Получили сте план за коригиращи действия от Вашия одитор и не знаете как точно да действате? На първо място: Не се притеснявайте - при одитите по IFS често се констатират несъответствия и обикновено те могат да бъдат бързо отстранени. Следваща стъпка: прочетете нашето полезно ръководство и разберете всичко, което трябва да знаете.
Времето е дошло, одитът е приключил. Сега скоро ще получите предварителен план за действие във формат .xls, който вашият одитор ще ви изпрати по електронната поща. В него сега трябва да въведете корекциите и коригиращите действия за всяко отклонение или несъответствие, като винаги са предвидени краен срок, отговорно лице и статус на изпълнение.
Моля, обърнете внимание, че всички корекции и коригиращи действия трябва да бъдат преведени и на английски език.
Каква е разликата между корекция
и коригиращо действие?
Коригиращото действие е действие, насочено към отстраняване на установеното отклонение и/или несъответствие в краткосрочен план. Коригиращото действие е по-дълбоко и има за цел да отстрани първопричината за установеното отклонение и/или несъответствие. Така че докато коригиращото действие има краткосрочен ефект, коригиращото действие има дългосрочен ефект.
С колко време разполагам за коригиращото действие или
плана за коригиращо действие?
След като получите предварителния план за коригиращи действия, разполагате с максимум четири седмици, за да върнете попълнения план на одитора като .cls файл и да представите доказателства за изпълнението му.
Изпълнение на корекциите
Корекциите трябва да бъдат приложени възможно най-скоро. IFS уточнява, че най-късно в рамките на четири седмици от получаването на предварителния план за корективни действия доказателствата за изпълнение трябва да бъдат завършени и надлежно представени на сертифициращия орган. Ако този срок не бъде спазен, дружеството трябва да премине през пълен първоначален или ресертификационен одит на IFS.
IFS също така дава кратки срокове на сертифициращите органи за приключване на процеса. Ето защо е важно да изпратите на вашия одитор доказателствата за внедряване най-късно след три седмици, за да може да се извърши необходимата последваща работа. Това ще гарантира, че четириседмичният срок няма да бъде надхвърлен.
Какво трябва да знаете за доказателствата за изпълнение на корекциите на
:
Доказателствата за изпълнението на корекциите трябва да бъдат подкрепени от действителното изпълнение на корекцията, което е единственият начин, по който одиторът може да одобри плана за действие. В зависимост от вида на отклонението доказателствата могат да се предоставят например със снимки или сканирани документи.
Моля, вмъкнете снимките за доказателствата в .doc файл, заедно с обяснение коя корекция е била приложена на съответната снимка. Моля, запазете това като файл .pdf. Моля, обърнете внимание, че не изпращате снимки в оригинален размер. Обикновено е достатъчна разделителна способност от 75 dpi.
За да се гарантира, че коректурите могат да бъдат присвоени правилно и бързо, моля, наименувайте файловете по следния начин: ИмеФирма_Корекция_Изпълнение на изискването(ята) на IFS, например ПримерФирма_Корекция_IFS_2-2-1.
Моля, уверете се, че винаги обобщавате отклоненията за всяка мярка, не обединявайте всички отклонения в един файл.
Изпълнение на коригиращи действия
Успешното и устойчиво прилагане на коригиращи действия може да отнеме повече от четири седмици. Моля, представете адекватна обосновка в таблицата .xls за това защо се нуждаете от повече време за изпълнение и имайте предвид, че тази обосновка трябва да бъде преведена и на английски език. Най-късно преди следващия надзорен одит на IFS трябва да е извършено изпълнението на коригиращите действия.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Constanze Illner
Констанце Илнер е служител в областта на научните изследвания и комуникациите в сферата на устойчивостта на храните. На тази позиция тя следи всички важни събития в този контекст и информира клиентите ни в месечен бюлетин. Тя също така модерира годишната конференция "Sustainability Heroes".
Loading...