Без значение колко одита сте извършили, първият Ви дистанционен одит със сигурност ще бъде предизвикателство. Добрата подготовка е ключът към успеха. В тази статия ще Ви дадем някои полезни съвети по пътя.
Това е пета част от поредица от седем статии за дистанционни одити:
- Част 1 - Как да провеждаме дистанционни одити
- Част 2 - Оценка на риска
- Част 3 - Метод на одита
- Част 4 - Технология
- Част 5 - Подготовка
- Част 6 - Съвети за провеждане на дистанционни одити
- Част 7 - Последващи действия
Провеждането на дистанционен одит изисква задълбочена подготовка - дори по-задълбочена, отколкото при одит на място. Одиторът ще определи кой, кога и по какви канали трябва да участва. На пръв поглед това звучи подобно на традиционния график на одита; по време на дистанционния одит обаче става почти невъзможно да се правят каквито и да било промени: Пренасрочването на среща с участници на различни места може бързо да доведе до хаос.
Друга неудобна грешка, която трябва да се избягва, е объркването на часовите зони. При одитите на място нямаше причина да се уточнява часовата зона в плана за одит - тя винаги беше часовата зона на местоположението. Когато обаче участниците в уеб конференцията са на различни континенти, една малка грешка може да има големи последствия.
Що се отнася до продължителността на дистанционния одит, от опит можем да кажем, че дистанционният одит не трябва да бъде по-кратък от одита на място. Напротив, има основателни причини да планирате по-голяма продължителност на одита, особено ако това е първият ви дистанционен одит.
- Технически проблеми (напр. проблеми със свързаността) могат да доведат до забавяне. Препоръчително е да се предвиди и планира допълнително време за компенсиране на прекъсванията
- Одиторите ще се нуждаят от повече време, за да обработят информацията чрез екрана, отколкото ако са на място
- Участниците ще имат нужда от чести почивки, тъй като уеб конференциите са по-стресиращи от срещите лице в лице
Точно защото уеб конференциите могат да бъдат изтощителни, се препоръчва да се организират няколко по-кратки сесии и да се разпределят в рамките на няколко дни, вместо да се планира един много интензивен ден.
Проблемите със свързаността и качеството на звука са често срещани при уеб конференциите. Те никога не могат да бъдат напълно отстранени - но е изключително полезно да се тества връзката предварително и да се гарантира, че всички участници в одита са запознати с необходимия хардуер и софтуер. Одитираната структура трябва също така да гарантира, че всички участници имат на разположение тиха среда, за да се избегнат смущения и фонов шум.
Преди да проведете одита, трябва също така да определите дали сесиите трябва да бъдат записани. Въпреки че записването на сесиите може да бъде полезно за документиране на одита, трябва да се вземат предвид въпроси, свързани със сигурността на данните и неприкосновеността на личния живот. Необходимо е не само съгласието на всички участници, но и да обсъдите аспекта на сигурността и да определите условията за съхранение и изтриване (вж. Част 4 и Част 7). Когато търсите съгласие, не забравяйте да посочите дали ще записвате аудио, видео или и двете. Ако разчитате на записите за документиране на резултатите, уверете се, че има начин да се определи кой какво е казал.
Помнете обаче, че ако вие и одитираното лице решите, че сесиите не могат да бъдат записвани, все още е технически възможно (но не е позволено!) да направите снимки на екрана или да запишете сесията по някакъв друг начин. От само себе си се разбира, че това би било сериозно нарушение на конфиденциалността и професионалната почтеност. Следователно дистанционният одит изисква определено ниво на доверие между одитора и одитираното лице.
След подготовката идва същинският одит. Повече за това можете да прочетете вшеста част - съвети за провеждане на дистанционни одити.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Dr. Thijs Willaert
Д-р Тийс Вилаерт е ръководител на отдел "Маркетинг и комуникации" за сегментите "Устойчивост" и "Безопасност на храните". Той е и одитор за външния одит на докладите за устойчивост. Областите му на интерес включват управление на устойчивостта, устойчиви обществени поръчки и дигитализация на одитната среда.
Loading...