По време на пандемия провеждането на одит на място често е невъзможно, или е в много ограничена степен. Така наречените дистанционни одити, които се провеждат от разстояние с помощта на подходящи информационни и комуникационни технологии, обикновено могат да осигурят решение на тази ситуация - също и за стандарта IATF 16949 за автомобилната индустрия. Прочетете следната статия, за да разберете какви изисквания бяха изготвени от IATF през октомври 2020 г. за провеждане на дистанционни одити.

Loading...

Дистанционните одити, т.е. одитите, извършвани от разстояние за оценяване и сертифициране на системи за управление, получиха силно одобрение след началото на пандемията от Ковида 19 в началото на 2020 г. Това беше потвърдено още веднъж от проучване сред клиентите на DQS . В края на краищата, дори и във времена, които правят нормален одит на място в дадено предприятие почти невъзможен, сертификатите трябва да се поддържат и да се провеждат планирани одити. Дори преди пандемията този метод на одит беше успешно приложен без физическото присъствие на одитора. Това е така, защото международно валидното ръководство за одитиране на системи за управление, ISO 19011:2018, от доста време изрично предвижда и дистанционно одитиране като алтернатива на одитирането на място в много области.

IATF и дистанционни одити

На потребителите на международния стандарт за автомобилната индустрия IATF 16949 беше отказан този алтернативен метод за одит допреди около шест месеца. През октомври 2020 г. обаче Международната работна група по автомобилостроене (IATF) се адаптира към настоящите обстоятелства, поне временно, и създаде подходящи условия за провеждане на дистанционни одити и за IATF 16949 с "Мерки за коронавирусна пандемия (COVID-19) - ревизия 5". Въпреки това възможностите за дистанционни одити са ограничени в сравнение със стандартите за системи за управление на ISO, като например ISO 9001 (управление на качеството) или ISO 27001 (информационна сигурност).

Това е така, защото съществено условие за провеждане на дистанционен одит по IATF е, че не е възможно да се проведе одит на място по причини, за които може да се докаже, че са пряко свързани с пандемията COVID-19. Само в този случай сертифициращите органи като DQS са оторизирани да извършват дистанционни одити в съответствие със спецификациите на IATF. Предисторията на това е, че възможността за дистанционни одити предотвратява превишаването на планирания или допустимия срок.

В автомобилния сектор съществуват и специални разпоредби за производствени мощности, които са спрени поради пандемия по време на планиран одит по IATF или които не произвеждат никакви части. В този случай обаче сертифициращият орган трябва да получи подходяща информация от клиента, за да оцени обстоятелствата и, ако е необходимо, да договори нова, по-късна дата за одита по IATF. IATF трябва да бъде уведомен за отказа от първоначално планирания одит.

Извършване на одити от разстояние

Прилагането на дистанционни одити е възможно за автомобилния стандарт IATF 16949, както следва

  • Производствени обекти
  • За включване на разширени производствени обекти
  • Обекти за дистанционна поддръжка

Дистанционни одити по IATF са разрешени за следните видове одити:

  • Първоначални сертификационни одити (етап 1 и етап 2). Ако одитът на етап 2 се извършва дистанционно, валидността на сертификата не може да надвишава дванадесет месеца, а сертификатът изтича един ден по-рано. Тогава последващият одит се счита за одит за повторно сертифициране.
  • Надзорни одити
  • Одити за повторно сертифициране
  • Одити за прехвърляне
  • Одити по специални причини, т.нар. специални одити

Сертифициращият орган трябва да прилага следните принципи за дистанционен одит по IATF:

  • IAF ID 12 - Принципи за дистанционни одити
  • IAF MD 4 - Задължителен документ за използването на информационни и комуникационни технологии (ИКТ) за целите на одита и оценката.
  • Приложение А към "Мерки при коронавирусна пандемия (COVID-19) - Преразглеждане 5" - Изисквания за дистанционни одити по IATF

Одит по IATF - варианти за изпълнение

  • 100% на място
  • Частично дистанционно (одит от разстояние) и частично на място
  • 100% дистанционно

При определянето на броя на дните за одит трябва да се вземат предвид допълнителното време и усилия, необходими за дистанционен одит. В "Мерки срещу коронавирусната пандемия" IATF посочва, че дори IATF 16949 дистанционните одити и тяхното планиране могат да бъдат наблюдавани ("засвидетелствани"), ако е необходимо, например за да се определи дали използваната технология съответства на разпоредбите или дали подходът на съответния одитор е в съответствие с тях. Това наблюдение в смисъл на одит със свидетел обаче не може да бъде отхвърлено.

Компетентност на одитора за дистанционни одити по IATF

Други важни елементи на дистанционния одит са достатъчната компетентност и умения на всички страни, участващи в дистанционния одит. Както одиторите, така и клиентите трябва да са в състояние да работят с електронната инфраструктура по такъв начин, че да могат да се постигнат желаните резултати. И също така трябва да се гарантира, че резултатите от одита са значими и обективни.

Ето защо одиторите, които провеждат дистанционен одит по IATF, трябва вече да са запознати с въпросното дружество и преобладаващата атмосфера в него, например от одит на място в автомобилната индустрия. Освен това одиторите трябва да имат богат опит и рутина за дистанционен одит, тъй като дистанционният одит в някои случаи изисква различни техники за задаване на въпроси, отколкото е обичайно при одит на място.

Последното ни проучване сред клиентите по тази тема показва следния резултат по отношение на одиторите на DQS:

"97 % от нашите клиенти възприемат подхода на нашите одитори като "компетентен", а само 3 % като "по-малко компетентен"."

Други съществени аспекти и специални изисквания могат да бъдат обобщени, както следва:

  • Няма нито конфликтни случаи, нито критично оценено събитие (несъответствие).
  • Броят на участниците в дистанционния одит по IATF трябва да бъде ограничен.
  • Отделните "сесии" следва да бъдат планирани за максимум два часа, последвани от почивка. Тази процедура е необходима, тъй като в противен случай концентрацията страда в понякога непознатата ситуация. Поради това за планирането на дистанционен одит следва да се предвиди малко повече време в сравнение с конвенционалния одит по IATF на място.

Предимства на дистанционните одити

  • Значително намаляване на времето за пътуване
  • Обектите, които не могат да бъдат посетени, могат да бъдат одитирани с оправдани усилия
  • (почти всякакъв брой) Специалисти и експерти от цял свят могат да участват едновременно
  • Личните рискове за одиторите и техните служители са сведени до минимум, например рисковете за здравето и безопасността
  • Премахване на ограниченията за пътуване
  • Забавянето на времето между събирането и анализа на данните може да бъде сведено до минимум
  • Голяма гъвкавост в случай на прекъсвания, например наличието на одитирани лица
  • Намалените емисии наCO2 допринасят за устойчивостта

Изисквания към използваната комуникационна технология

Използваните информационни и комуникационни технологии (ИКТ) играят особена роля при всички одити, извършвани от разстояние. Документът IAF MD 4:2018 предоставя задължителни спецификации за това. Документът е публикуван от IAF (Международен акредитационен форум) и регламентира в световен мащаб централни аспекти при използването на ИКТ.

Ключовите изисквания, които в допълнение към одитите на IATF засягат и всички други одити за сертифициране на системи за управление по стандартите ISO, са

  • Гарантиране на сигурността и поверителността на електронно предаваната информация.
  • Споразумение за използване на ИКТ между одитора и клиента. Това изисква установени бизнес отношения.
  • Идентифициране на рисковете и възможностите от страна на одитора във връзка с ИКТ. Това включва, наред с други неща, валидността и обективността на предварителните констатации.
  • Гарантиране на наличието на необходимата електронна инфраструктура.
  • Компетентност и способност на всички участващи лица да оперират с ИКТ по такъв начин, че да бъдат постигнати желаните резултати.

Това включва гарантиране, че клиентите и одиторите са запознати с подходящия хардуер и софтуер (таблети, уебкамери, WiFi хъбове или ИТ инструменти като WebEx, GoToMeeting, програми за редактиране на изображения и т.н.) и че е налична достатъчна честотна лента за сигурна и стабилна връзка.

Други спецификации в автомобилния сектор

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Изисквания към сертифициращите органи, които одитират и сертифицират системи за управление за целите на оценката на съответствието
  • DIN EN ISO 19011 - Ръководство за одитиране на системи за управление
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - задължителен документ за определяне на времето за одит при одитиране на системи за управление на качеството и околната среда
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - задължителен документ за използването на компютърно подпомагани техники за одит (CAAT) при одитирането на системи за управление от акредитирани сертифициращи органи
  • IATF - Глобални освобождавания и мерки в отговор на коронавирусната пандемия COVID 19, приложение А съдържа изискванията за извършване на дистанционни одити за набора от правила IATF 16949

Заключение - Извършване на дистанционни одити по IATF

Дистанционните одити станаха част от "новата реалност" само за една година. Днес те са признат метод за одит, който може да замени класическия одит на място, поне отчасти, и по този начин да допринесе за поддържането на сертификата. Следователно дистанционните одити могат да бъдат полезно допълнение към конвенционалните одити на място. Независимо дали по време на оценката, за да се използва допълнителен експертен опит, в комбинация, за да се обхванат рентабилно няколко обекта, или одитиране изцяло от разстояние, когато е подходящо да се изпълнят изискванията за сертифициране или според текущите условия.

Възможностите, които отдавна предлагат дистанционните одити за стандартите ISO, могат да се използват (поне временно) и за стандарта за автомобилната индустрия IATF 16949 от есента на 2020 г. Но само във връзка с доказано свързани с пандемията неуспехи на планираните одити на място и ако това излага на риск поддържането на сертификатите. Освен това прилагането им винаги трябва да бъде внимателно преценено. Не всяка ситуация може да бъде адекватно оценена от разстояние. Ето защо DQS проучва предварително съответните обстоятелства във вашата компания, изискванията от страна на акредитацията и органите, както и рисковете, свързани с прилагането.

При извършване на одити от разстояние трябва да се спазват специални изисквания, които са посочени в горепосочените стандарти и насоки. Тези спецификации се фокусират върху използваните информационни и комуникационни технологии (ИКТ), както и върху опита и рутината на съответните одитори - два аспекта, които оказват най-голямо влияние върху успеха на дистанционния одит.

Освен това за дистанционните одити на IATF се прилагат допълнителни правила за планиране и провеждане на одити. В зависимост от вида на одита това може да се отнася и за продължителността на сертификатите, издадени въз основа на дистанционни одити. Подробности за изискванията могат да бъдат намерени в Приложение А на така наречените "Мерки при коронавирусна пандемия (COVID-19) - Преразглеждане 5".

Опит и доверие

IATF 16949 се счита за международен стандарт за качество в автомобилната индустрия. Като наследник на ISO/TS 16949:2009, той на практика е билет за тази глобална индустрия от публикуването му през октомври 2016 г. насам. Техническата спецификация на ISO/TS 16949 е издадена за първи път през март 1999 г. С признаването ни от IATF и одобрението ни от VDA-QMC през февруари 2000 г. DQS беше сред първите сертифициращи органи в света за този автомобилен стандарт.

Нашите текстове и бели книги са написани изключително от нашите експерти по стандартите или одитори с дългогодишен опит. Ако имате въпроси относно съдържанието на текста, нашите одити и сертификати на автора, моля, не се колебайте да се свържете с нас.

Автор
Torsten Schwarz

DQS standards expert, lead auditor and product manager for automotive regulations.

Loading...