FSSC 22000 предлага две възможности за дистанционен одит: Частично дистанционен одит и изцяло дистанционен одит. По-долу ще научите повече за процеса на сертифициране с какво двете опции за дистанционен одит се различават една от друга. Също така ще научите как да използвате Remote Discussion, за да отложите предстоящия одит по FSSC 22000 максимум до 30 март 2021 г.
Съдържание
- Частично дистанционен одит
- Изцяло дистанционен одит по FSSC 22000
- FSSC 22000 Remote Discussion
1. Частично дистанционен одит
От юни 2020 г. е възможно да се провеждат одити по FSSC 22000 частично дистанционно. Процедурата се състои от дистанционен одит, последван от съкратен одит на място. Процедурата за дистанционни одити съгласно FSSC 22000 е описана в новото приложение 9. Тя е приложима за първоначални одити, надзорни одити и одити за ресертификация, като всеки от тях се извършва при различни условия.
Посредством оценка на риска сертифициращият орган определя дали дистанционният одит е опция за съответния обект. Оценката на риска се основава на въпросник, с който между другото се идентифицират историческите резултати на обекта и наличието на документация и записи. Сертифициращият орган е отговорен за оценката на риска. Той решава дали е възможен дистанционен одит на обекта.
Как се провежда частичен дистанционен одит по FSSC 22000?
Частично дистанционният одит по FSSC 22000 се извършва с помощта на информационни и комуникационни технологии (ИКТ). Няма точни правила относно средствата за комуникация - одиторите на DQS например предпочитат да работят със системи, които компаниите вече познават. По този начин могат да се предотвратят технически проблеми и рискове, свързани със защитата на данните.
Подходът за одит с употреба на ИКТ е доброволен и трябва да бъде взаимно съгласуван преди одита между сертифициращия орган и организацията, която ще бъде одитирана.
Какво се одитира?
Процедурата, описана в приложение 9, се състои от два основни етапа:
1) Дистанционен одит: Той се състои от преглед на документи и интервюта с ключов персонал, като се използват ИКТ. Фокусът на дистанционния одит ще бъде върху компонентите на стандарта ISO 22000.
2) Одит на място: Той ще се съсредоточи върху прилагането и проверката на FSMS (включително HACCP), PRP, физическата проверка на производствения процес и всички останали изисквания, които не са били обхванати по време на дистанционния одит.
Първоначални одити
Пълният одит на Етап 1 на FSSC може да се проведе дистанционно с помощта на ИКТ. Целите на одита на Етап 1, както са определени в ISO 17021-1 (9.3.1.2.2), трябва да бъдат постигнати. За тази цел трябва да се включат ИКТ (т.е. видео на живо), за да се наблюдават и работната среда и съоръженията. В доклада от одита на етап 1 ще се посочи, че одитът е проведен дистанционно, какви средства на ИКТ са използвани и какви цели са постигнати.
Одитът на етап 2 се провежда като пълен одит на място в рамките на 6 месеца след одита на етап 1. Ако той не бъде проведен в рамките на този период, одитът на етап 1 трябва да бъде повторен. Не е позволено да се използва подходът за одит на ИКТ за одита на етап 2.
Надзорни одити
Възможно е също така част от одита да бъде извършен дистанционно при годишните надзорни одити. Както дистанционният одит, така и одитът на място трябва да бъдат извършени в рамките на една календарна година. Максималният период между дистанционния одит и одита на място не трябва да надвишава 30 календарни дни. В случай на сериозни събития този период може да бъде удължен до максимум 90 календарни дни.
Ако този период бъде надхвърлен, трябва да бъде извършен пълен надзорен одит на място, в противен случай сертификатът ще бъде прекратен.
Одити за ресертификация
Одитите за ресертифициране могат да се извършват и частично дистанционно. Дистанционният одит в съчетание с одита на място представлява пълен одит за ресертификация. И двата процеса трябва да бъдат завършени преди изтичането на срока на валидност на съществуващия сертификат.
Максималният период между дистанционния одит и одита на място не може да надвишава 30 календарни дни. В случай на сериозни събития периодът може да бъде удължен до максимум 90 календарни дни.
Необявени одити
Дори в случай на необявени одити част от одита може да бъде извършена дистанционно. Предпоставка за това е първо да бъде извършен одит на място. Дистанционният одит трябва да бъде извършен след това, в рамките на максимум 48 часа след одита на място.
Продължителност и план за одита
Дистанционният одит обикновено трае един ден, а одитът за проверка на място заема останалата част от общата продължителност на редовния годишен одит. Одитът на място не може да бъде по-кратък от един ден и трябва да представлява поне 50% от общата продължителност на одита.
В случай че използваните ИКТ не функционират правилно или възпрепятстват провеждането на нормален одит, одитът трябва да бъде прекратен и да се определят подходящи последващи действия.
Конфиденциалност, сигурност и защита на данните
Защитата на чувствителната информация е с много висок приоритет при одитите от разстояние. Сертифициращите органи трябва да вземат предвид местните закони за защита на данните. За да се подготвите за използването на информационни и комуникационни технологии, трябва да се определят всички изисквания на сертификаторите и клиентите, както и законовите изисквания, свързани с поверителността, сигурността и защитата на личните данни, и да се предприемат мерки за осигуряване на ефективното им прилагане. Всички участници трябва демонстративно да се съгласят с изискванията за поверителност, сигурност и защита на личните данни.
Можете да разгледате документа на FSSC 22000 Приложение 9 тук.
2. Изцяло дистанционен одит по FSSC 22000
От октомври 2020 г. е възможно да се провеждат одити по FSSC 22000 изцяло дистанционно в случай на сериозни събития, например войни, стачки, рискове за сигурността или природни бедствия, както в случая с пандемията COVID-19. Това е възможно благодарение на документа "Добавка за пълен дистанционен одит". Можете да го видите тук.
Пълният дистанционен одит по FSSC 22000 е акредитирана, неодобрена от GFSI, доброволна опция. Той може да се използва само когато достъпът до помещенията на сертифицираната организация не е възможен в пряк резултат от сериозно събитие. Дистанционният одит може да бъде извършен само по взаимно съгласие.
Приложимост
Опцията за дистанционен одит може да се прилага при ежегодни обявени надзорни или ресертификационни одити, както и при одити за преход. Дистанционен одит е възможен и за последващи одити за проверка на несъответствия, в зависимост от вида на несъответствието. Критичното несъответствие изисква във всички случаи последващ одит на място. Специални одити също могат да се извършват дистанционно въз основа на резултата от оценката на риска за сериозни събития.
Изпълнение
Първоначално сертификационният орган извършва оценка на риска, за да определи въздействието на сериозното събитие върху актуалния сертификационен статус на сертифицираната организация. Опцията за изцяло дистанционен одит може да се използва само ако рисковете се считат за ниски.
След това сертифициращият орган извършва оценка на осъществимостта, за да определи дали изцяло дистанционният одит е работеща опция и дали всички цели на одита могат да бъдат постигнати чрез използването на информационни и комуникационни технологии (ИКТ).
Общи принципи
За да се проведе пълен дистанционен одит, обектът трябва да е в експлоатация и да продължава да произвежда. Ако обектът е затворен и/или няма производство, възможността за дистанционен одит не може да бъде приложена.
Преди одита трябва да се тестват предвидените ИКТ технологии и да се провери дали има стабилна интернет връзка. Одиторът и всички останали членове на одиторския екип трябва да преминат подходящо обучение за използване на ИКТ преди дистанционния одит.
В случай че използваните ИКТ не функционират правилно или възпрепятстват/пречат на нормалното провеждане на одита, одитът трябва да бъде прекъснат и да се определят подходящи последващи действия в съответствие с плана за одит и изискванията на системата.
Сигурност и поверителност на данните
При одитите от разстояние защитата на данните е с особено висок приоритет. Поради това използването на информационни и комуникационни технологии трябва да бъде взаимно съгласувано в съответствие с изискванията за поверителност, сигурност и защита на данните, преди ИКТ да бъдат използвани. Записването на видео и/или аудио материали, скрийншоти и опазването на доказателствата също трябва да бъдат взаимно съгласувани. Съхраняването на данните е отговорност на сертифициращия орган.
3. FSSC Remote Discussion
Ако не желаете да използвате опциите за дистанционен одит, е възможно да се удължи одита до 30 март 2021 г. За тази цел до изтичането на крайния срок трябва да се проведе Remote Audit Discussion.
Remote Audit Discussion се състои от анализ на риска, който организацията трябва да изготви и който се оценява от сертифициращия орган. Впоследствие одитор провежда двучасов онлайн одит и издава доклад след приключване на одита. По този начин сертификатът се удължава с 6 месеца, но не повече от 30 март 2021 г., поради факта, че от 1 април 2021 г. е задължително да се извършва одит съгласно FSSC версия 5.1. Тук можете да научите всичко важно за ревизията на стандарта FSSC 22000.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Dr. Thijs Willaert
Д-р Тийс Вилаерт е ръководител на отдел "Маркетинг и комуникации" за сегментите "Устойчивост" и "Безопасност на храните". Той е и одитор за външния одит на докладите за устойчивост. Областите му на интерес включват управление на устойчивостта, устойчиви обществени поръчки и дигитализация на одитната среда.
Loading...