Потенциалът на дистанционните одити се обсъжда от много години. Въпреки това досега те не са били широко приети. Особено в областта на сертификационните одити дистанционните одити дълго време оставаха без значение, тъй като не отговаряха на правилата и спецификациите за акредитация. Със COVID-19 това вероятно се е променило: Изключенията бяха приети за една нощ и невъзможното изведнъж се превърна в единственото възможно нещо. Въпреки че пандемията вече е овладяна в много страни, дистанционните одити са тук, за да останат.
Дали дистанционният одит е същият като обикновения одит чрез уеб камера? Със сигурност не! Дистанционният одит е коренно различен - различни изисквания, различни методи за одит, различни предизвикателства, различни рискове и различни възможности. В тази поредица от статии бихме искали да ви дадем някои насоки за това как да провеждате одити от разстояние.
- Част 1 - Как да провеждаме одити от разстояние
- Част 2 - Оценка на риска
- Част 3 - Метод на одита
- Част 4 - Технология
- Част 5 - Подготовка
- Част 6 -Съвети за провеждане на дистанционни одити
- Част 7 - Последващи действия
Когато се извършва правилно, дистанционният одит може да бъде ценно допълнение към одитите на място. Вътрешните одити, одитите на доставчиците и сертификационните одити могат да се извършват дистанционно - частично или изцяло. Въпреки това, ако дистанционният одит не е извършен компетентно, той нанася повече вреди, отколкото ползи, като създава фалшиво чувство за сигурност.
В седемте части на тази поредица ще преминем през всички стъпки от подготовката до последващите действия. Фокусираме се предимно върху одити на системи за управление (например ISO 9001 за системи за управление на качеството, ISO 14001 за системи за управление на околната среда, ISO 45001 за системи за управление на здравето и безопасността при работа и т.н.). Много от тези точки обаче ще бъдат приложими и за други видове одити, като например одити на процеси, одити на безопасността на продуктите и социални одити.
Стъпка 1: Запознайте се с целта на одита.
Различните видове одити изискват различни подходи към потенциалните отдалечени одити. Обикновено разграничаваме три вида одити, всеки от които има свои собствени цели:
- Вътрешни одити: Това е одит в рамките на собствената ви организация. Обикновено той се провежда от някой в рамките на самата организация.
- Одити на доставчици: Одити, провеждани от клиент, бизнес партньор или изпълнител, за да се провери съответствието с конкретни спецификации. Понякога одитите на доставчиците се възлагат на органи за одит и сертифициране.
- Сертификационни одити: Одити, провеждани от независима организация с цел удостоверяване на съответствието с даден стандарт.
Дали дистанционният одит изобщо е опция, зависи от вида на одита.
Вътрешни одити: Тъй като вътрешните одити са за вътрешна употреба, вие сте свободни да решите дали дистанционният одит ще ви помогне да постигнете целите на одита. Въпреки това се препоръчва вътрешните одити да се провеждат в съответствие с насоките на ISO 19011. Това означава, че дистанционните одити са възможни, но както е обяснено във втората статия от тази поредица, трябва да се вземат предвид всички рискове.
Одити на доставчиците: Дали е възможен дистанционен одит, зависи от инструкциите на клиента. DQS разполага с няколко решения за дистанционни одити на доставчици.
Сертификационни одити: При сертифицирането на системи за управление използването на дистанционни одити е ограничено до прегледи на документи. По време на пандемията COVID 19 обаче органите по акредитация и органите по сертификация си сътрудничат, за да дадат възможност за дистанционни одити след положителна оценка на риска (вж. стъпка 2). Всички сертифициращи органи трябва да вземат предвид насоките на Международния форум по акредитация (IAF) MD 4:2018.
Като цяло очакваме много от изключенията по COVID-19 да продължат да се прилагат и след кризата. В областта на безопасността на храните тази тенденция вече е очевидна: В спецификациите на GFSI, които осигуряват рамката за сертификационни стандарти като IFS, BRCGS и FSSC 22000, вече е адаптирано, че сертификационните одити могат да се извършват дистанционно на части.
...Но желателно ли е също така да се извършва дистанционен одит?
В някои случаи дистанционните одити са възможни, но може да не са най-ефективният начин. Съществуват значителни рискове. Във вторатачаст на тази поредица ще разгледаме предшестващата оценка на риска.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Dr. Thijs Willaert
Д-р Тийс Вилаерт е ръководител на отдел "Маркетинг и комуникации" за сегментите "Устойчивост" и "Безопасност на храните". Той е и одитор за външния одит на докладите за устойчивост. Областите му на интерес включват управление на устойчивостта, устойчиви обществени поръчки и дигитализация на одитната среда.
Loading...