Инструмент за одитна документация CARA
IATF разработи инструмент за одитна документация, наречен "CARA - Common Audit Report Application".
Loading...
CARA - Общо приложение за одиторски доклади
IATF е разработила инструмент за одиторска документация под наименованието"CARA - Common Audit Report Application". Основната цел е да се хармонизира одитната документация, която досега се обработваше индивидуално от сертифициращите органи. В бъдеще документите за одит ще се създават, редактират, съхраняват и използват по стандартизиран начин. В бъдеще всички одитори на IATF по света ще документират резултатите от одитите на обща платформа, независимо за кой сертифициращ орган работят.
CARA е приложение, базирано на браузъра на IATF, което не изисква инсталирането на допълнителен софтуер във вашата организация. Приложението също така не е свързано със сървър или облак. Всички създадени и импортирани данни за одита се съхраняват само във вътрешната база данни на браузъра на всеки потребител, до която може да се получи достъп офлайн (без връзка с интернет). Това, от своя страна, изисква потребителят да работи само с този единствен браузър, тъй като не е възможен достъп от други браузъри.
Използването на инструмента е задължително за всички одитни процедури по IATF от 1 януари 2021 г., дори ако вече сте в средата на одитен цикъл. За да ви помогнем да разберете по-добре CARA, сме събрали за вас най-важните въпроси и отговори .
Ако имате допълнителни въпроси, нашият доказан екип за поддръжка с удоволствие ще ви помогне чрез бюрото за помощ на вътрешен телефон +49 69 95427-555 или чрез електронна поща на адрес auditmanager(at)dqs.de. Там се събират и въпроси, свързани с програмирането, или по-сериозни проблеми, които се предават на VDA QMC за вас чрез поддръжката от второ ниво на DQS Holding GmbH.
Въпроси и отговори за CARA
Каква е целта на CARA?
Хармонизиране на одиторската документация, която преди това се обработваше индивидуално от сертифициращите дружества. В бъдеще всички одитни документи ще се създават, редактират, съхраняват и използват по стандартизиран начин.
Как да се свържа с CARA?
Като клиент, участващ в процеса на сертифициране, можете да се свържете с областите, които са от значение за вас в рамките на CARA, чрез следния линк: nccara.iatfglobaloversight.org.
Изисква ли CARA инсталиране на допълнителен софтуер в рамките на организацията?
Не, CARA е приложение, базирано на браузър, което изисква само достъп до интернет, но не и допълнителен софтуер. Приложението също така не е свързано със сървър или облак. Всички създадени и импортирани одитни данни се съхраняват изключително във вътрешната база данни на браузъра на съответния потребител, която може да бъде достъпна и офлайн (без интернет връзка). Това гарантира, че никакви допълнителни данни не се предават към бази данни извън локалното приложение
Кои браузъри се поддържат?
- Edge, Chrome, Firefox и Opera - тези четири браузъра се поддържат напълно в съответните им актуални версии.
- Internet Explorer версия 11 и по-нова се поддържа, но не трябва да се използва.
Кои браузъри не се поддържат?
- Safari - този браузър на Apple не се поддържа. Той работи по свои собствени стандарти, не могат да се генерират PDF файлове и да се отпечатват отчети.
- Устройствата с операционна система Apple iOS не могат да създават файлове в браузъра, така че не е възможно архивиране на данни. Използването му не се препоръчва и не се поддържа официално.
Какви последици има преходът към CARA за нашата организация?
1. Планиране на одита
През последните четири години сте използвали DQS Audit Manager за процеса на планиране на одита. Веднага след приключване на прехода към CARA обаче това вече няма да е възможно. Вместо това DQS ще въведе базирани на Excel шаблони, за да ги използвате за временно извършване на документирания процес на планиране на одита. Веднага след като вашият одит бъде планиран и потвърден, отговорният одитор на IATF ще ви изпрати тези шаблони за попълване. След това изпратените от вас обратно документи/документи са основата за разработване и попълване на плана за одит за предстоящия одит.
2. Документация за одита
От 1 януари 2021 г. всички одитни доклади и последващата документация за всички несъответствия ще се създават в CARA. Това означава, че управлението на несъответствията и обменът на необходимата информация между вас и вашия одитор също се осъществяват директно чрез CARA.
В миналото сте използвали и мениджъра на одита, за да можете да реагирате на несъответствията, установени при одита. С преминаването към CARA ще настъпи промяна и в смисъла на стандартизацията. Защото CARA разполага с уеб-базиран шаблон, с който трябва да реагирате на откритите несъответствия по стандартизиран начин в целия свят. Задължителното използване на CARA за управление на несъответствията вече е отбелязано в SI 13 от правилата за сертифициране на IATF.
Уеб формулярът използва същата технология като CARA, така че не е необходимо да инсталирате допълнителен софтуер и достъпът не е ограничен по никакъв начин. Използването на уеб формуляра гарантира, че структурата на данните се запазва и вашите отговори се записват в последователен формат. За вас това променя външния вид на одитния доклад и плана за действие за проследяване на мерките (плана за действие).
Как се идентифицира дистанционен одит в CARA?
В CARA, в подраздела "Данни за одита" вече изрично се пита дали одитът по IATF е дистанционен одит или не - дружеството трябва да попълни съответното поле (да/не).
Освен това в CARA е създадена категория за частично отдалечени одити. CARA дава следната информация: Ако одитът е бил частично проведен дистанционно, моля, посочете имената на одиторите, които са го провели дистанционно, и посочете в областта "Процеси" в раздела "Подробности за одита на процесите" в "Информация за одита" кои процеси са били извършени дистанционно. Задължително поле, ако е приложимо
.
Как точно функционира управлението на несъответствията (NC) в CARA?
Вашите данни се обменят чрез приложението NC Forms (Формуляри за несъответствия) на CARA. Процесът на комуникация между вас и вашия одитор е следният и може да се повтаря толкова често, колкото е необходимо:
- Вашите записи се обменят чрез приложението CARA NC Form. Процесът на комуникация между вас и вашия одитор
е следният и може да се повтаря толкова често, колкото е необходимо:
1. Вашият одитор попълва всички данни, необходими за процеса на сертифициране, в приложението CARA и след това създава одиторския доклад
.
2. Едновременно с това се създава и NC доклад, ако са открити несъответствия.
3. Одиторът обикновено ви изпраща този NC доклад по електронна поща, като експортира и изпраща JSON файл*, включващ връзка към CARA
(https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Предаването се извършва извън CARA. Забележка: Запазеният файл може да бъде
прочетен само в рамките на системата CARA, т.е. той трябва да бъде предварително импортиран отново в приложението от редактора.
4. За вас това означава, че след като получите NC отчета (JSON файл), отворете "NC CARA" и го импортирайте обратно в CARA, като щракнете върху
на "Load report" (Зареждане на отчета).
5. Сега можете да редактирате несъответствията както обикновено - отчетът е достъпен за вписвания в рамките на вашата организация.
Отделните NC от доклада могат да бъдат експортирани и предадени на отговорните отдели.
6. След като приключите с редактирането, докладът за несъответствията ще бъде запазен в папката за изтегляне, като щракнете върху "Запазване на несъответствията за одитор".
7. Отчетът за NC се експортира отново и се изпраща обратно на вашия одитор (отново като JSON файл по електронната поща). От съображения за сигурност,
допълнително приложените файлове трябва да са във формат PDF или JPG и не трябва да надвишават 10 MB всеки.
8. При получаване на NC доклада одиторът го импортира обратно в CARA, като щракне върху "Load customer NC management" (Зареждане на NC управлението на клиента).
Тази версия на NC доклада автоматично заменя наличната там.
9. Ако е необходима допълнителна обработка на обратната информация, това се извършва отново съгласно стъпки от 1 до 8.
* Съкращението JSON означава JavaScript Object Notation (файлово разширение .json). Това е чисто текстов файл, който се използва за обмен на данни между приложенията.
Как мога да получа моя одитен доклад?
Окончателният одитен доклад ще ви бъде изпратен, както преди. Няма да има промени за вас дори след въвеждането на CARA..
Къде мога да получа поддръжка от DQS?
Моля, обърнете внимание, че приложението CARA е програмирано изключително от IATF. Въпреки това, за да ви подкрепим в случай на технически затруднения, екипът за поддръжка, който се е доказал след въвеждането на мениджъра на одита, е на ваше разположение чрез бюрото за помощ на адрес Auditmanager@dqs.de или на телефон +49 69 95427-555. Там се събират и въпроси, свързани с програмирането, или по-сериозни проблеми, които се предават на VDA QMC за вас чрез второто ниво на поддръжка на DQS Holding GmbH.
Къде мога да намеря допълнителна информация?
За повече информация относно новия инструмент за одиторска документация CARA, моля, посетете официалната страница CARA Wiki на IATF и официалното ръководство CARA. Там са налични и актуални FQA и полезни видеоуроци за потребителите.