Дистанционните одити се превърнаха в неразделна част от дигитализацията и гъвкавото работно време. Става дума за различната способност на виртуалните екипи и служителите, работещи от дома, да бъдат продуктивни на високо ниво - също и при одитирането на системи за управление и процеси. Особено с оглед на пандемията от Корона, "дистанционното съвършенство" в управлението на компаниите все повече се оценява от като критичен фактор за успех, който ще определи бъдещето. А при планирането и тяхното провеждане, сертификационните одити също трябва да бъдат високо ефективни, независимо дали се провеждат на място или дистанционно като "одити от разстояние". И все пак такъв дистанционен одит изисква допълнителни умения и допълнителна степен на професионализъм от страна на всички участници.
Loading...
Дистанционни одити: Какво казва ISO 19011
Въпреки че в ISO 19011:2011 отдалечените одити вече бяха обявени като "алтернативен метод за одит", това не беше обяснено допълнително. След това ревизията от 2018 г. внесе по-голям тласък в този въпрос с много по-точното признаване на този метод на одит. Към този момент ръководството вече не можеше да пренебрегва възможностите на нарастващата цифровизация.
"Дистанционни одити: в отговор на цифровизацията - но също така и във времена на криза"
И сякаш авторите на ISO 19011:2018 са го подозирали, пандемията на Ковида 19 донесе със себе си широко поле за приложение на дистанционните одити. По време на криза, когато одитите на място вече не могат да се извършват в необходимата степен, дистанционното одитиране е полезно - макар и в ограничена степен.
Дистанционни одити: Предпоставки
Преди дистанционните одити да бъдат използвани като съпътстващ метод за одит, трябва да бъдат изпълнени цяла поредица от предварителни условия. Тези предпоставки включват сложността на процесите в компанията. Одиторът също така трябва да е запознат със системата за управление и вече да е бил на място преди това, например.
Други съществени изисквания, които трябва да бъдат изпълнени, са: 1:
- Качеството на комуникационната технология трябва да отговаря на много високите изисквания на дистанционния одит
- Не може да се извършва дистанционен одит на първоначална сертификация. Преди всичко това означава, че системата за управление вече не трябва да е в начална фаза.
- По време на предишния одит на въпросния обект не трябва да са възниквали значителни несъответствия
- Системата за управление трябва да бъде организирана по такъв начин, че всички данни, доказателства и спецификации да могат да бъдат намерени веднага и да са лесни за преглед
- Трябва да бъдат изключени рискове, които биха могли да застрашат одита
"Изпълнение на изискванията за дистанционен одит: Не е нещо естествено, а признак за съвършенство."
Изпълнението на тези изисквания, особено в общия случай, не е въпрос на разбирателство. По-скоро е признак за зрели, отлични системи за управление и за организации, които поставят високи стандарти за справяне с одитите.
Външните одитори също имат ключова роля: Те трябва да притежават силни, доста над средното ниво комуникационни и организационни умения, за да ръководят и управляват одита от разстояние.
Методът трябва да бъде приет от всички участници
Съществува и още едно важно условие. Тя се отнася до отношението на всички участници към този метод на одит и готовността им да се ангажират с него. Ето защо доверието и приемането в одитираната организация са централни моменти за успешното планиране на одита, програмата за изпълнение на одита и последващите действия след одита от разстояние.
Тъй като одиторът не е на място, техническите и комуникационните умения - незаменими "меки умения" - стават още по-важни.
Ако искате да имате внедряване на дистанционни одити, ако искате да използвате тази технология, то трябва да имате приемане за нея в компанията.
Дистанционни одити: Метод на одит или тип одит?
Дистанционните одити са метод за одит, а не отделен тип одит. Авторите на ISO 19011 не издигат дистанционните одити в ранг на алтернатива на одитите на място. По-скоро те предлагат "дистанционните" одити да се включат като един от няколкото метода, "подходящо балансирани" при планирането на одита.
Изискванията в глава 5.5.3 на ISO 19011 се отнасят до избора и определянето на методите за одит: "За да се извърши одитът ефективно и ефикасно, лицето(ата), контролиращо(и) програмата за одит, трябва да избере(т) и определи(т) методите за одита в зависимост от определените цели на одита, определения обхват на одита и определените критерии за одит."
Дистанционен одит: Формална рамка според IAF
В допълнение към ISO 19011, документът MD 4 на Международния акредитационен форум (IAF) също играе роля и се използва за получаване на ясна представа за формалната рамка за дистанционни одити. Ето три примера за предварителни условия за дистанционни одити с използване на "информационни и комуникационни технологии (ИКТ)":
- Трябва да се гарантира сигурността и поверителността на електронната или предаваната по електронен път информация (4.1.1). Забележка: Одитираният обект определя нивото на изискванията за сигурност.
- Използването на ИКТ трябва да бъде съгласувано между одитирания обект и одитора (4.1.2). Предупреждение: Това изисква установени "взаимоотношения".
- Уверете се предварително, че клиентът и одиторът разполагат с необходимата електронна инфраструктура за използване на ИКТ (4.2.2). Забележка: "Осигуряването" включва изпробване на инфраструктурата и планиране на алтернативи, ако е необходимо!
Такива компютърно подпомогнати одиторски техники (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) могат да включват например следното:
- провеждане на конферентни разговори
- Срещи по интернет
- Интерактивни комуникации по интернет
- Отдалечен електронен достъп до документацията на системата за управление и/или процесите на системата за управление"
"Дистанционен одит: Проучване на DQS относно приемането на дистанционни одити"
Дистанционни одити с DQS
С цифровата трансформация и пандемията от корона дистанционните одити заеха стабилно място сред методите за одит. От гледна точка на органите по акредитация официалните рамкови условия са налице. Предпоставките по отношение на технологиите и компетенциите също са ясно очертани. Възможностите, които предлагат дистанционните одити, могат да бъдат използвани в пълна степен. Въпреки това използването им винаги трябва да се обмисля внимателно. Не всяка ситуация може да бъде адекватно оценена дистанционно. Ето защо DQS ще разгледа предварително с вас съответната ситуация във вашата компания и рисковете, свързани с прилагането.
Просто използване на качеството
От основаването си през 1985 г. като първия германски сертифициращ орган на системи за управление, DQS е ангажирана с устойчивия успех на своите клиенти. С одити с добавена стойност и концепции, ориентирани към клиента, ние съпровождаме организациите по целия път към съвършенството на бизнеса.
В допълнение към оценяването по отделните стандарти за системи за управление, комбинираното, едновременно одитиране на напълно интегрирани системи за управление ви предлага многобройни възможности. Интердисциплинарната оценка позволява да се използват синергиите и в същото време да се идентифицират взаимодействията и противоречията между различните теми.
Във връзка с ISO 19011 ние предлагаме и одити от втора страна като услуга за избрани тематични области, например като одити на доставчици.
За да увеличим ползите за нашите клиенти, ние се фокусираме върху множество квалификации при подбора и допълнителното обучение на нашите одитори: Одиторите на DQS покриват средно поне три стандарта. Повярвайте на думите ни. Очакваме с нетърпение да разговаряме с вас.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Julian König
Ръководител на отдел "Управление на продукти и акредитация" в DQS и експерт по ISO 50001, Julian König отговаря за съвместимата с изискванията за акредитация поддръжка и разработване на продукти с фокус върху продуктите на DQS. Съчетаването на ноу-хау в неговия екип създава силна връзка с нуждите на пазара. Със своя експертен опит в областта на стандартите той е и търсен автор и модератор.
Loading...