Все повече компании възлагат на външни изпълнители големи части от своята верига на създаване на стойността. В резултат на това систематичното управление на взаимоотношенията с доставчиците става все по-важно - също и от гледна точка на корпоративната социална и екологична отговорност. В следващата статия експертът от DQS Алтан Даянкач отговаря на най-важните въпроси относно оценката на доставчиците по аспекти на устойчивостта. И показва осем стъпки, през които Вашата компания трябва да премине, за да извърши оценка на доставчика по аспектите на устойчивостта.

Loading...

Управлението на доставчиците като фактор за успех

В условията на глобализация компаниите все повече обвързват управлението на доставчиците си с по-горните етапи на веригата на доставки. Тези сложни структури изискват професионално управление на всички нива на доставки. От закупуването до изхвърлянето на продукти и обработката на рециклируеми суровини трябва да се вземат ключови решения, по-специално по отношение на

  • Избор на доставчик
  • планиране на доставчиците
  • интегриране на доставчиците
  • оценка на доставчиците
  • развитие на доставчика

Това превръща правилния подбор, оценка и квалификация на подходящи доставчици в решаващ конкурентен фактор в глобалните обществени поръчки. Колкото по-внимателно и устойчиво се справя вашата компания с управлението на доставчиците, толкова повече ползи ще има - за вашата организация, вашите клиенти и вашите доставчици.

Това превръща правилния подбор, оценка и квалификация на подходящи доставчици в решаващ конкурентен фактор при глобалните поръчки. Колкото по-внимателно и устойчиво се справя вашата компания с управлението на доставчиците, толкова повече ползи ще има - за вашата организация, вашите клиенти и вашите доставчици.

Там, където ползите бързо стават очевидни, обаче, е важно да се вземат предвид и аспектите на сигурността. Това се отнася за специфичните за отрасъла разпоредби и критерии, както и за националното и международното законодателство. Ако добавите централни аспекти като управление на съответствието и управление на риска, става ясно защо оценката на доставчиците с интегриране на аспектите на КСО* е стратегическо решение за продължителен успех.

* Корпоративната социална отговорност, или накратко "КСО", е социалната отговорност на организациите в смисъла на устойчив бизнес.

Устойчива оценка на доставчиците - необходимост или илюзия?

Организациите, които искат да оценяват своите потенциални доставчици от гледна точка на устойчивостта, трябва не само да се докоснат до многобройните аспекти на екологичните, икономическите и социалните аспекти с техните многобройни различни тълкувания, но и да разберат структурите и механизмите, които преобладават на пазара.

"Оценката на доставчиците, включваща социалната отговорност, е стратегическо решение за траен корпоративен успех."

Въпреки че справките и ръководствата за устойчивост се фокусират върху няколко източника, като например тези на МОТ, ОИСР или Хартата на ООН за правата на човека, на пазарите са се наложили различни международни инициативи и стандарти за устойчивост, както и индустриални решения. Въпросът за устойчивостта при управлението на доставчиците се усложнява от факта, че различните стандарти обикновено не се признават взаимно.

Основните въпроси тук са:

  • Кои въпроси на устойчивостта са от значение?
  • Кои отделни критерии, методи и инструменти са подходящи за оценка на доставчиците?
  • Как се оценяват резултатите?

МОТ: Международна организация на труда
ОИСР: Организация за икономическо сътрудничество и развитие
Харта на ООН за правата на човека: Всеобща декларация за правата на човека на ООН

Оценка на доставчиците: шест въпроса, шест отговора

1. Какви са ползите от ангажирането на доставчиците?

Ползите от устойчивата оценка и целенасоченото интегриране на доставчиците в собствените ви процеси за създаване на стойност са очевидни: Като работите в тясно сътрудничество с вашите доставчици в дух на доверие, можете да

  • Осигурите постоянно качество на вашите продукти
  • да запазите ефективността на покупките и снабдяването
  • Гарантирате възможността за доставка и спазването на сроковете за доставка
  • да предотвратите финансови щети и загуба на имидж
  • да изпълнявате своите социални и екологични отговорности
  • Ограничете рисковете и нарушенията на изискванията
  • Повишаване на удовлетвореността на клиентите и тяхната лоялност
  • Засилване на конкурентоспособността ви

2. Какви са предизвикателствата на сложните вериги за доставки?

Нарастващата сложност на пазарите на доставчиците, както и многопластовите и транснационални вериги на доставки изискват все по-голяма прозрачност и по-добра интеграция между доставчика и компанията.

Колкото по-глобални са вашите доставчици, толкова по-често възникват езикови и културни пречки. По същия начин съществуват законови, нормативни и специфични за клиента изисквания, които трябва да се спазват и изпълняват. Следователно правилният подбор, оценка и редовна квалификация на подходящи доставчици е от решаващо значение за икономическия успех.

Одит на доставчика с DQS

Колко добри са вашите външни доставчици и каква роля играят те? Одитите на доставчиците на DQS за конкретни клиенти разкриват силните и слабите страни по цялата верига на доставки.

Следните точки са задължителни за фирмата възложител:

  • Интензивно придружавайте всички мерки за аутсорсинг
  • Определете съответните критерии и ключови цифри
  • Непрекъснато инициирайте процеси на подобрение
  • Оценяване на ефективността на предприетите мерки

3. Как се извършва оценката на доставчиците?

Ефективните оценки на доставчиците оценяват цялостното организационно и техническо представяне на отделните доставчици - въз основа на текущото състояние и с оглед на целевото състояние. Това включва, например

  • Оценка или преценка на взаимоотношенията с доставчика,
  • анализ на слабите места и
  • преглед на портфолиото на доставчиците, включително краткосрочно облекчение в случай на затруднения в ресурсите

Важно е да се определят отделните критерии или подходящ каталог от критерии, според които да се оценяват съответните доставчици.

Целесъобразно е също така да се възприеме систематичен подход към оценката на риска. Разработете матрица, която, отчитайки етапа на доставка, който заема даден доставчик във веригата, показва съществуващия риск и дава възможност за приоритизиране. Приоритизирането в крайна сметка определя вида на действието и различните методи. За незаменими доставчици с високи рискове със сигурност най-добрият избор е одит на място в дружеството възложител.

4. Какви са ползите от оценката на доставчиците?

Систематичната оценка на доставчика осигурява правна сигурност от страна на вашето дружество. Тя ограничава рисковете и осигурява видима квалификация по отношение на вашите клиенти. Поставете ясна цел за оценка на доставчиците, определете цели за качество и задължения за вашите външни доставчици. Това позволява потенциалните доставчици да бъдат сравнявани и оценявани. Съществуващите взаимоотношения с доставчиците могат да бъдат доразвити и оптимизирани въз основа на оценката.

Оценката на доставчиците от гледна точка на устойчивото развитие също така показва, че правите разумни и непрекъснати подобрения в създаването на стойност на вашата организация - и изпълнявате своите социални и екологични отговорности.

5. Как може да изглежда една оценка на доставчика с DQS?

В нашите (специфични за клиента) одити на доставчици ние разглеждаме неутрално стабилността и устойчивостта на вашите процеси и интерфейси. Анализираме последователността и непрекъснатостта на процесите. Освен това ви подкрепяме в непрекъснатото усъвършенстване на вътрешните ви процеси в управлението на доставчиците и съвместно оптимизираме управлението на риска, за да ограничим нарушенията на съответствието. Това е особено важно с оглед на бъдещите Закон за веригата на доставките и Закон за надлежната проверка в Германия и ЕС.

Закон за веригата на доставките: Настоящото състояние в Германия

През февруари 2021 г. законодателите в Берлин и Брюксел представиха почти едновременно идеите си за закон за веригата на доставки или закон за надлежна проверка. Той има за цел да послужи за по-нататъшното развитие на международното положение в областта на правата на човека чрез установяване на изисквания за отговорно управление на веригите за доставки за определени дружества. Проектите са на разположение - прочетете повече за него в нашия блог.

6. Какво трябва да изясните преди оценката на устойчивия доставчик?

Заедно определете как да действате и изяснете следните въпроси:

  • На какво се основават съответните изисквания за устойчивост във вашата индустрия?
  • Защо на доставчиците се налагат изисквания за устойчивост на предприятията?
  • Кой определя тези изисквания и към кого?
  • Какви възможности съществуват за одит и оценка - какви критерии се използват като основа?
  • Как може да се докаже спазването на изискванията?
  • Кои решения са подходящи за вашата верига на доставки?
  • Как може да се определи индивидуален профил на устойчивост?

Как изглежда един каталог с критерии за оценка на доставчиците?

Одитът на доставчиците (на конкретен клиент) или оценката на вашите доставчици по критериите за устойчивост в идеалния случай трябва да се предшества от т.нар. анализ на съществеността. С помощта на този метод вашето дружество може първо да определи собствения си профил на устойчивост и, ако е необходимо, да пренебрегне всички изисквания на КСО, които не са от значение. С анализа на съответните критерии, рисковете и обхвата на вашата организация може да се изведе матрица за оценка на вашите доставчици.

Използва се матрица с две оси: На едната ос е нанесена значимостта на темата за съответните заинтересовани страни, а на другата - възможните ефекти върху (или от) бизнеса. Позицията на темата в матрицата показва нейната същественост.

От анализа могат да бъдат изведени каталози с критерии и конкретни области на действие - както за вашата компания, така и за вашите партньори във веригата на доставки. В идеалния случай резултатите от анализа на съществеността ще имат същия ефект като кодексите за поведение, които големите компании налагат не само на себе си, но и на своите доставчици.

Оценка на доставчиците: Въведение в осем стъпки

За да проведете оценка на доставчиците от гледна точка на КСО*, вашата компания трябва да премине през осемте стъпки, описани накратко по-долу: от анализа на съществеността, който разкрива вашия профил на устойчивост, до по-нататъшното развитие на вашите доставчици след оценка на резултатите.

*CSR: Корпоративна социална отговорност

1. Определяне на съответните теми на устойчивото развитие

Целта тук е да се установи кои теми на устойчивостта са действително релевантни за вашето дружество във веригата на доставки. Темите се разглеждат по отношение на потенциалното им въздействие върху вашата организация и по отношение на значението им за съответните заинтересовани страни (при необходимост заедно с тях). Ако въведете резултата в матрица, чиито оси съответстват на двете гледни точки, можете да разчетете съществеността на даден въпрос от неговата позиция.

2. Адаптиране на кодекса за поведение

На базата на анализа на съществеността може да се изведе или адаптира кодекс на поведение и да се представи на доставчика за приемане.

3. Идентифициране и разрешаване на вътрешни конфликти на целите

Успехът на одита на доставчика зависи не на последно място от разрешаването на вътрешните конфликти на цели, които могат да съществуват например между отдела за покупки (икономически интереси) и отдела, отговарящ за оценката на доставчика от гледна точка на КСО. Споразумение за такива конфликти следва да се постигне с участието на всички съответни отдели.

4. Определяне на критериите за оценка

Матрицата на риска е подходяща за определяне и приоритизиране на тези критерии, като се вземат предвид всички етапи във веригата на доставки. Приоритизирането определя вида на мерките или инструментите, които са подходящи за одита на доставчика.

5. Определяне на процедури за проверка

След като доставчиците са разпределени според тяхната значимост, се определят процедурата за одит или проверка и предметът на одита, като се включват резултатите от матрицата на риска. Кодексът за поведение, самооповестяването пред дружеството или самооповестяването чрез онлайн портал са подходящи като одит, основан на документи.

Оценката, основана на одити, може да се извърши по един от следните начини:

  • междуотраслови стандарти ( IQNet SR 10, SA8000 и др.)
  • браншови решения ( SEDEX, TfS и др.)
  • Списък с изисквания, разработен от клиента, който съдържа темите, идентифицирани въз основа на анализа на съществеността в специфичната за дружеството оценка на риска за КСО

6. Спечелване на доставчиците за избраната процедура за проверка

Успешното прилагане на мерките зависи от разбирането на доставчиците по въпросите на устойчивото развитие, от баланса на силите и от договорения обем на бизнеса. Ето защо е важно да се разработи стратегия за сътрудничество с доставчиците и ясно да се демонстрират ползите от съвместната работа, не на последно място, за да може да се отговори на въпроси и да се разсеят резерви.

7. Одит на доставчиците

Предмет на одита са темите за устойчивост или стандартите за КСО, определени в стъпка 4. Одитът се извършва по метода, определен в стъпка 5. В зависимост от интензивността на одита, той може да обхваща целия спектър, т.е. преглед на документи, инспекция на предприятия, интервюта и др. Одитът трябва да бъде извършен своевременно. По принцип трябва да се обърне внимание на своевременното изпълнение на поставените изисквания от страна на доставчика. Това е особено важно, ако доставчикът трябва сам да стане активен за даден метод на проверка.

8. Мониторинг и оценка на резултатите

Резултатите от проверките могат да бъдат отнесени към аспекти като рискове, индустрия, теми, еталон/добра практика, горещи точки или държави. Оценката може да бъде използвана за по-нататъшно развитие на доставчика(ците). За оценка на резултатите и ефективен мониторинг следва да се вземат предвид следните аспекти или да се предприемат действия:

  • Идентифициране на отклоненията (несъответствията)
  • Обърнете внимание на проблемите в нововъзникващите и развиващите се страни
  • Определяне и придружаване на коригиращи действия
  • Разработване на процедура за ескалация
  • Разработване на доставчици
  • Измерване на напредъка, обсъждане на резултатите
  • Използвайте ключови цифри

Съвет: Какво изисква ISO 9001 за оценка на доставчиците

Международно признатият стандарт за управление на качеството изисква и мерки за работа с доставчиците. Тук е представен подбор на онези глави от стандарта ISO 9001, които са свързани с темите за външните доставчици и оценката на доставчиците:

  • Разбиране на организацията и нейния контекст (гл. 4.1)
  • Разбиране на изискванията и очакванията на заинтересованите страни (гл. 4.2)
  • Мерки за справяне с рисковете и възможностите (гл. 6.1)
  • Управление на процесите, продуктите и услугите, предоставяни от външни доставчици (гл. 8.4 и Приложение А.8)
  • Мислене, основано на риска (Приложение А.4)

Заключение: Оценяване на доставчиците по аспекти на устойчивостта

В управлението на доставчиците става ясно, че законодателството продължава да придобива все по-голямо значение като движеща сила. То се характеризира с постепенен преход в областта на устойчивото развитие. Развитието върви от "островни" разпоредби, като например задължението за докладване на нефинансови ключови показатели, към систематично обхващане на въпросите на устойчивостта, особено с акцент върху задълженията за комплексна проверка.

Много доброволни инициативи за устойчивост и техните критерии също все повече се заменят със задължителни, проверими и приложими разпоредби. Цели като тези на Организацията на обединените нации, изброени в Целите за устойчиво развитие (ЦУР), имат силно изразен препоръчителен характер. От друга страна, свързаните с индустрията инициативи, като например Together for Sustainability (TfS) от химическата промишленост или платформите за данни за повече прозрачност в ангажиментите за устойчивост (SEDEX), често са задължителни за доставчиците поради изискванията на клиентите.

DQS: Какво можем да направим за вас

Като международно признат сертифициращ орган за системи за управление и процеси, DQS извършва одити в повече от 30 000 одиторски дни годишно. Нашите претенции започват там, където свършват контролните списъци за одит: Повярвайте ни на думата! Очакваме с нетърпение да разговаряме с вас и с удоволствие ще ви покажем на какво се основават ефективността и качеството на нашите одити. А именно на

  • Компетентни одитори с почтеност и опит в бранша
  • Индивидуални решения, които са подходящи за вашата организация и вашата система за управление
  • Целенасочено идентифициране на потенциални слабости и рискове
  • Обективни, разбираеми резултати и съществени помощни средства за вземане на решения
  • Международно признати сертификати с висока степен на приемане на пазара
  • Проследяване на резултатите от одита/анализа, включително проверки на ефективността на предприетите мерки
  • Индивидуално разработване и създаване на каталози с критерии и системи за оценка
audits-dqs-audit wuerfel nebeneinander auf tisch
Loading...

DQS Supplier audit

Нашите одити на доставчици се фокусират върху въпроса: Какво изискват от вас пазарът, клиентите и заинтересованите страни по отношение на устойчивостта? Разберете. Безплатно и без задължения.

Автор
Altan Dayankac

Продуктов мениджър на DQS и експерт по множество теми, свързани с устойчивото развитие, климата, околната среда и безопасността на труда. Алтан Даянкач също така допринася с експертния си опит като автор и презентатор в комитети по околна среда и здравословни и безопасни условия на труд, както и на множество професионални събития.

Loading...