Комуникация за нуждите на безопасността на работното място - важни въпроси и отговори

СЪДЪРЖАНИЕ

• ISO 45001 - стандартът изисква комуникация
• Какво означава  в ISO 45001 комуникация?
• Има ли общо изискване на стандарта за комуникация?
• Кой трябва да комуникира?
• Какви правни задължения трябва да се спазват?
• Трябва ли моето дружество да бъде подготвено за извънредни ситуации?
• Кога се осъществява комуникацията?
• Разбиране на информацията - как организацията може да гарантира това?
• Какво представлява вътрешната комуникация - и какво представлява външната комуникация?
• Здравето и безопасността на работното място се нуждаят от комуникация - Заключение
• Забележка: ISO 45001 замени BS OHSAS 18001

ISO 45001 - стандартът изисква комуникация

През март 2018 г. стандартът ISO 45001 беше публикуван за първи път след петгодишно разработване. Намерението зад него: Целта е да се направи работата значително по-безопасна с прилагането на международния стандарт за "Безопасност и здраве при работа" (БЗР). Целта му е да даде възможност на компаниите да идентифицират и минимизират рисковете за служителите от увреждане на здравето, злополуки и наранявания на ранен етап. Вътрешните и външните комуникации на организацията играят ключова роля за това.

За да бъде комуникацията в рамките на системата за управление на БЗР в съответствие със стандарта, вашата компания трябва да определи, приложи и поддържа подходящ процес. С помощта на този процес на комуникация трябва преди всичко да се определи за какво , кога, с кого и как се комуникира, както вътрешно, така и външно. Важен аспект от това е спазването на правните задължения и отчитането на съответните ви заинтересовани страни. Връзките към други глави на стандартите - особено към глава 8.2 "Аварийно планиране и реагиране" - илюстрират къде вътрешните и външните комуникации играят важна роля.

Основните изисквания за комуникация са описани в глава 7.4. Допълнителни изисквания относно задължението за информиране и теми, свързани с комуникацията, можете да намерите в следващите глави на стандартите:

• Разбиране на организацията и нейния контекст (4.1).
• Разбиране на нуждите и очакванията на работниците и другите заинтересовани страни (4.2)
• Лидерство и ангажираност (5.1)
• Идентифициране на опасностите и оценка на рисковете и възможностите (6.1.2)
• Определяне на правните и други изисквания (6.1.3)
• Планиране на действията (6.1.4)
• Подготвеност и реагиране при извънредни ситуации (8.2)
• Оценка на съответствието (9.1.2)
• Инцидент, несъответствие и коригиращи действия (10.2)

Здравословни и безопасни условия на труд и комуникация - Основни въпроси и отговори

Успехът на системата за управление на здравето и безопасността при работа зависи от ръководството, ангажираността и поведението на всички йерархични нива и функции в компанията. Комуникацията също играе съществена роля. Андреас Ритер, експерт по стандартите на DQS и дългогодишен одитор по здравословни и безопасни условия на труд, отговаря на важни въпроси относно комуникацията в ISO 45001.

Какво се разбира под комуникация в ISO 45001?

Противно на очакванията, в глава 3 "Термини" не е дадено определение на "комуникация". Какво точно стандартът разбира под него, става ясно само в контекста на изискванията - и тогава също много конкретно:

Познаването на това може да бъде доста полезно за разбирането на някои стандартни изисквания.

Значи информацията трябва да пристига надеждно, нали?

Да. Например формулировката на следния пасаж от глава 7.4 е типична: "Организацията трябва да гарантира, че информацията за БЗР, която трябва да бъде съобщена, е в съответствие с информацията, генерирана в рамките на системата за управление на БЗР, и че е надеждна." Ясно е, че става въпрос само за съобщаване на информация за БЗР, а не за споделянето ѝ.

Съществува ли първостепенно изискване на стандарта за комуникация?

Изискването за определяне, прилагане и поддържане на подходящ процес на комуникация със сигурност е основно. Това включва по-специално централното определение,

• За какво
• Кога
• С кого и
• Как

се съобщава. Интересно е обаче, че в стандарта за здравословни и безопасни условия на труд напразно се търси изискването "кой" комуникира. Отговорите на този въпрос могат да се намерят само чрез обратното заключение, което е напълно различно от стандарта за управление на качеството ISO 9001:2015.

Комуникация в областта на здравето и безопасността при работа: Кой трябва да комуникира?

В ISO 45001: 2018 няма изрично определение на това кой комуникира. Следователно се налага обратното заключение: от изискването на стандарта да се посочи "с кого" трябва да се осъществява вътрешната комуникация, при какви обстоятелства, следва квазиавтоматично "кой" поема тази задача на "изпращане" по задължителен начин.

По принцип един функциониращ комуникационен процес изисква координиращ орган, например щабно звено "кризисна комуникация". Той изисква също така незабавно достъпна информация за това кой в кой момент в компанията комуникира.

Кризисна комуникация - не е ли тя по същество свързана с промишлените аварии?

Точно така. Подходящата комуникация е съществена предпоставка за намерението за по-нататъшно намаляване на броя на злополуките. И не трябва да се забравя: Тук, в частност, има и законови изисквания, а оттам и законови задължения на организацията, които задължително трябва да бъдат изпълнени, дори извън стандарта за БЗР.

Какви правни задължения трябва да се спазват?

В случай на извънредна ситуация често се налага да бъдат предупредени спасителните служби. Ясно определените процедури за предупреждаване могат да бъдат животоспасяващи за участниците. Важно е не само специалистът по безопасност на труда да знае в детайли какво да прави, но и служителите.

ISO 45001 - Безопасност и здраве при работа

Идентифициране, минимизиране и оптимално избягване на рисковете за служителите от увреждане на здравето и злополуки? Подходящата основа за това е сертифицирана система за управление в съответствие с ISO 45001.

Някои аварийни ситуации, като например изпускане на вредни вещества след експлозия или неправилно боравене с опасни вещества, изискват не само бързо и координирано предупреждение на службите за спешна помощ. Обикновено те налагат и незабавно уведомяване на съответните органи. В такива случаи защитата и безопасността на обществеността също може да бъде застрашена.

Безопасност на труда и комуникация: Къде са организационните рискове?

Ако съществува задължение за докладване, предприятието трябва да знае точно кои органи трябва да бъдат уведомени и въз основа на какви спецификации. Но това не е всичко. Ако в тази извънредна ситуация трагично се стигне до смъртен случай, работодателят трябва незабавно да подаде доклад за злополуката до застрахователната асоциация за отговорност на работодателите - всичко това, между другото, засяга и темата за "съответните заинтересовани страни".

Който и да е в предприятието, отговарящ за такъв доклад, обикновено няма време за продължително проучване на кого и по какъв начин трябва да се докладва. Ако злополуката се докладва твърде късно или на неправилното място, неизбежно ще има правни последици.

Кой друг трябва да бъде информиран в случай на авария?

В току-що описаната аварийна ситуация, моля, не мислете само за служителите и отговорните органи. Други съответни заинтересовани страни също трябва да бъдат вярно информирани или да искат да бъдат вярно информирани, например полицията, прокуратурата и пресата. Подходящият стил на комуникация също е важен. Компетентните лица трябва да могат да отговорят на въпросите на тези заинтересовани страни, така че да не се оповестяват неверни доклади, които биха могли да навредят на вашето дружество.

Трябва ли моето дружество да бъде подготвено за извънредни ситуации?

Несъмнено, просто погледнете глава 8.2 "Готовност и реагиране при извънредни ситуации" от стандарта. Тук от дружеството се изисква да се подготви за възможни извънредни ситуации въз основа на определен процес на комуникация, така че да е възможна планирана реакция. Тук важна роля играе и глава 6.1.2.1 "Идентифициране на опасностите". Тези връзки в рамките на стандарта позволяват лесно да се види значението на правилната комуникация.

Безопасност и здраве при работа: кога комуникацията е полезна?

Най-общо може да се каже, че комуникацията в системата за управление на БЗР изпълнява предназначението си, когато партньорите в комуникацията се разбират помежду си или всички адресати на информацията за БЗР могат лесно да разберат нейното съдържание. Поради това ISO 45001 поставя голям акцент върху това да се гарантира, че аспектите, които биха могли да влошат или дори да попречат на взаимното разбиране, са взети предвид от организацията - в този контекст стандартът се отнася и до аспектите на многообразието.

Какво представляват въпросите на разнообразието?

"Разнообразието на хората" е много важен аспект, например по отношение на способностите и възможностите на хората, свързани с пола, езика, културата, грамотността, уврежданията и т.н. На практика това означава, че информацията за БЗР трябва да бъде написана по такъв начин, че всеки служител да може да я разбере.

Това включва служители с ограничени възможности за четене или такива, които не знаят езика, на който е написана комуникацията. В крайна сметка може да се наложи подходящата информация за БЗР да бъде предадена устно или да бъде преведена.

Разбиране на информацията - как организацията може да гарантира това?

На първо място, тя трябва да установи подходящи процеси на комуникация, т.е. процеси, които отговарят на стандартите, подробно описани с конкретни работни инструкции и инструктажи. Стандартът SGA налага и редица изисквания към съдържанието на комуникациите и към самите комуникационни процеси. Трябва да се вземат предвид правните и други задължения на организацията, както и мненията и нуждите на външните заинтересовани страни.

Какви са потребностите на външните заинтересовани страни?

Това означава например, че информацията за SGA, която се съобщава, трябва да бъде фактически формулирана, правдоподобна, последователна, пълна и, разбира се, надеждна. Освен това тя трябва да отговаря на потребностите на адресатите, а също така да бъде прозрачна, например по отношение на въпроса как е възникнало дадено съобщение. Обратно, съответните изявления или мнения на служителите, поне доколкото те се отнасят до системата за управление на SGA, трябва да бъдат взети под внимание от предприятието под формата на подходящ отговор.

Какво представлява вътрешната комуникация - и какво представлява външната комуникация?

Може би може да се обобщи по следния начин: Във вътрешен план трябва да има комуникация между различните нива и функции по отношение на информацията, свързана със SGA, и промените в системата за управление на SGA. Служителите трябва да имат възможност да участват в непрекъснатото усъвършенстване на системата за управление на SGA, наред с други неща. От друга страна, външната комуникация се фокусира върху съобщаването или предаването на информация, свързана със SGA, на външния свят, като се вземат предвид правните задължения и други изисквания.

Здравето и безопасността при работа се нуждаят от комуникация - Заключение

Какво се комуникира вътрешно и външно, кога, с кого и как? Каква е ролята на ръководителите за разясняване на значението на здравето и безопасността на работното място в ежедневните дейности? Какви са възможностите на служителите да предават информация за опасностите и близките до тях случаи? По какъв начин участва специалистът по безопасност на труда или служителят по безопасност?

Вашето предприятие трябва да определи всичко това в съответствие с DIN EN ISO 45001, за да може комуникацията наистина да се осъществи. Процесите и процедурите в оперативната комуникация, както и инструкциите и контролните списъци по безопасност на труда, трябва да бъдат правдоподобни, пълни, надеждни и разбираеми за всички участници - с ключова дума разнообразие. При външната комуникация става въпрос и за спазване на законовите задължения, например при планиране на извънредни ситуации и реагиране при извънредни ситуации.

Директна комуникация, лични разговори и, ако е необходимо, питане дали изявленията са разбрани - в крайна сметка експертът по стандартите Андреас Ритер стига до заключението, че обменът и предоставянето на информация е ключов фактор за повишаване на безопасността и здравето при работа в компанията.

Забележка: ISO 45001 замени BS OHSAS 18001

На 30 септември 2021 г. британският стандарт OHSAS 18001, който има отношение към управлението на здравето и безопасността при работа повече от 20 години, беше заменен с ISO 45001.

Организациите, които имат сертифицирана система за управление, обикновено са запознати с процедурата за замяна и преходните периоди, определени от Международния акредитационен форум (IAF). Както и при преразглеждането на ISO 9001 и ISO 14001, за смяната беше определен тригодишен преходен период. Първоначално беше планирано той да приключи на 11 март 2021 г., но беше удължен с шест месеца от IAF поради пандемията Ковида 19. Сега всички сертификати по BS OHSAS 18001 са загубили своята валидност. Старият стандарт е заменен.

По принцип DQS все още е извършвала сертифициране по стария стандарт през миналата година - но само до 30 септември 2020 г. След тази дата финансовите разходи за сертифициране вече не бяха оправдани.

DQS - правилният партньор от самото начало

Въвеждането на система за управление на SGA, съобразена с вашата компания, е далновиден начин за изграждане на доверие и разширяване на пазарните възможности. Успешните компании виждат в сертифицирането и възможност за по-ясно разпознаване на рисковете и потенциалите чрез неутрален, независим поглед отвън.

DQS е основана през 1985 г. като първата сертифицираща компания в Германия. Оттогава сме един от водещите специалисти по одит и сертифициране в световен мащаб. Нашите партньори основатели DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) и DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) все още са важни партньори за образование и обучение, както и за стандартизационна дейност.