Документирана информация е заглавието на глава 7.5 от всички стандарти за системи за управление на Международната организация по стандартизация (ISO ), публикувани след 2012 г. Това я прави неразделна част от общата основна структура на съвременните стандарти за системи за управление, т.нар. структура на високо ниво (HLS). С основната ревизия на стандартите ISO 9001 (управление на качеството) и ISO 14001 (управление на околната среда) през 2015 г. терминът стана известен на по-широк кръг потребители.
В по-ранните версии на международните стандарти за системи за управление все още се говореше за "документация", "изисквания към документацията", "документи" и "записи". Сега стандартите на ISO обобщават тези термини под "документирана информация".
За ползвателите на стандартите обаче използването на събирателния термин не е задължително. Тези, които желаят, могат, разбира се, да продължат да използват собствените термини на компанията в своята документирана информация и при работа с нея. Трябва обаче да се гарантира, че използването на термините е систематично и единно. Например, то не трябва да води до недоразумения при външни сертификационни одити.
Как се определя документираната информация?
В международния стандарт ISO 9000:2015-11 са дефинирани принципите и термините на системата за управление на качеството. В глава 3.8.6 тя е описана като "информация, която трябва да се контролира и поддържа от организацията". Това включва и носителя, на който се съдържа информацията. Кой носител ще се използва, зависи от вашата организация. Днес те все по-често включват фотодокументация, видеоклипове, аудиоформати и интерактивни указания за оператора.
Определението в ISO 9000 също така прави разграничение между три области, които представляват следното:
- Системата за управление и нейните процеси
- Дейността на вашата компания
- Доказателства за резултатите
Всяка документирана информация ли е "документирана информация"?
Всеки, който смята, че документираната информация по смисъла на стандарта съществува веднага след като някаква информация е била документирана, греши. Статутът на "документирана информация" зависи от това дали даден стандарт, например ISO 9001, предвижда, че определена информация също трябва да бъде документирана. Ако е така, това се отбелязва в съответните глави и съответното изискване.
Управление на качеството съгласно ISO 9001
Търсите сертификат по ISO 9001? DQS предлага 35-годишен опит! ★ Първата сертификация по ISO 9001 в Германия (1986 г.) ★ Стандарт за управление на качеството
Освен това информацията, която не се изисква от стандарта, но се записва, при определени обстоятелства може да се превърне в документирана информация по смисъла на стандарта. Такъв е винаги случаят, ако Вашето предприятие счита тази информация за необходима за ефективността на своята система за управление.
Ако например е наличен списък с данни за съответните заинтересовани страни на дадено дружество, това само по себе си не е документирана информация по смисъла на стандарта. Това е така, защото такъв списък не се изисква от стандарта. Въпреки това, ако Вашата компания счита този списък за съществен за ефективността на системата за управление, той може да се превърне в "истинска" документирана информация.
Създаване на документирана информация?
Все пак глава 7.5.2 от добре познатите стандарти ISO налага някои основни изисквания за създаването и актуализирането на документираната информация. Те варират от етикетиране в подходящ формат до проверка на пригодността и адекватността на самата информация. Контролът (глава 7.5.3) също подлежи на определени изисквания, най-важните от които се отнасят до нейната наличност и защита.
Други изисквания са насочени към нейното разпространение, откриваемост, достъп и използване, съхранение и архивиране, опазване и наблюдение на промените. Едно много важно изискване се отнася до съхранението като доказателство за съответствие. Освен че е важен за системата за управление, този аспект може да играе много важна роля и в контекста на правните въпроси.
До каква степен трябва да бъде създадено?
Какво точно трябва да се документира, е посочено в отделните глави на стандарта. Примери за това са политиката по качеството, целите по качеството или като доказателство за компетентност. Задължението за създаване, поддържане или съхраняване на документирана информация обаче е различно в зависимост от дисциплината на стандарта.
Що се отнася до обхвата, приблизително важи следното: колкото по-голямо е едно предприятие, колкото по-сложни са процесите и колкото по-обширно е задължението за предоставяне на доказателства, толкова по-обширно трябва да бъде то.
Отрасълът и компетентността на служителите, работещи в дружеството, също играят важна роля.
Все още ли е задължителен наръчникът за управление на качеството?
След преразглеждането на ISO 9001 през 2015 г. вече не се изисква наръчник за управление на качеството. Решението за отпадането му отчита общата тенденция на съвременните стандарти за системи за управление на ISO да предоставят на ползвателите на стандарта повече свобода при проектирането на тяхната система за управление. Същевременно обаче от висшето ръководство все по-често се изисква да поеме отговорност и отчетност.
Заключение: Документирана информация
Документираната информация е заглавието на глава 7.5 от всички действащи стандарти за системи за управление на ISO и по този начин е неразделна част от тяхната обща основна структура (High Level Structure / HLS). Общият термин замества предишните изисквания за документиране, документация, документи и записи.
Според международно признатия стандарт за управление на качеството ISO 9000:2015 документираната информация е "информация, която трябва да се контролира и поддържа от организацията". Форматът и носителят обаче не са определени, те просто трябва да са подходящи. Поставени са конкретни изисквания към управлението и поддържането на такава информация, без да се уточнява нейният обхват. Това зависи от вида, размера и сложността на компанията и нейните процеси. Документираната информация се посочва като такава, ако това е изискване на съответния стандарт или ако дружеството счита, че тя е необходима за ефективността на системата за управление.
Loading...
Ще се радваме да отговорим на Вашите въпроси
Свържете се с нас. Без задължение и безплатно.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Ute Droege
DQS експерт по системи за управление на качеството, дългогодишен одитор и опитен лектор по ISO 9001.
Loading...