Процесът на непрекъснато подобряване (CIP) е метод от управлението на качеството (ISO 9001) за непрекъснато постигане на малки подобрения в качеството на процесите, качеството на продуктите, способността за доставка и качеството на услугите.
Общата цел е да се повишат ефикасността и качеството в организациите и компаниите чрез непрекъснато подобряване на вътрешните процедури и процеси.
СЪДЪРЖАНИЕ
Процесът на непрекъснато усъвършенстване води началото си от автомобилната индустрия през 50-те години на миналия век, по-конкретно от японския принцип "Кайзен", който означава "промяна към по-добро". Определяща характеристика на "Кайзен" е, че подобрението трябва да бъде постепенно и в малък мащаб. Като последователно следван път на малък напредък, който винаги се повтаря и никога не свършва. Kaizen или CIP не са предназначени за краткосрочен успех. Компаниите постигат успех в него, ако последователно следват принципа и работят постоянно върху подобренията.
За да се постигне дългосрочен успех чрез използването на процеса на непрекъснато усъвършенстване, организацията се нуждае от това всички участници да се обединят и да имат желание непрекъснато да правят малки подобрения в съответния работен контекст. За да се случи това, е важно рамковите условия да са подходящи.
Висшето ръководство трябва да вземе съзнателно решение в полза на CIP и да го утвърди в корпоративната култура. Това може да стане чрез допълнителни мерки за обучение, чрез интегриране на цикъла PDCA в процесите и работните процеси и чрез предоставяне на работно време.
Всички участници трябва да са наясно, че при процеса на непрекъснато усъвършенстване няма внезапни промени. Вместо това става въпрос за постепенно оптимизиране и усъвършенстване на най-важните области на компанията.
Важна особеност на процеса на непрекъснато усъвършенстване е, че подобренията се планират и осъществяват не само от мениджърите, но преди всичко от самите служители. Това пряко изпълнение от всички участници в процесите е от голямо значение в СИП.
Методът CIP има за цел да мотивира служителите да участват активно в процеса на непрекъснато усъвършенстване, като по този начин превърне в тяхна задача идентифицирането и прилагането на подобренията в тяхната област. В дългосрочен план тези малки оптимизации водят до повишаване на качеството на продуктите и процесите, но и на услугите.
Чрез CIP всички съществуващи процеси в компанията могат да бъдат рационализирани и опростени. Разходите се спестяват чрез по-ефективни работни процеси, продуктите и/или услугите се ориентират по-тясно към изискванията на клиентите, подобрява се обслужването и се намаляват всички видове отпадъци.
Ако отделните внедрявания не са възможни, висшето ръководство трябва да обясни по разбираем начин защо. Успешният процес на непрекъснато усъвършенстване изисква подходяща корпоративна култура и активно демонстриране на СИП от страна на ръководния екип. Тогава всички се възползват от резултатите от процеса на непрекъснато обучение.
Цикълът на малките стъпки е отразен в цикъла PDCA. И до днес той е най-важният инструмент за контрол на непрекъснатото усъвършенстване. PDCA е съкращение от Plan-Do-Check-Act (планирай, направи, провери, действай ). PDCA е процес на непрекъснато идентифициране и решаване на проблеми в четири стъпки.
Свързан метод е методът SDCA (Стандартизирай-До-Провери-Действие).
Цикълът PDCA е процес, който се повтаря отново и отново, теоретично безкрайно, и осигурява основата за непрекъснато подобряване на системата за управление. Началото на модела, известен още като Цикъл на Шевхарт или Цикъл на Деминг, датира от началото на 30-те години на миналия век.
Първоначално тристепенният модел на американския физик и статистик Уолтър Андрю Шевхарт по-късно е допълнен с четвърта стъпка от неговия ученик Уилям Едуард Деминг.
Кръгът на Деминг е използван през Втората световна война за военни цели във връзка с подобряване на качеството на военното оборудване, но след 1945 г. не успява да получи признание в гражданския сектор нито в САЩ, нито в Европа.
Моделът най-накрая достига до източноазиатската страна в началото на 50-те години на ХХ век като част от възстановяването на японската икономика и промишленост по инициатива на Деминг, където се превръща в успешен пример.
Едва през 80-те години на ХХ век моделът се появява отново на Запад под избраното от Деминг наименование PDCA цикъл. Със стандарта за управление на качеството ISO 9001 цикълът PDCA най-накрая си проправя път в света на системите за управление, където оттогава е успешен по целия свят като цялостен корпоративен подход.
Откакто през 2012 г. беше въведена общата основна структура на стандартите за системи за управление на ISO (High Level Structure - HLS), разпределението на главите на стандартите към четирите фази на цикъла PDCA е ясно разпознаваемо. Това обаче стана достояние на потребителите на стандартите по света едва с преразглеждането на ISO 9001 и ISO 14001 през 2015 г. Стандартите на ISO разглеждат глава 4 (Контекст на организацията) като рамка за системата за управление, в която функционира цикълът PDCA. Подчертавайки отговорностите и задълженията на висшето ръководство в системата за управление, глава 5 вече се намира в центъра на цикъла PDCA.
Фазата на ПЛАНИРАНЕ включва глава 6 (Планиране), където изпълнението на стандартните изисквания от глави 4 и 5 е предпоставка за смислено и перспективно планиране в глава 6. Глави 7 (Поддръжка) и 8 (Експлоатация) са предназначени за фазата ДО. Глава 9 (Оценяване на изпълнението), с извършването на вътрешни одити и прегледи на ръководството, представлява фазата ЧЕК, а глава 10 (Подобряване) отбелязва фазата ДЕЙСТВИЕ.
При управлението на процесите в компанията и тяхното непрекъснато усъвършенстване по цикъла PDCA фокусът е върху мисленето, основано на риска и възможностите (глава 6).
Планиране - Извършване - Проверка - Действие. Във фазата ПЛАНИРАЙ първата стъпка е да се идентифицират проблемите, т.е. да се определи текущото състояние. Задават се най-малко следните въпроси:
На следващата стъпка проблемът първо се стеснява, т.е. описва се конкретно, въз основа на предварително определеното фактическо състояние, а след това се анализира. Анализът позволява поставянето на подходящи цели, включително мерките, необходими за постигането им.
Фаза DO
Във фазата Do мерките, определени във фазата Plan, първоначално се прилагат тестово от всички служители на компанията, ангажирани със съществуващия проблем. Решаващият фактор е, че мерките все още не са приложени повсеместно, т.е. окончателно, а че все още се очакват реакциите (на пазара).
ФАЗА НА ПРОВЕРКА
В тази фаза основният въпрос е: Постигнала ли е компанията целта си в тестовата фаза? За да се отговори подобаващо на този въпрос, данните, събрани във фазата Do, се оценяват и подлагат на оценка. Ако все още има нужда от корекция, на този етап трябва да се предприемат действия, а ако е необходимо, мярката трябва да се оттегли. Преди да се премине към фазата на действие, всички въпроси трябва да бъдат решени.
Фаза ДЕЙСТВИЕ
Във фазата Действие се извършва стандартизация по отношение на стратегии, концепции, дейности и обекти. По този начин се създава ново фактическо състояние, което представлява мярката на нещата за близкото бъдеще, с оглед на всички процеси, и трябва да бъде внимателно документирано. Фактическото състояние обикновено е основата за сертифициране на системата за управление.
По принцип фазата ПЛАН вече започва наново със стандартизацията - цикълът PDCA се повтаря, в ход е непрекъснато подобрение.
В много германски предприятия и организации процесът на непрекъснато подобрение е намерил своето място в корпоративната култура през последните три десетилетия и се контролира чрез цикъла PDCA. Днес процесът на непрекъснато подобрение е компонент на всички съвременни стандарти за системи за управление, например в управлението на качеството, управлението на околната среда и управлението на информационната сигурност. Цикълът PDCA също така отдавна не се ограничава само до производството и се използва във всички отрасли, в услугите, както и в административните структури на компаниите.
Свързани концепции са например активното управление на промените (AVM), управлението на идеите и схемите за фирмени предложения, но също така и производствената система на Toyota, тъй като тази компания успя да се превърне в търсена марка чрез използването на процеса на непрекъснато усъвършенстване.
Един от начините за установяване на процесите на непрекъснато усъвършенстване в организациите е чрез кръгове по качеството като вътрешни работни групи или проекти, основани на методологията Six Sigma, в които квалифициран специалист действа като ръководител на проекта.
DQS експерт по системи за управление на качеството, дългогодишен одитор и опитен лектор по ISO 9001.
