност да се запознаете с вашия одитор от DQS, както и да разработите индивидуална програма за одит.

При одита на системата (етап 1 и етап 2) нашите одитори оценяват дали вашата система за управление отговаря на всички изисквания на съответния стандарт на място. Това е последвано от оценка на системата с изготвяне на доклад от одита. Сертификатът на DQS документира успешното ви внедряване. Годишният мониторинг служи за стабилизиране на процеса и минимизиране на риска. Ресертификацията се извършва след три години.

DQS: Защото не всички одити са еднакви

Нашите одити имат много аспекти и в зависимост от целта следват много различни критерии, например национални и международни стандарти, закони и насоки, които трябва да се спазват, изискванията на вашите клиенти или целите, които вашата организация си е поставила. Независимо дали става въпрос за сертификационни одити или одити на процеси, одити за съответствие, одити на доставчици или на интегрирани системи - при нас цялата гама от одиторски услуги и сертификати е на ваше разположение, за да повишите устойчиво ефективността на вашата компания. И това важи за всички отрасли.

Между другото: Ако одитът е свързан с издаването на сертификат, името DQS е също така видим знак за качество, ефективност и ориентирани към клиента процеси - за вашите клиенти, за участниците на пазара и за други заинтересовани страни.