Дори за опитни одитори провеждането на дистанционен одит може да бъде предизвикателство. В тази статия, която е част от нашата поредица от статии за дистанционни одити, споделяме някои важни съвети за безпроблемно провеждане на одита.
Това е шеста част от поредица от седем статии за дистанционни одити:
- Част 1 - Как да провеждаме дистанционни одити
- Част 2 - Оценка на риска
- Част 3 - Метод на одита
- Част 4 - Технология
- Част 5 - Подготовка
- Част 6 - Съвети за прилагане
- Част 7 - Последващи действия
Въпреки че дистанционните одити бързо набират популярност, все още няма международно признат протокол или насоки за тяхното провеждане. В нашата поредица от статии обсъдихме различните стъпки, водещи до одита. Днес ще разгледаме самия одит и ще формулираме някои общоприложими съвети за безпроблемно провеждане на дистанционен одит.
- По време на встъпителната сесия е важно да се определят правилата и методът на диалог. Колкото по-голяма е групата от участници, толкова по-важно става това.
- Ограничете до минимум броя на участниците, които говорят едновременно, и изключете звука на неговорещите участници.
- Ако сте се съгласили да запишете сесията (вж. Част 5), не забравяйте да стартирате записа.
- Уверете се, че участниците се представят, преди да започнат да говорят.
- Уверете се, че всички разполагат с графика на одита и се придържат към него.
- Ако е възможно, осигурете предварително раздаване на документите.
- Ако планирате да излъчвате екрани, уведомете хората предварително - в противен случай участниците се обаждат по телефона, ако е необходимо.
При одит някои информации може да не бъдат публикувани за дистанционен одит. Често такъв е случаят с изключително поверителна информация. Одиторът трябва да знае как да реагира в такива случаи и да е наясно с правилата. Например, за някои стандарти и разпоредби може да е приемливо да не се разкриват определени документи, докато за други разкриването е задължително и неразкриването им ще доведе до неспазване на изискванията.
Всички дистанционни одити трябва да завършват със заключителна дискусия, в която се обобщават опасенията, въпросите, констатациите и несъответствията.
Приключихте ли дистанционния си одит? Чудесно - в седмата част на тази поредица ще разгледаме последващите действия за приключване на несъответствия.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Dr. Thijs Willaert
Д-р Тийс Вилаерт е ръководител на отдел "Маркетинг и комуникации" за сегментите "Устойчивост" и "Безопасност на храните". Той е и одитор за външния одит на докладите за устойчивост. Областите му на интерес включват управление на устойчивостта, устойчиви обществени поръчки и дигитализация на одитната среда.
Loading...