В днешно време всички говорят за съответствие, но топ мениджърите често срещат трудности при разбирането на този термин и неговото значение. И все пак съответствието не означава нищо по-малко от "законосъобразно, етично правилно поведение" - нещо естествено, нали?

Loading...

Смисълът на понятието Compliance - съответствие изглежда съвсем ясен и прост, преди всичко обясним. Отговорните лица в една организация трябва само да спазват всички съответни (правни) правила и да действат по етично правилен начин и съответствието е установено - какъв е проблемът?

Отговорът е: реалността е различна. Много мениджъри и служители в компанията не знаят правилата, които трябва да спазват. Други пък ги знаят, но умишлено не ги спазват. Някои от тях пък на пръв поглед може и да не изглежда, че нарушават правилата, но те нямат особена етична стойност или едва ли са оправдани според днешните стандарти за КСО.

Доста компании действат в сивата зона, която понякога се измества на светло, а понякога на тъмно. Все повече мениджъри обаче осъзнават необходимостта да хвърлят светлина върху тази полутъмнина - не на последно място и заради свързаните с това рискове, свързани с отговорността.

 

Доброто управление на съответствието създава яснота

Затова компаниите се нуждаят от система, която да гарантира, че всички (законови) правила са известни и се спазват. Една ефективна система за управление на съответствието (СУС) създава яснота и правна сигурност. Тя също така помага на ръководството да създаде корпоративна култура, в която не се допускат нарушения от всякакъв вид. Тази корпоративна култура, образно наричана в САЩ "даване на тон", в крайна сметка е и ключът към ефективното и подходящо проникване на цялата компания с идеята за съответствие.

 

Ефективно минимизиране на рисковете, свързани с отговорността, чрез управление на съответствието

Официалното осигуряване на спазването на правилата чрез ефективно внедрена система за управление на съответствието има съществен принос за избягване или минимизиране на отговорността, а това може да е от екзистенциално значение за организацията. Това се отнася по-специално за действително действащите лица, тъй като в зависимост от правната система действащите лица лично или организацията, а в най-лошия случай и двете, могат да бъдат преследвани. Това може да бъде съпроводено със значителни глоби или лишаване от свобода.

 

Управление на съответствието в съдебната практика

Многобройните задължения на ръководството да действа законосъобразно, да гарантира, че дружеството прави това, и задължението за полагане на грижи за контрол на законосъобразното функциониране обикновено произтичат от корпоративното право, въпреки че това може да варира в зависимост от конкретната правна среда Това означава, че съществува задължение за организация и подбор по отношение на служителите. По този начин, като правило, ръководството на дружеството трябва да вземе предпазни мерки, за да осигури законосъобразно поведение на организацията и нейните служители. В случая: Ако ръководството на дружеството не успее да изпълни тези задължения или ги изпълни неадекватно, то или организацията може да бъде подведена под отговорност. Това може да доведе до огромни рискове, свързани с отговорността, която може да достигне трицифрени суми в милиони или дори милиарди евро.

"Ако ръководството не успее да изпълни задълженията си или ги изпълни неадекватно, то може да бъде подведено под отговорност за това."

Управление на съответствието - просто още една система за управление?

Висшето ръководство не може да изпълни адекватно задължението си за контрол без подходяща система за управление. Така че няма как да се заобиколи въвеждането на СУСИ, дори и от гледна точка на съдебната практика. Поне това е вярно за компаниите, които искат да са на сигурно място, когато става въпрос за проблеми с отговорността, произтичаща от нарушения на правилата.

Много компании се опасяват, че управлението на съответствието означава въвеждане на още една система за управление. Зад това схващане обаче все още се крие широкоразпространено неразбиране, тъй като по същество компаниите имат само една система за управление! По правило съществуващата система за управление се основава на ISO 9001, в която след това се интегрират изискванията на други стандарти.

Това е и едно от големите предимства на общата основна структура, така наречената High Level Structure (HLS), която имат всички съвременни стандарти за системи за управление на ISO, включително ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 и ISO 27001, както и ISO 37301. HLS прави интегрираната система за управление значително по-ефективна, тъй като интегрирането на изискванията от различни набори от нормативни актове вече е възможно до последното кътче на компанията.

Системата за управление на съответствието като "скоба"

СУСИ съгласно ISO 37301 може да бъде интегрирана и в съществуващата система за управление. Тя действа като "скоба" около всички теми за съответствието, разглеждани от други стандарти. Например управлението на качеството се занимава основно с рисковете, произтичащи от отговорността за продукта, управлението на околната среда - с рисковете, произтичащи от съответното законодателство в областта на околната среда, и т.н.

"Цялата информация и анализите на риска от отделните области се обединяват в СУСИ, което дава на компанията сигурна правна основа за нейните действия."

Всички правни въпроси и рискове, които все още не са взети под внимание или са взети под внимание в недостатъчна степен, се регистрират, оценяват и управляват от Системата за управление на съответствието. Всеобхватният кодекс на ценностите, допълнителният вътрешен контрол и корекциите в оценката на риска защитават компанията и отговорно действащите лица. В това отношение анализът на риска играе решаваща роля.

Той включва идентифициране на точките и функциите, в които са възможни законови нарушения, които биха могли да имат най-сериозни последици за дружеството. Поради това трябва да се инсталира система за безопасност, за да се постигне възможно най-висока степен на откриване. Простото допускане "о, това го нямаме" изглежда не е от голяма полза - и също така няма да намери разбиране от страна на правоприлагащите органи или в съда.

Съответствие - какви са предимствата?

  • Валиден анализ на рисковете, свързани със съответствието във вашата компания
  • Систематично спазване на законовите разпоредби
  • Ефективно намаляване на рисковете, свързани с отговорността
  • Подобрен корпоративен имидж

Заключение

Ясните структури гарантират, че нарушенията на съответствието могат да бъдат открити по-бързо и че отговорностите са определени. В случай на съдебно производство управлението на съответствието ще допринесе за оправдаването на вината. Най-малкото, много е вероятно то да доведе до намаляване на отговорността, тъй като всички причини, които говорят срещу или в полза на ответника, се използват за определяне на диапазона на наказанието.

fragen-antwort-dqs-fragezeichen auf wuerfeln aus holz auf tisch
Loading...

Ще се радваме да отговорим на Вашите въпроси

Вълнуваща тема? Свържете се с нас.
Без задължения и безплатно.

Но едно трябва да е ясно: "Стандартите за одит" като ISO 37301 са правни становища, които съдилищата могат, и ако е необходимо, ще вземат предвид, при условие че са в контекста на правното нарушение. Ако обаче не е налице СУС, това само по себе си е нарушение на задълженията от страна на ръководството, което най-вероятно ще има утежняващ ефект върху наказанието. Едно добре позиционирано дружество трябва да се занимае с въпроса за спазването на изискванията просто поради собствената нужда на ръководството от защита.

Трябва да отбележим, че естествено не сме запознати с всяка правна система и нейните различни форми на частно и наказателно право. Като цяло обаче е вярно, че всяка правна система преследва отговорните лица. В този случай системата за управление на съответствието трябва да се прилага към съответната правна система.

СЪВЕТ: Прочетете също нашата публикация в блога Управление на съответствието в малките и средните предприятия - необходимо или незадължително? от Виола Беекен.

Автор
Hubert Spahn

Hubert Spahn (Шпаан) е юрист, както и продуктов експерт по съответствието в DQS. Г-н Spahn допринася и с дългогодишния си опит като водещ одитор за управление на качеството и различни индустриални стандарти.

Loading...